VOKASI NEWS – Pengalaman PKL di Balai Diklat Industri Surabaya mengajarkan pentingnya pengelolaan arsip sebagai fondasi transformasi digital dan tata kelola organisasi.
Transformasi digital sering kali identik dengan pemanfaatan teknologi dan sistem informasi. Namun, di balik digitalisasi yang berjalan efektif, terdapat satu aspek penting yang kerap luput dari perhatian, yaitu pengelolaan arsip. Arsip yang tertata dengan baik menjadi fondasi dalam menjaga informasi organisasi agar tetap akurat, mudah ditelusuri, dan dapat dipertanggungjawabkan.
Pengalaman tersebut dirasakan mahasiswa selama menjalani Praktik Kerja Lapangan (PKL) di Balai Diklat Industri (BDI) Surabaya, Kementerian Perindustrian. Melalui kegiatan ini, mahasiswa memperoleh pengalaman langsung mengenai pengelolaan arsip dinamis yang diterapkan secara sistematis dan berkelanjutan.
Memahami Pengelolaan Arsip dari Hulu ke Hilir
Selama PKL, mahasiswa terlibat dalam berbagai tahapan pengelolaan arsip, mulai dari inventarisasi arsip, pemberkasan, penyusunan daftar berkas, penyusutan berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA), hingga penyiapan metadata untuk kebutuhan Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi (SRIKANDI).
Proses tersebut memberikan pemahaman bahwa pengelolaan arsip bukan sekadar menyimpan dokumen, tetapi juga memastikan setiap informasi memiliki sistem klasifikasi, masa simpan, dan mekanisme temu kembali yang jelas.
Rabu Berseri, Budaya Merawat Arsip
SaSalah satu kegiatan yang menarik perhatian mahasiswa selama PKL adalah agenda rutin Rabu Berseri. Kegiatan ini berfokus pada penataan arsip di setiap unit kerja. Pada proses tersebut, arsip dipilah berdasarkan nilai gunanya. Arsip yang masih aktif dipindahkan ke record center. Sementara itu, arsip yang telah melewati masa retensi disiapkan untuk proses usul musnah sesuai ketentuan yang berlaku.
Arsiparis BDI Surabaya, Faizi, menjelaskan bahwa penyusutan arsip bukan berarti menghilangkan informasi organisasi. “Penyusutan arsip dilakukan berdasarkan Jadwal Retensi Arsip sehingga setiap keputusan memiliki dasar hukum dan mempertimbangkan nilai guna arsip,” jelas Faizi. Penjelasan tersebut menunjukkan bahwa setiap tahapan pengelolaan arsip dilakukan secara terukur. Dengan demikian, informasi penting tetap terpelihara dan dapat dimanfaatkan saat diperlukan.
Digitalisasi Dimulai dari Penataan Informasi
Selain mengelola arsip fisik, BDI Surabaya juga mengembangkan digitalisasi melalui aplikasi pengingat Jadwal Retensi Arsip (JRA). Aplikasi tersebut membantu arsiparis memantau masa retensi setiap arsip sehingga proses penyusutan dapat dilakukan secara tepat waktu.
Pengembangan aplikasi ini menunjukkan bahwa transformasi digital tidak hanya bergantung pada kemampuan membangun sistem, tetapi juga membutuhkan pemahaman terhadap proses bisnis kearsipan. Kolaborasi antara arsiparis dan pengembang sistem menjadi faktor penting agar teknologi yang dikembangkan benar-benar sesuai dengan kebutuhan di lapangan.
Tahapan penyusunan metadata sebelum arsip diunggah ke SRIKANDI juga menjadi bagian penting dalam proses digitalisasi. Metadata yang disusun secara sistematis akan mempermudah proses pencarian kembali arsip sekaligus mendukung akuntabilitas organisasi.
[BACA JUGA: Mengenal Kasus ‘Putus Obat’ dan Akibatnya pada Penderita HIV]
Arsip Menjadi Fondasi Tata Kelola yang Baik
Pengalaman PKL di Balai Diklat Industri Surabaya memberikan gambaran bahwa transformasi digital tidak sekadar memindahkan dokumen dari kertas ke media elektronik. Digitalisasi justru diawali dengan penataan informasi, penerapan regulasi, serta konsistensi dalam mengelola arsip sebagai memori organisasi.
Ketika ketiga aspek tersebut berjalan secara beriringan, arsip tidak lagi dipandang sebagai tumpukan dokumen, melainkan menjadi aset informasi yang mendukung tata kelola organisasi yang efektif, transparan, dan akuntabel.
***
Penulis: Dimaz Putra Firmansyah
Editor: Alkeshar (Tim Vokasi Branding)
