VOKASI NEWS – Kegiatan pengabdian masyarakat Fakultas Vokasi UNAIR di SMAN 1 Kauman Tulungagung menumbuhkan kesadaran kearsipan siswa melalui edukasi interaktif dan kontekstual sejak dini.
Departemen Teknik, Fakultas Vokasi, Universitas Airlangga (UNAIR) melaksanakan kegiatan Pengabdian Masyarakat (Pengmas) sebagai bagian dari pelaksanaan tridharma perguruan tinggi, yang mencakup pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat. Kegiatan ini berlangsung di SMAN 1 Kauman, Tulungagung, pada hari Jumat (24/10/2025). Dengan fokus utama pada peningkatan literasi dan kesadaran kearsipan di kalangan generasi muda.
Arsip merupakan rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media yang sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi. Dapat berupa dokumen tertulis, gambar, video, rekaman suara, maupun bentuk digital lainnya. Arsip dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, hingga perorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Oleh karena itu, arsip memiliki nilai penting sebagai sumber informasi, bukti hukum, dan memori kolektif bangsa.
Kegiatan Pengmas di SMAN 1 Kauman ini diawali dengan pemaparan materi oleh dua dosen dari Program Studi D-IV Kearsipan dan Informasi Digital. Nove Eka Variant Anna, S.Sos., MIMS., dan Tiara Kusumaningtiyas, S.Hum., M.Hum. Materi yang disampaikan berjudul “Pengenalan Kearsipan”, yang diikuti oleh siswa-siswi kelas X (sepuluh). Pemilihan tema ini didasarkan pada pentingnya konsep kearsipan sejak dini agar siswa memahami bahwa arsip bukan sekadar penyimpanan dokumen. Namun juga merupakan bagian penting dari kehidupan individu maupun organisasi.
Pembelajaran Kearsipan yang Interaktif dan Kontekstual
Dalam sesi penyampaian materi, siswa diperkenalkan pada berbagai konsep dasar kearsipan. Mulai dari pengertian arsip, fungsi dan jenis-jenis arsip, hingga cara pengelolaan arsip pribadi dan keluarga. Dosen menjelaskan bahwa arsip memiliki nilai administratif, hukum, keuangan, dan historis yang sangat besar. Oleh karena itu, setiap individu seharusnya mampu mengelola arsip pribadinya dengan baik. Seperti ijazah, akta kelahiran, kartu identitas, maupun dokumen penting lainnya. Selain itu, peserta juga diajarkan cara menjaga dan merawat arsip agar informasi yang terkandung di dalamnya tetap terpelihara dan tidak hilang akibat kerusakan fisik maupun kelalaian.
Salah satu momen paling menarik dalam kegiatan ini terjadi ketika siswa-siswi diminta membawa dan mengidentifikasi arsip pribadi mereka masing-masing. Aktivitas ini menciptakan suasana belajar yang interaktif dan menyenangkan. Para siswa antusias menunjukkan berbagai dokumen penting yang mereka miliki, seperti kartu pelajar, rapor, akta kelahiran, hingga sertifikat lomba. Salah satu siswi bahkan berhasil mengumpulkan tujuh jenis arsip berbeda, yang kemudian mendapatkan apresiasi langsung dari para dosen serta rekan-rekannya. Momen tersebut menunjukkan bahwa siswa memiliki ketertarikan besar terhadap pengelolaan arsip bila disampaikan dengan cara yang kreatif dan kontekstual.
Kegiatan semakin hidup saat sesi tanya jawab dibuka. Siswa-siswi aktif mengajukan pertanyaan seputar cara penyimpanan arsip digital dan keamanan data pribadi. Selain itu, mereka juga bertanya bagaimana arsip dapat membantu dalam proses administrasi pendidikan. Antusiasme ini menunjukkan bahwa materi kearsipan memiliki relevansi tinggi dengan kehidupan mereka. Terutama di era digital yang menuntut kemampuan mengelola informasi dengan cermat dan bertanggung jawab.
Menambah kehangatan suasana, kegiatan ini juga dihadiri oleh salah satu alumni SMAN 1 Kauman yang kini menempuh studi di Program Studi D-IV Kearsipan dan Informasi Digital, Fakultas Vokasi UNAIR. Kehadiran alumni tersebut memberikan motivasi tersendiri bagi para siswa, bahwa bidang kearsipan memiliki prospek karier yang luas dan penting di berbagai sektor, termasuk pemerintahan, pendidikan, dan industri.
Mendorong Budaya Tertib Arsip Sejak Usia Sekolah
Kegiatan Pengenalan Kearsipan ini menjadi bukti nyata komitmen Fakultas Vokasi Universitas Airlangga dalam menjalankan tridharma perguruan tinggi, khususnya melalui kegiatan pengabdian kepada masyarakat. Melalui kegiatan semacam ini, diharapkan literasi kearsipan dapat meningkat, dan kesadaran akan pentingnya arsip dapat tumbuh sejak dini. Siswa yang memahami nilai arsip akan lebih menghargai proses dokumentasi dalam kehidupan mereka, baik dalam konteks pribadi, pendidikan, maupun organisasi. Dengan demikian, generasi muda dapat menjadi agen perubahan dalam membangun budaya tertib arsip, yang pada akhirnya turut mendukung tata kelola informasi yang baik di masyarakat.
Kegiatan di SMAN 1 Kauman, Tulungagung ini menjadi contoh bagaimana sinergi antara perguruan tinggi dan sekolah menengah mampu menciptakan dampak positif bagi peningkatan kesadaran kearsipan. Ke depan, kegiatan serupa diharapkan terus dilakukan secara berkelanjutan agar semangat sadar arsip semakin melekat di kalangan generasi muda Indonesia.
[BACA JUGA:Proses Penyebaran Berita Kemerdekaan Indonesia]
***
