VOKASI NEWS – Yuk ketahui sistem operasional dan mekanisme pengajuan serta permohonan dana kas di BPPKAD Kabupaten Magelang.
Kas merupakan suatu aset lancar yang dimanfaatkan untuk memenuhi kebutuhan. Suatu pengelolaan kas yang tertata mampu mendukung akuntabilitas dan optimalisasi dari penggunaan dana. Pengelolaan kas yang baik diwujudkan melalui perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan. Proses pengelolaan kas ini bersifat krusial dikarenakan sering kali mampu memiliki risiko terjadinya suatu tindakan penyelewengan maupun kecurangan.
Pengelolaan kas merupakan suatu kegiatan yang dilaksanakan sehari-hari oleh BPPKAD Kabupaten Magelang. BPPKAD merupakan suatu instansi pemerintahan yang bergerak pada pendapatan, pengelolaan keuangan, dan aset di tingkat daerah yang berada di Kabupaten Magelang, Jawa Tengah. Peran BPPKAD sangat krusial untuk memastikan kegiatan operasional pada instansi BPPKAD maupun SKPD di Kabupaten Magelang, mampu berjalan sesuai dengan rencana. Pengeluaran kas yang dilaksanakan pada internal BPPKAD terdapat 3 mekanisme, yakni Ganti Uang (GU), Langsung (LS), dan Tambah Uang (TU).
Sistem Operasional Prosedur BPPKAD Magelang
Sistem Ganti uang merupakan penggantian kas atas pengeluaran yang dilakukan oleh bidang yang kemudian diganti oleh Sub Bagian Keuangan dan disahkan pengeluarannya. Langsung merupakan suatu sistem pengeluaran kas yang dilaksanakan melalui pembayaran langsung kepada pihak ke-3 menggunakan rekening kas umum daerah. Tambah uang merupakan suatu sistem yang dilaksanakan hanya ketika keadaan mendesak jadi memerlukan pertimbangan khusus untuk melaksanakannya. Ketiga mekanisme ini dilaksanakan dengan mengacu pada sistem operasional prosedur yang berlaku pada BPPKAD Kabupaten Magelang.
BACA JUGA: [Gaya Hidup Pasien Diabetes di RSUD Ibnu Sina Gresik Masih Penuh Risiko]
Sistem Ganti Uang dan Langsung memiliki suatu sistem operasional prosedur yang serupa. Mekanisme GU/LS diawali dengan penyiapan SPJ dan data dukung oleh pelaksana kegiatan. Berkas SPJ kemudian diverifikasi oleh sub bagian keuangan dan ditinjau kembali oleh sekretaris dan kepala badan apabila disetujui diberikan otorisasi. Berkas yang telah disetujui oleh kepala badan kemudian ditindaklanjuti untuk mengalokasikan dana kepada pelaksana kegiatan. Pelaksana kegiatan berkewajiban untuk mendokumentasikan penerimaan dana dan melaporkannya kepada sub bagian keuangan.
Mekanisme Pengajuan Permohonan Kas
Mekanisme tambah uang diawali dengan pengajuan permohonan tambah uang dan penyiapan permohonan pencairan dana oleh pelaksana kegiatan. Berkas pencairan dana kemudian ditinjau dan diteliti secara berjenjang oleh sub bagian keuangan, sekretaris, dan kepala badan. Berkas yang disetujui secara berjenjang diberikan tanda tangan sebagai bentuk otorisasi. Kepala badan yang menyetujui berkas pencairan dana tersebut kemudian memerintahkan untuk pendistribusian dana kepada pelaksana kegiatan dan berkewajiban untuk melaksanakan pendokumentasian atas penggunaan dana.
Setiap pengajuan permohonan atas pengeluaran kas oleh BPPKAD, dilaksanakan suatu proses verifikasi berkas sesuai dengan keperluan suatu bidang. Proses verifikasi GU, LS, dan TU berlangsung dengan berpedoman pada ketentuan yang telah diatur pada sub bagian keuangan. Mekanisme permohonan memiliki formulir verifikasi berkas yang berbeda-beda. Kegiatan verifikasi ini, dilaksanakan oleh petugas verifikator yang berada pada sub bagian keuangan. Apabila terdapat berkas yang kurang sesuai maka akan dikembalikan kepada pelaksana kegiatan yang mengajukan permohonan.
Proses permohonan dana atas pengeluaran kas dilaksanakan secara manual pada BPPKAD. Berkas yang diserahkan berbentuk fisik yang disimpan juga melalui sistem. Pada proses permohonan, pemohon mampu mengetahui status proses hanya melalui komunikasi langsung dengan sub bagian keuangan. Oleh karena itu, komunikasi yang baik menjadi kunci agar seluruh kegiatan mampu terlaksana dengan lancar. Kerjasama dan wewenang yang sesuai dengan kemampuan juga merupakan faktor krusial yang mampu mendukung kelancaran dalam proses ini.
Pengelolaan keuangan atas kas yang transparan, dan akuntabel menjadi suatu hal yang sangat krusial pada setiap instansi. BPPKAD mampu menjalankan mekanisme pengeluaran kas sesuai dengan prosedur yang berlaku. Setiap proses permohonan dilaksanakan tinjauan berjenjang oleh para pejabat yang berwenang untuk memastikan dana yang digunakan mampu terealisasi dengan semestinya. Sehingga, setiap dana yang digunakan mampu dimanfaatkan sesuai dengan kebutuhan yang mendukung kelancaran kegiatan operasional instansi.
***
Penulis : Petra Ardia Sari
Editor: Oky Sapto Mugi Saputro
