VOKASI NEWS – Sistem akuntansi yang efektif dalam pengadaan barang di perusahaan pelayaran berperan penting menjaga kestabilan keuangan, akuntabilitas laporan.

Perusahaan jasa pelayaran adalah sebuah entitas yang didirikan untuk mengontrol aktivitas atas kebutuhan penyeberangan menggunakan transportasi laut. Perusahaan wajib memenuhi hak konsumen dengan menjamin kenyamanan, keamanan, dan keselamatan dalam setiap produk atau layanan yang disediakan. Untuk memenuhi hal tersebut perusahaan melakukan pengadaan melalui kerjasama sama dengan berbagai pemasok. Hubungan dengan pemasok menimbulkan suatu proses akuntansi sebagai bentuk simbiosis mutualisme. Dalam menjaga hubungan dengan pemasok, perusahaan memberlakukan sistem yang akan mengatur setiap proses yang terbentuk.

SISTEM AKUNTANSI DALAM PENGADAAN BARANG 

Sistem akuntansi adalah suatu prosedur untuk mengumpulkan data, melakukan pencatatan, mengelola data, dan melaporkan. Prosedur ini harus diterapkan dan dibuat sebaik mungkin agar prosedur berjalan dengan efektif dan semestinya. Adapun prosedur-prosedur yang terbentuk dalam proses pengadaan barang adalah permintaan pembelian, menawar harga dan memilih vendor, order pembelian, menerima barang, melakukan pencatatan, dan distribusi pembelian.

BACA JUGA: [Mahasiswa Kembangkan Kunci Motor Pintar Berbasis Biometrik dan IoT untuk Cegah Pencurian]

Perusahaan perlu menerapkan sistem akuntansi dengan baik agar tidak terjadi hal yang tidak diinginkan seperti kurangnya anggaran dan ketidaksesuaian pembelian. Sistem yang sesuai dengan standar terkini dapat dijadikan dasar dalam penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) perusahaan guna mengontrol dan mengarahkan kinerja divisi-divisi yang terlibat dalam pelaksanaan sistem tersebut.

FUNGSI SISTEM AKUNTANSI

Sistem akuntansi yang digunakan dalam proses pengadaan barang sangat berperan penting dalam

1. Menjaga kestabilan arus kas

Dengan menerapkan sistem yang akurat, perusahaan dapat mengontrol pengeluaran arus kas agar tercatat sesuai dengan periode yang relevan, sehingga menjaga ketertiban dan keandalan laporan keuangan.

2. Akuntabilitas laporan keuangan

Penyusunan laporan keuangan yang mengikuti prosedur dan didukung oleh dokumen yang sah akan meningkatkan relevansi, kredibilitas, dan keandalan informasi yang disajikan dapat dipertanggung jawabkan.

3. Pembagian tanggung jawab divisi

Pemahaman yang baik terhadap sistem akuntansi memungkinkan perusahaan untuk menetapkan pembagian fungsi secara terstruktur kepada setiap divisi yang terlibat dalam proses pengadaan. Dengan demikian, tanggung jawab masing-masing divisi dapat dijalankan sesuai dengan peran dan kewajibannya.

4. Mempermudah pengambilan keputusan manajemen

Perusahaan yang menerapkan sistem akuntansi secara tepat akan menghasilkan laporan keuangan dengan informasi yang akurat dan relevan. Informasi tersebut akan mendukung manajemen dalam pengambilan keputusan strategis, seperti pembelian ulang, analisis keuntungan dan kerugian, serta pertimbangan investasi.

DAMPAK KETIDAKPATUHAN PADA SISTEM AKUNTANSI

Sistem akuntansi yang telah dibuat dan ditentukan perusahaan harus diterapkan sebaik mungkin untuk menghindari hal-hal berikut ini:

1. Kerugian pada laporan keuangan

Kerugian dalam laporan keuangan dapat terjadi apabila pembayaran tidak sesuai dengan faktur penjualan atau ketika terjadi over budget, sehingga mengakibatkan kelebihan pembayaran.

2. Kecurangan penyimpanan

Persediaan lama maupun baru yang tersimpan di gudang memerlukan pelaporan secara berkala mengenai spesifikasi, jenis, dan daya tahannya.

3. Ketidaksesuaian barang yang dikirim

Pemeriksaan barang sesuai standar wajib dilakukan agar perusahaan terhindar dari potensi kerugian. 

4. Lemahnya pengendalian internal

Perusahaan membutuhkan metode dan fungsi pengawasan yang efektif guna memastikan prosedur akuntansi berjalan sesuai ketentuan. Kelemahan dalam pengendalian internal dapat meningkatkan risiko terjadinya kecurangan dalam sistem akuntansi.

5. Dokumen yang tidak lengkap

Dokumen yang dibutuhkan dalam proses pengadaan barang harus memenuhi kriteria yang telah ditetapkan. Ketidaksesuaian atau ketidaklengkapan dokumen dapat menghambat kelancaran prosedur akuntansi pada tahap selanjutnya.

FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI KEPATUHAN

Terdapat beberapa faktor yang mempengaruhi tingkat kepatuhan dalam penerapan sistem akuntansi, yaitu:

1. Sumber Daya Manusia

Kualitas sumber daya manusia menjadi salah satu faktor kunci dalam keberhasilan penerapan sistem akuntansi. SDM yang unggul dan memiliki pelatihan yang memadai akan berkontribusi secara signifikan terhadap efektivitas dan efisiensi proses akuntansi perusahaan.

2. Standar Operasional Prosedur (SOP)

Untuk memastikan seluruh kegiatan operasional berjalan sesuai prosedur, perusahaan harus menetapkan standar yang benar, relevan, dan selalu diperbarui. Hal ini penting agar setiap karyawan memiliki pemahaman yang selaras dan mampu menjalankan tugasnya sesuai dengan peraturan yang telah ditetapkan.

3. Penggunaan teknologi

Pemanfaatan teknologi yang terkomputerisasi dapat meminimalkan risiko kesalahan serta meningkatkan kecepatan dan ketelitian dalam proses akuntansi.

4. Pengendalian internal

Keberhasilan penerapan sistem akuntansi tidak hanya ditentukan oleh perancangannya, tetapi juga oleh pengawasan dan pemeliharaan yang berkelanjutan. Oleh karena itu, perusahaan harus memastikan adanya pengendalian internal yang kuat dan berfungsi secara optimal.

Kepatuhan terhadap sistem akuntansi dan standar operasional prosedur (SOP) berperan penting dalam meningkatkan kinerja perusahaan serta menjaga kestabilan proses operasional agar berjalan sesuai dengan ketentuan. Kepatuhan terhadap sistem turut mendukung terjalinnya hubungan bisnis yang sehat dengan pihak eksternal melalui penyampaian informasi keuangan yang akurat dan terpercaya.

***

Penulis: Nurul Hidayati Afandi

Editor: Oky Sapto Mugi Saputro