VOKASI NEWS – Analisis penyusutan arsip di Dispusip Jatim mengulas pentingnya pemindahan, pemusnahan, dan penyerahan arsip sesuai regulasi.
Penyusutan arsip merupakan tahapan strategis dalam manajemen kearsipan yang bertujuan untuk mengendalikan jumlah arsip agar hanya arsip yang memiliki nilai guna yang dipertahankan. Penyusutan dilakukan melalui tiga kegiatan utama, yaitu pemindahan arsip inaktif, pemusnahan arsip, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan. Ketiga proses tersebut telah diatur dalam Peraturan Kepala ANRI Nomor 37 Tahun 2016 tentang Penyusutan Arsip dan diperkuat oleh Peraturan Gubernur Jawa Timur Nomor 10 Tahun 2016.
Pelaksanaan Penyusutan Arsip di Dispusip Jatim
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur (Dispusip Jatim) merupakan instansi yang memiliki tanggung jawab dalam pengelolaan arsip, termasuk kegiatan penyusutan. Dalam pelaksanaannya, Dispusip Jatim melaksanakan tahapan penyusutan arsip berdasarkan regulasi yang berlaku. Proses penyusutan diawali dengan penilaian terhadap arsip inaktif untuk menentukan nilai guna arsip. Arsip yang tidak memiliki nilai guna lagi akan dimusnahkan, sedangkan arsip bernilai guna permanen diserahkan ke lembaga kearsipan.
Berdasarkan hasil wawancara dengan pejabat fungsional kearsipan, diketahui bahwa setiap kegiatan penyusutan dilandasi oleh daftar usul pemindahan, berita acara pemusnahan, serta daftar usul serah arsip statis. Prosedur tersebut mencerminkan upaya Dispusip Jatim dalam menerapkan prinsip akuntabilitas dan tertib arsip secara optimal.
Tantangan dalam Implementasi dan Upaya Solusi
Meskipun pelaksanaan penyusutan arsip telah mengikuti regulasi, Dispusip Jatim menghadapi sejumlah kendala. Di antaranya yaitu keterbatasan jumlah tim penilai arsip dibandingkan dengan volume arsip yang harus disusutkan. Selain itu, pemahaman staf terhadap klasifikasi arsip masih menjadi tantangan. Terutama dalam menentukan apakah suatu arsip harus dimusnahkan atau diserahkan ke lembaga kearsipan.
Untuk mengatasi hal tersebut, Dispusip Jatim merancang beberapa solusi. Seperti melakukan pelatihan dan pembinaan bagi pegawai, serta mengusulkan penambahan jumlah tim penilai arsip. Langkah-langkah ini diharapkan dapat memperkuat kapasitas internal dalam pelaksanaan penyusutan arsip yang efektif dan efisien.
[BACA JUGA: Menelusuri Jejak Pahlawan: Monumen TRIP Surabaya Ungkap Kisah Heroik Pelajar yang Berperang demi Kemerdekaan]
Relevansi Penyusutan Arsip dengan Tata Kelola Pemerintahan
Penyusutan arsip yang tepat tidak hanya berdampak pada efisiensi ruang penyimpanan. Namun juga mendukung akuntabilitas birokrasi dan penyediaan informasi publik yang andal. Sebagai lembaga kearsipan daerah, Dispusip Jatim memiliki peran sentral dalam menjaga warisan dokumentasi administratif melalui seleksi arsip yang sistematis dan berdasarkan nilai guna. Proses penyusutan yang dijalankan dengan baik menunjukkan komitmen terhadap tata kelola pemerintahan yang transparan dan bertanggung jawab (Peraturan Kepala ANRI No. 37 Tahun 2016).
***
Penulis: Annisa Aprilia
Editor: Habibah Khaliyah
