VOKASI NEWS – Industri perhotelan tidak hanya dituntut memberikan pelayanan terbaik kepada tamu, tetapi juga mampu menjaga kesehatan keuangan perusahaan. Salah satu strategi yang banyak diterapkan untuk meningkatkan kerja sama dengan pelanggan korporat, instansi pemerintah, maupun travel agent adalah pemberian credit facility.
Melalui fasilitas ini, pelanggan dapat menggunakan layanan hotel terlebih dahulu, kemudian melakukan pembayaran sesuai jangka waktu yang telah disepakati. Di balik kemudahan tersebut, terdapat risiko keterlambatan pembayaran hingga piutang tak tertagih yang dapat memengaruhi arus kas perusahaan. Oleh karena itu, sistem pengendalian internal menjadi faktor penting dalam memastikan pengelolaan piutang berjalan secara optimal.
Credit Facility Membantu Meningkatkan Hubungan Bisnis
Hotel XYZ, salah satu hotel berbintang empat di Surabaya, menerapkan kebijakan credit facility sebagai bagian dari strategi bisnis. Fasilitas ini diberikan kepada pelanggan yang telah memenuhi persyaratan tertentu dengan jangka waktu pembayaran antara 14 hingga 30 hari.
Sebelum fasilitas kredit diberikan, pelanggan diwajibkan mengajukan credit facility application. Selanjutnya, pengajuan tersebut dievaluasi oleh bagian Account Receivable, ditinjau oleh Financial Controller, dan memperoleh persetujuan dari General Manager. Prosedur ini bertujuan memastikan bahwa fasilitas kredit hanya diberikan kepada pelanggan yang memiliki kemampuan memenuhi kewajiban pembayaran.
Sistem Pengendalian Internal Dinilai Sangat Efektif
Pengelolaan piutang di Hotel XYZ telah mengacu pada lima komponen Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (COSO), yaitu lingkungan pengendalian, penilaian risiko, aktivitas pengendalian, informasi dan komunikasi, serta pemantauan.
Penerapan kelima komponen tersebut mendukung seluruh proses pengelolaan piutang, mulai dari pemberian fasilitas kredit, pencatatan piutang, pemantauan umur piutang (aging schedule), hingga proses penagihan kepada pelanggan. Hasil evaluasi menunjukkan bahwa 14 dari 17 indikator COSO telah diterapkan sehingga tingkat efektivitas sistem pengendalian internal mencapai 82,35 persen dan termasuk dalam kategori sangat efektif.
Perangkapan Tugas Masih Menjadi Tantangan
Meskipun sistem pengendalian internal telah berjalan dengan baik, penelitian ini masih menemukan beberapa kendala. Salah satunya adalah perangkapan tugas antara fungsi Account Receivable dan Income Audit. Kondisi tersebut menyebabkan satu pegawai menjalankan lebih dari satu fungsi. Akibatnya, prinsip pemisahan tugas belum diterapkan secara optimal. Perangkapan tugas juga meningkatkan risiko kesalahan pencatatan, mengurangi efektivitas pengawasan, serta membuka peluang terjadinya penyalahgunaan wewenang.
Kendala lain ditemukan pada proses pemberian credit facility. Bagian Account Receivable sebenarnya telah menganalisis riwayat pembayaran, kondisi piutang, dan kemampuan pelanggan. Namun, beberapa pelanggan dengan riwayat pembayaran kurang baik masih memperoleh fasilitas kredit. Keputusan tersebut diambil untuk menjaga hubungan bisnis dan mempertahankan tingkat hunian hotel. Kondisi ini berpotensi meningkatkan risiko keterlambatan pembayaran hingga munculnya piutang tak tertagih apabila tidak disertai pengawasan yang memadai.
Penguatan Pengendalian Internal Perlu Dilakukan
Beberapa langkah dapat diterapkan untuk memperkuat sistem pengendalian internal dalam pengelolaan piutang. Salah satunya adalah memisahkan fungsi Account Receivable dan Income Audit sehingga proses pencatatan, pemeriksaan, serta pengawasan dilakukan oleh pihak yang berbeda. Apabila penambahan sumber daya manusia belum memungkinkan, perusahaan dapat menerapkan proses review secara berkala oleh Chief Accounting atau Financial Controller sebagai bentuk pengendalian sementara.
Konsistensi dalam menerapkan hasil analisis kelayakan kredit menjadi salah satu aspek penting dalam pemberian credit facility. Evaluasi yang lebih ketat terhadap pelanggan dengan riwayat keterlambatan pembayaran atau tunggakan piutang dapat mengurangi risiko piutang bermasalah. Langkah tersebut dapat membantu perusahaan mengurangi risiko piutang bermasalah sekaligus menjaga kualitas pengelolaan piutang.
Menjaga Arus Kas Melalui Pengelolaan Piutang yang Baik
Temuan penelitian menunjukkan bahwa keberhasilan penerapan credit facility tidak hanya diukur dari meningkatnya penjualan atau terjalinnya hubungan bisnis dengan pelanggan. Keberhasilan tersebut juga ditentukan oleh efektivitas sistem pengendalian internal yang diterapkan perusahaan dalam mengelola risiko piutang.
Melalui pemisahan tugas yang lebih baik, penerapan analisis kredit secara konsisten, serta pemantauan piutang secara berkala, hotel dapat meminimalkan risiko piutang tak tertagih, menjaga stabilitas arus kas, sekaligus mendukung keberlangsungan operasional perusahaan.
[BACA JUGA: Skrining Kecacingan pada Siswi Berasrama: Langkah Sederhana Menjaga Kesehatan]
Penulis: Xenia Diva Amaria Ramadhani
Pembimbing: Prinintha Nanda Soemarsono
Editor: Inviana (Tim Branding Vokasi)
