VOKASI NEWS – Di tengah pesatnya perkembangan teknologi dan transformasi digital, pengelolaan informasi menjadi salah satu aspek penting dalam menjaga keberlangsungan sebuah institusi. Kesempatan mempelajari praktik tersebut diperoleh oleh Departemen Bisnis Fakultas Vokasi Universitas Airlangga (UNAIR). Sebanyak 20 mahasiswa dan 3 dosen mengikuti International Lecturer and Student Exchange Programme. Program ini dilaksanakan di Universiti Teknologi MARA (UiTM) Cawangan Melaka, Malaysia.
Kunjungan ke Arkib UiTM yang dilaksanakan pada Senin (15/6) menjadi salah satu agenda yang memberikan pengalaman unik sekaligus wawasan baru bagi para delegasi. Melalui kegiatan ini, peserta mengenal sistem pengarsipan universitas secara langsung. Peserta juga memahami peran penting pengelolaan informasi. Hal tersebut mendukung tata kelola institusi pendidikan tinggi yang profesional dan berkelanjutan.
Menjaga Memori dan Aset Informasi Universitas
Dalam kunjungan tersebut, delegasi diajak mengenal lebih dekat fungsi dan peran Arkib UiTM sebagai pusat pengelolaan arsip universitas. Arsip sering dianggap hanya sebagai tempat penyimpanan dokumen lama. Namun, Arkib UiTM memiliki peran yang sangat strategis. Lembaga ini menjaga memori institusi secara sistematis. Selain itu, mereka memastikan ketersediaan informasi penting.
Para peserta memperoleh penjelasan mengenai beragam jenis dokumen. Dokumen yang dikelola meliputi arsip administratif dan dokumen akademik. Ada pula rekod institusi serta dokumen sejarah universitas. Dokumen-dokumen tersebut disimpan dan dipelihara secara sistematis agar tetap terjaga keaslian, keamanan, serta kemudahan aksesnya di masa mendatang.
Pihak Arkib UiTM menjelaskan bahwa arsip yang memiliki nilai jangka panjang akan dilestarikan sebagai bagian dari aset informasi universitas. Pengelolaan yang baik memungkinkan dokumen-dokumen tersebut menjadi sumber referensi yang dapat digunakan untuk mendukung berbagai kebutuhan institusi, mulai dari pengambilan keputusan hingga pelestarian sejarah organisasi.
Pengelolaan Arsip di Era Digital
Selain mempelajari sistem penyimpanan arsip fisik, delegasi juga memperoleh wawasan mengenai transformasi digital yang diterapkan dalam pengelolaan dokumen di UiTM. Pemanfaatan teknologi informasi memungkinkan proses penyimpanan, pencarian, dan pengelolaan arsip dilakukan secara lebih cepat, efektif, dan efisien.
Melalui sistem arsip digital, informasi penting dapat diakses dengan lebih mudah tanpa mengurangi aspek keamanan dan keutuhan dokumen. Para peserta diperkenalkan pada proses klasifikasi dokumen, mekanisme penyimpanan, hingga strategi pelestarian arsip yang memiliki nilai penting bagi institusi.
Pengelolaan yang terstruktur tersebut menunjukkan bagaimana sebuah perguruan tinggi mampu mengintegrasikan teknologi dengan tata kelola informasi modern untuk mendukung operasional universitas secara optimal. Bagi para delegasi, pengalaman ini menjadi gambaran nyata mengenai pentingnya manajemen informasi dalam menghadapi tantangan era digital.
Arsip sebagai Pilar Tata Kelola Institusi
Lebih dari sekadar tempat penyimpanan dokumen, arsip memiliki fungsi strategis sebagai pusat informasi dan sumber rujukan institusi. Keberadaan arsip yang terkelola dengan baik memungkinkan universitas menjaga kontinuitas pengetahuan, mempertahankan akuntabilitas, serta mendukung proses pengambilan keputusan berbasis data dan bukti yang valid.
Sebagaimana dikatakan oleh pakar manajemen Peter Drucker, “What gets measured gets managed.” Kutipan tersebut mencerminkan pentingnya dokumentasi dan pengelolaan informasi sebagai fondasi dalam membangun organisasi yang efektif dan berkelanjutan. Dalam konteks pendidikan tinggi, arsip menjadi salah satu instrumen penting yang memastikan setiap proses, kebijakan, dan capaian institusi dapat terdokumentasi dengan baik.
Melalui kunjungan ini, delegasi Fakultas Vokasi UNAIR memperoleh perspektif baru mengenai peran strategis arsip dalam mendukung tata kelola universitas. Pengalaman tersebut tidak hanya memperkaya wawasan akademik peserta, tetapi juga memberikan pemahaman mengenai pentingnya pengelolaan informasi yang sistematis sebagai bagian dari praktik terbaik di lingkungan pendidikan tinggi internasional.
Memperluas Wawasan melalui Praktik Internasional
Kunjungan ke Arkib UiTM menjadi salah satu pengalaman berharga dalam rangkaian International Lecturer and Student Exchange Programme. Melalui observasi langsung terhadap sistem pengelolaan arsip di perguruan tinggi internasional, para delegasi dapat melihat bagaimana informasi dikelola sebagai aset strategis yang mendukung
keberlangsungan institusi.
Pengalaman ini semakin menegaskan bahwa tata kelola informasi yang baik merupakan fondasi penting dalam mewujudkan perguruan tinggi yang efektif, akuntabel, dan adaptif terhadap perkembangan zaman. Lebih dari itu, kegiatan ini menjadi sarana bagi mahasiswa untuk memperluas wawasan global sekaligus mempelajari praktik-praktik terbaik yang dapat menjadi inspirasi bagi pengembangan institusi pendidikan tinggi di Indonesia.
[BACA JUGA: Integrasi Praktik Bisnis Berkelanjutan Eropa dalam Akuntansi Indonesia melalui ASCEND 2026]
Penulis: Muhammad Randi Prayoga, Devi Aprilia, Ega Aisha Ibah Oktavia Putri, Wildan Setyo Syarif Hidayatullah, Faizatun Nadzifah
Editor: Nawal Eka Paramita (Tim Vokasi Branding)
