VOKASI NEWS – Program BBK 5 adakan penyuluhan arsip keluarga sehingga warga mampu menata dokumen penting dengan rapi, aman, dan mudah diakses.
Mahasiswa BBK 5 Universitas Airlangga melaksanakan program penyuluhan arsip keluarga dengan metode unik, yakni mendatangi setiap rumah warga satu per satu. Kegiatan ini dilakukan sebagai bentuk pengabdian masyarakat, dengan tujuan memberikan pemahaman mengenai pentingnya arsip dalam kehidupan sehari-hari serta membekali masyarakat dengan keterampilan praktis dalam menata dokumen keluarga.
Arsip keluarga merupakan bagian penting dalam administrasi rumah tangga. Dokumen seperti akta kelahiran, kartu keluarga, ijazah, BPKB, hingga surat kepemilikan tanah sering kali dibutuhkan dalam pengurusan berbagai keperluan, namun, kenyataannya, masih banyak warga yang menaruh arsip berharga tersebut di tempat seadanya, bahkan sering bercampur dengan dokumen lain yang tidak dibutuhkan atau tidak penting. Akibatnya, dokumen rawan tercecer, rusak, atau hilang saat dibutuhkan. Melihat kondisi ini, mahasiswa tergerak untuk hadir langsung memberikan penyuluhan sekaligus solusi sederhana melalui kegiatan nyata.
Materi Penyuluhan: Mengenal Arsip dan Pentingnya Tertib Dokumen
Kegiatan penyuluhan dimulai dengan penjelasan mengenai apa itu arsip keluarga dan mengapa harus dijaga dengan baik. Mahasiswa menjelaskan bahwa arsip tidak hanya sekadar kertas, melainkan bukti sah yang berfungsi untuk melindungi hak dan kepentingan keluarga. Warga juga diberi wawasan mengenai risiko jika dokumen tidak tertata, misalnya kesulitan dalam mengurus administrasi, memperlambat akses layanan publik, hingga potensi kehilangan data penting.
Dalam kesempatan tersebut, mahasiswa juga memperkenalkan prinsip sederhana dalam pengarsipan rumah tangga,yaitu mengelompokkan, melabeli, dan menyimpan dengan benar dan aman. Prinsip ini diharapkan mudah dipahami dan dapat langsung diterapkan oleh masyarakat tanpa membutuhkan peralatan khusus.
Praktik Langsung: Menata Arsip Bersama Warga
Tidak berhenti pada pemberian materi, mahasiswa mengajak warga melakukan praktik langsung menata arsip yang mereka miliki. Setiap rumah diminta menyiapkan beberapa dokumen penting yang sering digunakan. Mahasiswa kemudian mendemonstrasikan cara memisahkan dokumen sesuai kategori, menuliskan label pada map, hingga menyusunnya berdasarkan tahun atau keperluan.
Praktik ini menjadi momen interaktif. Banyak warga yang awalnya bingung, namun akhirnya mulai terbiasa dalam mengelompokkan dokumen. Suasana penyuluhan berlangsung hangat karena mahasiswa tidak hanya berperan sebagai pengajar, tetapi juga teman diskusi yang sabar dalam menjawab pertanyaan warga.
Sebagai bentuk dukungan, mahasiswa membagikan map arsip keluarga kepada setiap rumah. Map ini dilengkapi dengan pembagian slot sehingga warga bisa langsung memanfaatkannya untuk menyimpan dokumen dengan teratur.
Respon Positif dari Warga
Kegiatan penyuluhan disambut dengan antusias. Sejumlah warga mengaku sangat terbantu karena selama ini merasa kesulitan menemukan dokumen ketika dibutuhkan. “Biasanya kalau ada keperluan mendadak, saya bingung mencari dokumen karena sering tercampur. Dengan cara ini, jadi lebih rapi dan tidak membuang waktu,” ujar salah satu warga dengan rasa syukur.
Warga lain menambahkan bahwa kehadiran mahasiswa memberikan energi baru, karena penyuluhan dilakukan secara sederhana dan mudah dipahami. Tidak ada kesan menggurui, melainkan berbagi pengalaman yang aplikatif. Hal ini membuat penyuluhan terasa menyenangkan sekaligus bermanfaat.
[BACA JUGA: Ciptakan Kreatifitas dengan Digitalisasi, Mahasiswa BBK 5 Universitas Airlangga Gelar Pelatihan Editing Canva]
Melalui program ini, mahasiswa berharap masyarakat semakin sadar bahwa kerapian arsip bukan sekadar masalah teknis, melainkan bagian dari budaya tertib administrasi. Arsip yang rapi dapat mempercepat urusan administrasi, mengurangi risiko kehilangan dokumen, serta menjadi investasi penting bagi generasi berikutnya.
***
Nama Penulis: Annisa Baddiul Rochmah
