VOKASI NEWS – Analisis email Pusat Bahasa dan Multibudaya UNAIR menyoroti format penulisan dan struktur kalimat untuk meningkatkan profesionalitas komunikasi tertulis institusional.
Email merupakan bentuk korespondensi elektronik yang umum digunakan dalam lingkungan profesional, termasuk institusi pendidikan tinggi. Sebagai media komunikasi tertulis, email memiliki fungsi penting dalam menyampaikan informasi secara jelas, cepat, dan formal. Salah satu aspek yang menentukan efektivitas email adalah format penulisan serta struktur kalimat yang digunakan. Penelitian ini dilakukan untuk menganalisis bagaimana format penulisan dan struktur kalimat diterapkan dalam email-email resmi yang dikirimkan oleh Pusat Bahasa dan Multibudaya Universitas Airlangga.
Penelitian ini bersifat deskriptif dan dilakukan melalui studi kasus terhadap 16 email institusional. Data email tersebut diperoleh selama masa magang penulis sebagai staf layanan pelanggan di Pusat Bahasa dan Multibudaya Universitas Airlangga. Analisis format email mengacu pada teori dari Whang dan Wendler-Shaw (2021), yang mencakup komponen salam pembuka, isi, penutup, tanda tangan, nama penulis, gelar, serta afiliasi. Sementara itu, struktur kalimat dianalisis menggunakan teori dari Celce-Murcia, Larsen-Freeman, dan Williams (1999). Teori tersebut membagi kalimat menjadi tiga jenis utama, yaitu kalimat sederhana (simple), majemuk (compound), dan kompleks (complex).
Analisis Struktur dan Kelemahan Penulisan Email Formal
Hasil analisis menunjukkan bahwa sebagian besar email yang dikirim oleh Pusat Bahasa dan Multibudaya Universitas Airlangga sudah memenuhi standar penulisan email formal. Pada bagian salam pembuka, seluruh email menggunakan bentuk sapaan yang sesuai, seperti “Dear \[Nama Penerima],” yang mencerminkan kesopanan dan profesionalitas. Isi email juga konsisten ditulis dengan gaya blok (block style), spasi tunggal, dan rata kiri, sesuai dengan kaidah penulisan email profesional.
Namun demikian, ditemukan beberapa kelemahan pada bagian penutup dan identitas pengirim. Dari 16 email, hanya 10 email yang mencantumkan penutup formal seperti “Yours sincerely”, “Regards”, atau “Best regards.” Sisanya tidak menyertakan penutup apa pun, sehingga pesan terlihat kurang utuh secara struktur. Selain itu, tidak ada satu pun email yang menyertakan tanda tangan digital atau fisik. Hanya sebagian kecil yang mencantumkan gelar atau jabatan penulis, meskipun seluruh email mencantumkan afiliasi institusi.
[BACA JUGA: English for Real Life: Program D3 Bahasa Inggris Praktis dan Profesional]
Variasi Struktur Kalimat dan Implikasinya
Dari segi struktur kalimat, ditemukan bahwa kalimat sederhana mendominasi dengan total 33 kalimat. Kalimat kompleks digunakan sebanyak 21 kali, sedangkan kalimat majemuk ditemukan pada lima email. Penggunaan kalimat sederhana terbukti efektif untuk menyampaikan informasi secara jelas dan mudah dipahami. Namun, pemanfaatan kalimat kompleks dan majemuk juga penting untuk memperkaya makna dan memberi kesan lebih profesional pada email.
Temuan ini menunjukkan bahwa meskipun Pusat Bahasa dan Multibudaya telah menerapkan sebagian besar unsur penulisan email sesuai standar internasional, masih terdapat ruang untuk perbaikan. Hal ini terutama pada bagian penutup, penyertaan identitas lengkap pengirim, serta pemahaman mengenai variasi struktur kalimat. Peningkatan ini diharapkan mampu memperkuat kualitas komunikasi tertulis institusional dan menjadi referensi bagi unit kerja lain di Universitas Airlangga yang terlibat dalam kerja sama internasional maupun pelayanan mahasiswa asing.
***
Penulis: Salsabilla Rahmadina
Editor: Habibah Khaliyah
