VOKASI NEWS — Mahasiswa D4 Manajemen Perkantoran Digital VOKASI UNAIR menjalani magang di Divisi Logistik PT SIER untuk mempelajari administrasi digital, pengelolaan dokumen, dan arsip operasional perusahaan.
Mahasiswa Program Studi D4 Manajemen Perkantoran Digital Fakultas Vokasi UNAIR mendapat kesempatan magang selama 6 bulan. Program magang ini dilaksanakan di PT Surabaya Industrial Estate Rungkut (SIER). PT SIER merupakan perusahaan pengelola kawasan industri. Perusahaan ini menyediakan berbagai layanan pendukung bagi pelaku industri, termasuk pergudangan dan logistik. Melalui kegiatan magang ini, penulis memperoleh pengalaman secara langsung mengenai penerapan administrasi perkantoran dalam mendukung operasional transportasi dan logistik perusahaan.
Pengelolaan Dokumen Vendor dan Transportasi
Selama menjalani magang, penulis ditempatkan di Divisi Logistik sebagai Administrator Transportasi dan Logistik. Posisi ini memberikan pemahaman bahwa keberhasilan kegiatan logistik tidak hanya bergantung pada proses pengiriman dan distribusi barang, tetapi juga pada pengelolaan administrasi yang tertata dengan baik. Berbagai dokumen operasional perlu disiapkan, diperiksa, dan diarsipkan agar setiap kegiatan dapat berjalan sesuai prosedur yang berlaku.
Penulis juga terlibat dalam pembuatan Truck Order Confirmation (TOC) dan Berita Acara Serah Terima (BAST). Dokumen-dokumen tersebut memiliki peran penting dalam mendukung kegiatan transportasi dan kerja sama dengan pihak eksternal. Melalui proses ini, penulis belajar bahwa kelengkapan dan ketepatan dokumen menjadi faktor yang sangat penting untuk menjaga kelancaran operasional perusahaan.
Manajemen Arsip untuk Kelancaran Informasi
Selain menangani administrasi operasional, penulis juga membantu pengelolaan arsip divisi. Dokumen yang dikelola meliputi Surat Perjanjian Kerja Sama (SPK), polis asuransi, serta berbagai dokumen operasional lainnya. Untuk memudahkan proses pencarian dokumen, arsip disusun secara sistematis dan setiap box file diberikan label sesuai kategori dokumen yang tersimpan. Kegiatan ini menunjukkan pentingnya manajemen arsip dalam menjaga keamanan dan ketersediaan informasi perusahaan.
Pengalaman magang di PT SIER memberikan banyak pembelajaran mengenai penerapan ilmu yang diperoleh selama perkuliahan. Kompetensi dalam pengelolaan dokumen, administrasi digital, dan kearsipan yang dipelajari di Program Studi D4 Manajemen Perkantoran Digital terbukti sangat relevan dengan kebutuhan dunia kerja. Melalui pengalaman ini, penulis tidak hanya memperoleh wawasan baru mengenai administrasi logistik, tetapi juga mengembangkan keterampilan seperti ketelitian, tanggung jawab, dan kemampuan mengelola dokumen secara profesional yang akan menjadi bekal berharga di dunia kerja.
[BACA JUGA: Peran Arsip Digital dalam Perkantoran Digital]
Penulis: Bening Rachma Yulia
Editor: Inviana (Tim Vokasi Branding)
