VOKASI NEWS – AIL DMS di PT PLN ULP Sumenep terbukti meningkatkan efisiensi, keamanan arsip, dan produktivitas kerja melalui sistem pengarsipan digital.
Transformasi digital membawa perubahan besar dalam cara perusahaan mengelola dokumen. Sistem pengarsipan berbasis kertas yang selama ini digunakan memiliki banyak keterbatasan, terutama dari segi efisiensi waktu, keamanan, dan aksesibilitas. PT PLN (Persero) ULP Sumenep, sebagai unit pelayanan publik di sektor kelistrikan, sebelumnya masih mengandalkan metode manual yang memakan waktu dan berisiko tinggi terhadap kehilangan arsip. Dokumen penting seperti Perintah Kerja, Berita Acara Pemasangan, dan Sertifikat Laik Operasi harus dicari secara fisik di rak penyimpanan, yang sering kali menyulitkan pegawai.
Implementasi AIL DMS
Perubahan terjadi ketika unit ini mengadopsi Arsip Induk Langganan – Document Management System (AIL DMS) sebagai sistem utama pengarsipan. Setiap dokumen yang masuk langsung dipindai, diunggah, dan diindeks secara digital. Dengan begitu, pencarian dokumen dapat dilakukan dalam hitungan detik, risiko kehilangan arsip berkurang, dan koordinasi antarunit menjadi lebih mudah karena dokumen bisa diakses oleh banyak pegawai sekaligus.
Penelitian ini menggunakan metode kualitatif deskriptif dengan teknik wawancara, observasi, dan dokumentasi. Informan terdiri dari pimpinan unit, staf administrasi, staf pelayanan pelanggan, dan tim teknologi informasi. Analisis difokuskan pada lima indikator: efisiensi waktu, akurasi dan keamanan data, kemudahan akses, produktivitas kerja, serta peningkatan kinerja organisasi.
Hasil dan Dampak Positif
Hasil penelitian menunjukkan adanya perbedaan signifikan antara sistem manual dan digital. Pada sistem lama, pencarian dokumen membutuhkan waktu 4–6 menit, sedangkan dengan AIL DMS hanya 15–40 detik, atau lebih cepat hingga 90 persen. Tingkat kesalahan input juga turun dari 10 persen menjadi sekitar 2 persen. Fitur pencarian berbasis kata kunci, ID pelanggan, dan nomor agenda semakin memudahkan pengguna menemukan dokumen yang dibutuhkan.
Sistem ini juga memperkuat keamanan arsip dengan pencadangan otomatis. Dokumen yang sudah diunggah tersimpan di server internal dan dapat diakses melalui jaringan internal atau VPN. Hal ini meminimalkan risiko kehilangan akibat kerusakan fisik maupun bencana. Selain itu, akses jarak jauh memberi fleksibilitas kerja sehingga pegawai tetap bisa menyelesaikan tugas meskipun tidak berada di kantor.
Manfaat lain yang dirasakan adalah meningkatnya produktivitas dan kualitas pelayanan. Waktu yang sebelumnya digunakan untuk mencari dokumen kini dapat dialihkan ke pekerjaan lain yang lebih strategis. Pelayanan pelanggan juga menjadi lebih cepat karena dokumen pendukung dapat ditampilkan segera saat dibutuhkan. Dampak positif ini berkontribusi pada peningkatan kepuasan pelanggan dan citra perusahaan.
Tantangan dan Faktor Keberhasilan
Meski terbukti efektif, penerapan AIL DMS masih menghadapi beberapa tantangan. Gangguan jaringan dapat menghambat akses, terutama pada jam sibuk. Selain itu, keterampilan digital pegawai yang berbeda-beda memerlukan pelatihan berkelanjutan agar pemanfaatan sistem optimal. Fitur unggah kolektif juga masih terbatas sehingga proses input dokumen dalam jumlah besar membutuhkan waktu lebih lama.
Temuan penelitian menegaskan bahwa keberhasilan implementasi sistem pengarsipan digital dipengaruhi oleh tiga faktor utama: ketersediaan infrastruktur teknologi, peningkatan kompetensi sumber daya manusia, serta pengembangan fitur sistem yang sesuai kebutuhan operasional.
[BACA JUGA: GreenBite: Tanam 500 Polybag Sayuran untuk Kemandirian Pangan Desa Durenan]
Secara keseluruhan, AIL DMS terbukti meningkatkan efisiensi waktu, akurasi data, keamanan arsip, dan produktivitas kerja di PT PLN (Persero) ULP Sumenep. Sistem ini tidak hanya menggantikan metode manual, tetapi juga memberikan nilai tambah melalui kemudahan kolaborasi dan penyimpanan jangka panjang. Dengan optimalisasi berkelanjutan, AIL DMS berpotensi menjadi model pengarsipan digital yang dapat diadopsi oleh unit dan instansi lain.
***
Penulis: Arifah azzah Magfiroh
