VOKASI NEWS – Standarisasi SOP Pengelolaan Arsip SPPT PBB : Inovasi Tata Kelola Dokumen Perpajakan di PT. Pos Indonesia Kantor Cabang Utama (KCU) Malang.
Implementasi Sistem Manual ke Tata Kelola Terstandar
Petugas mengelola arsip Surat Pemberitahuan Pajak Terutang Pajak Bumi dan Bangunan (SPPT PBB) secara sistematis dan terdokumentasi agar setiap tahapan administrasi berjalan konsisten dan akuntabel. Di lingkungan kerja PT Pos Indonesia (Persero) Kantor Cabang Utama Malang, mereka menyusun pengarsipan dokumen perpajakan berdasarkan pedoman kerja operasional yang tertuang dalam Standard Operating Procedure (SOP). Penyusunan SOP ini menjadi langkah strategis dalam membakukan alur pengolahan arsip mulai dari tahap fisik hingga distribusi digital.
Pengelolaan dokumen SPPT PBB yang mencakup ratusan hingga ribuan entri berdasarkan klasifikasi wilayah administratif. Untuk menjamin keterurutan dan efisiensi, penerapan SOP merinci pada setiap tahapan secara teknis, termasuk pelipatan dokumen, penyusunan amplop, pemberian barcode resi, hingga pemindaian dan pengelolaan metadata. Kegiatan magang ini dikawal oleh standar teknis dan visualisasi alur kerja sistem berjalan terukur, terdokumentasi, dan dapat diaudit.
Inisiatif Mahasiswa Magang dalam Perancangan Sistem
Pelaksanaan magang di Divisi Bisnis Korporat membuka ruang penerapan sistematika pengelolaan arsip berbasis praktik. Penerapan spreadsheet metadata, format file terstruktur, dan kontrol verifikasi menjadi fokus utama kegiatan. Verifikaasi ulang setiap dokumen setelah pemindaian untuk menghindari kesalahan input dan mempermudah pelacakan ulang saat pengiriman ke KCP wilayah.
Menyusun penyesuaian dokumen Standar Operasional Prosedur (SOP) dengan alur kerja internal sebagai bagian dari penerapan sistem. SOP tersebut menjabarkan secara terperinci urutan aktivitas mulai dari penyiapan dokumen, pemindaian, pelabelan metadata, hingga pengarsipan akhir dan distribusi. Dokumen SOP menjadi acuan kerja lintas unit dalam mengelola arsip pajak daerah secara terpadu dan terkontrol.
[BACA JUGA: Benarkah Mahasiswa Sudah Puas dengan SAGA UNAIR? Ini Temuannya!]
Tahapan Pengelolaan Arsip Berbasis SOP
Pengelolaan arsip dimulai dari pelipatan dokumen SPPT PBB sesuai standar prosedural. Pelipatan setiap dokumen mengikuti pola horizontal tunggal untuk memastikan informasi utama tetap terbaca, dengan pengawasan mutu dengan secara acak. Tahap berikutnya adalah penyusunan amplop berdasarkan urutan administratif, serta mengelompokkan batch processing menurut wilayah pengiriman.
Setiap batch memiliki identitas wilayah dan jumlah dokumen, lalu melakukan pemeriksaan ulang untuk mencegah salah alokasi distribusi. Setelah itu, melakukan proses sticking dan penempelan barcode logistik. Barcode ini berperan sebagai identitas digital yang memungkinkan pelacakan distribusi secara real time. Penempelan dilakukan secara presisi dan tervalidasi terhadap data fisik dan digital, memastikan integritas data terjaga di seluruh jalur distribusi.
Berikut versi kalimat aktif dari pernyataan tersebut:
Tim mendokumentasikan seluruh proses dalam dokumen Standard Operating Procedure (SOP) yang mereka rancang berdasarkan hasil observasi praktik lapangan. SOP mencakup tahapan mulai dari penerimaan dokumen hingga pengunggahan arsip digital ke sistem internal. Penjabaran instruksi teknis secara sistematis dalam format tabel input–proses–output, serta
Penguatan Fungsi Layanan Publik Berbasis Data
Penerapan sistem digitalisasi arsip SPPT PBB di PT Pos Indonesia KCU Malang memperkuat fungsi institusional sebagai simpul layanan logistik sekaligus penjaga integritas data perpajakan. Upaya ini mencerminkan kepatuhan terhadap Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, serta prinsip transparansi dan efisiensi pelayanan publik. Perpaduan antara praktik teknis dan pengelolaan data digital menjadikan sistem ini sebagai model strategis dalam transformasi administrasi sektor publik.
***
Penulis: Erna Anggraeni
Editor: Habibah Khaliyah
