VOKASI NEWS – Manajemen kearsipan di perusahaan mencakup sistem fisik dan digital, tantangan pengelolaan arsip, serta strategi perbaikan untuk meningkatkan efisiensi dan keamanan data.
Manajemen kearsipan merupakan elemen penting yang memastikan kelancaran operasional perusahaan. Sistem kearsipan yang terstruktur memudahkan pencarian dokumen, menjaga keamanan data, dan mendukung pengambilan keputusan berbasis informasi. Arsip memiliki nilai historis, administratif, dan hukum yang menjadi bukti tertulis dari setiap kegiatan perusahaan. Tata kearsipan yang baik dapat meningkatkan efisiensi kerja sekaligus mengurangi risiko kehilangan informasi.
Sistem, Prosedur, dan Tantangan Pengelolaan Arsip
Perusahaan menerapkan sistem kearsipan ganda, yaitu fisik dan digital. Arsip fisik disimpan berdasarkan kategori dokumen dan tahun pembuatan, dengan penempatan di rak khusus berlabel kode tertentu. Arsip digital diunggah ke server internal yang memiliki akses terbatas dan keamanan berlapis.
Namun, pengelolaan arsip menghadapi beberapa tantangan, seperti keterbatasan ruang penyimpanan fisik, risiko kerusakan dokumen akibat kelembapan, keterlambatan sinkronisasi antara arsip fisik dan digital, serta kurangnya konsistensi pembaruan data pada sistem hybrid.
Upaya Perbaikan dan Rekomendasi
Untuk mengatasi kendala tersebut, perusahaan melakukan digitalisasi arsip lama, memberikan pelatihan kearsipan kepada karyawan, dan menggunakan perangkat lunak manajemen dokumen. Pencadangan data dilakukan secara berkala untuk menjamin keamanan arsip digital. Rencana penerapan sistem barcode juga disiapkan guna mempermudah pelacakan arsip fisik.
Secara keseluruhan, manajemen kearsipan di perusahaan telah berjalan cukup baik, tetapi perlu peningkatan dalam sinkronisasi data dan efisiensi penyimpanan. Penerapan teknologi digital secara maksimal, pelatihan SDM, serta prosedur yang lebih terstruktur akan memperkuat kualitas pengelolaan arsip.
[BACA JUGA: Analisis Komunikasi Keluarga dalam Film Ngeri-Ngeri Sedap]
***
Penulis: Abde Pramesta
