VOKASI NEWS – Akses informasi dan pengelolaan arsip merupakan aspek penting dalam tata kelola perguruan tinggi. Untuk menelaah praktik pengelolaan arsip di lingkungan kampus, prodi Kearsipan dan Informasi Digital melakukan studi kasus di Universitas Hang Tuah (UHT) Surabaya.
Kegiatan ini bertujuan untuk memahami bagaimana sistem kearsipan diterapkan di salah satu perguruan tinggi swasta berbasis kemaritiman. Selain itu juga menggali potensi partisipasi sivitas akademika khususnya mahasiswa dalam membangun kesadaran akan pentingnya arsip.
Perkenalan Universitas Hang Tuah dan Konteks Pengelolaan Arsip
Universitas Hang Tuah (UHT) merupakan salah satu perguruan tinggi swasta yang berdiri di bawah Yayasan Nala dan berfokus pada pengembangan ilmu pengetahuan di bidang kemaritiman dan kesehatan. Sejarah berdirinya Universitas Hang Tuah tidak terlepas dari kebutuhan tenaga profesional maritim yang andal di Indonesia. Dengan visi menjadi universitas unggul berbasis maritim, Universitas Hang Tuah saat ini memiliki beberapa fakultas. Salah satunya yakni Fakultas Kedokteran, Fakultas Kedokteran Gigi, Fakultas Teknik dan Ilmu Kelautan, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Fakultas Vokasi Pelayaran, Fakultas Farmasi, Fakultas Hukum, dan Fakultas Psikologi.
Sebagai institusi pendidikan tinggi, Universitas Hang Tuah menghasilkan berbagai dokumen administrasi, akademik, dan kemahasiswaan yang tergolong sebagai arsip. Menurut UU Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media. Aturan ini dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan, organisasi, dan perseorangan. Arsip terklasifikasikan menjadi dua jenis utama: arsip dinamis (yang masih aktif dalam kegiatan organisasi) dan arsip statis (yang memiliki nilai guna sejarah dan tersimpan permanen sebagai memori kolektif).
Fungsi arsip sangat vital dalam menjamin akuntabilitas, efisiensi kerja, pelestarian sejarah, serta sebagai sumber informasi dan bukti hukum. Oleh karena itu, pengelolaan arsip di lingkungan pendidikan tinggi seperti UHT tidak hanya menjadi kewajiban administratif, tetapi juga bagian dari tata kelola organisasi yang baik dan transparan.
Pengenalan FKMSA: Forum Komunitas Masyarakat Sadar Arsip
FKMSA merupakan kependekan dari Forum Komunitas Masyarakat Sadar Arsip. Organisasi ini berdiri sejak 2016 dan dibentuk oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Pemprov Jawa Timur. Tujuan FKMSA ini yakni mensosialisasikan kepada masyarakat dan mahasiswa supaya arsip terkelola dengan tertib dan benar.
Rencana Pembentukan FKMSA di Universitas Hang Tuah Surabaya
Universitas Hang Tuah merupakan salah satu anggota FKMSA,menyadari akan pentingnya pengelolaan arsip. Universitas Hang Tuah dikabarkan akan mendirikan Unit Kegiatan Mahasiswa (UKM) FKMSA TAMASSHA. UKM ini berdiri berdasarkan SK Rektor UHT No. Kep/302/UHT.A0/IX/2024 tanggal 27 September 2024 dengan anggota kurang lebih 50 mahasiswa. UKM FKMSA ini memiliki tujuan untuk memasyarakatkan pentingnya tata kelola arsip dan meningkatkan keterampilan masyarakat dalam tata kelola arsip. Dengan adanya UKM FKMSA diharapkan menjadi pionir untuk masyarakat sadar arsip yang handal dan terampil baik di lingkungan kampus, sekitar kampus dan wilayah desa binaan
Studi Kasus Pengarsipan
Menurut Bapak Dr. Djoko Siswanto, M.Si, permasalahan utama terletak pada belum adanya sistem digital yang terintegrasi untuk pengarsipan. Proses masih terlaksana secara manual, sehingga memperlambat pencarian, meningkatkan risiko kesalahan, dan rawan kehilangan data. Selain itu, sumber daya manusia dan anggaran yang terbatas turut mempengaruhi efektivitas pengelolaan arsip. Metadata arsip belum terkelola dengan konsisten, dan penggunaan teknologi modern seperti tanda tangan digital masih minim. Pelatihan kearsipan juga belum rutin dilakukan.
Sementara itu, dua mahasiswa UHT, Novi dan Nanda, memberikan perspektif dari sisi pengguna. Mereka menyampaikan bahwa pelayanan arsip di rektorat cukup baik dan staf kampus membantu, tetapi akses terhadap arsip digital masih terbatas, terutama untuk dokumen-dokumen lama. Website kampus sudah menyajikan informasi penting, namun belum semua arsip terupdate dan mudah terakses. Sosialisasi mengenai prosedur akses arsip juga dinilai kurang, sehingga membuat mahasiswa bingung.
Baik Novi maupun Nanda menyebutkan bahwa sistem pengarsipan yang berubah-ubah setiap lima tahun dan utu menyulitkan pencarian arsip lama. Mereka sepakat bahwa arah pengelolaan arsip sudah menuju digitalisasi, tetapi masih perlu peningkatan dalam hal keterbukaan akses, konsistensi sistem, serta edukasi bagi civitas akademika.
Saran Kedepannya bagi Sistem Pengarsipan Digital
Harapannya, Universitas Hang Tuah Surabaya segera mengembangkan dan menerapkan sistem pengarsipan digital yang terintegrasi. Hal ini untuk meningkatkan efisiensi, keamanan, dan aksesibilitas arsip. Selain itu juga melakukan pelatihan pengelolaan kearsipan bagi pegawai agar arsip tertata dan terjaga dengan baik. Lebih lanjutnya, juga perlu adanya sosialisasi prosedur akses arsip secara lebih merata kepada seluruh civitas akademika.
Selain itu juga optimalisasi peran UKM FKMSA sebagai pionir budaya sadar arsip di lingkungan kampus. Dengan begitu, pengelolaan arsip dapat berjalan lebih efektif, transparan, dan mendukung tata kelola organisasi yang baik.
BACA JUGA: [Mahasiswa Keperawatan UNAIR Raih Juara Cak dan Yuk Gresik Lewat Advokasi Budaya]
***
Penulis: Kenang Gusti Arkana, Sasmita Diah Citraningrum, Laurensius Peter Advent Indrianto, Fajar Iqbal Maulana, Oktavian Ramadhan, Tiara Kusumaningtiyas
Editor: Oky Sapto Mugi Saputro
