VOKASI NEWS – PT KAI DAOP 8 Surabaya kembangkan sistem penagihan digital untuk efisiensi dan transparansi aset non angkutan.
Transformasi digital di sektor perkeretaapian terus dilakukan dalam rangka meningkatkan efisiensi dan transparansi pengelolaan aset. Salah satu inovasi yang diterapkan adalah pembangunan sistem penagihan piutang melalui Portal Aset KAI pada Unit Komersialisasi Non Angkutan PT KAI DAOP 8 Surabaya. Sistem ini bertujuan mempercepat proses penagihan dan meminimalkan piutang yang tertunggak.
Sebelum sistem ini dirancang, proses penagihan dilakukan secara manual melalui surat atau kunjungan langsung ke penyewa aset. Prosedur tersebut dinilai kurang efektif karena memerlukan waktu lama, biaya operasional tinggi, serta rawan kesalahan pencatatan. Selain itu, penyewa seringkali lupa atau terlambat membayar karena tidak ada pengingat berkala yang sistematis.
Rancang Bangun Sistem Penagihan Sewa Aset Berbasis Web
Perancangan sistem diawali dengan pengumpulan data melalui wawancara kepada pegawai Unit Komersialisasi Non Angkutan dan tinjauan dokumen administrasi sewa aset. Informasi tersebut dianalisis untuk mengidentifikasi kebutuhan fungsional sistem penagihan. Hasil analisis kemudian dituangkan ke dalam alur proses menggunakan diagram flowchart. Menggambarkan hubungan antaraktivitas mulai dari pencatatan data penyewa, pembuatan tagihan, hingga pengiriman notifikasi.
Alur sistem tersebut dikembangkan lebih lanjut ke dalam rancang bangun sistem berbasis web yang terintegrasi dengan portal aset yang telah digunakan sebelumnya. Sistem ini memungkinkan petugas untuk memasukkan data sewa, menetapkan tanggal jatuh tempo, serta mengirimkan pengingat tagihan secara otomatis melalui WhatsApp dan email. Penggunaan media digital ini memberikan kemudahan dalam proses komunikasi tagihan secara cepat dan terdokumentasi.
Sistem juga dilengkapi dengan fitur pencatatan histori tagihan, status pembayaran, dan pengarsipan otomatis. Pegawai dapat memantau status piutang secara real-time, sedangkan penyewa dapat mengakses detail tagihan melalui portal. Fitur-fitur ini dikembangkan berdasarkan kebutuhan aktual yang ditemukan selama observasi dan wawancara (sumber: Hasil Wawancara Internal Unit Komersialisasi Non Angkutan, 2025).
[BACA JUGA: Loyal Meski Kontrak: Nilai dan Motivasi Jadi Kuncinya]
Menuju Digitalisasi Penagihan Aset Non Angkutan PT KAI
Rancangan sistem penagihan piutang melalui portal aset diharapkan menjadi solusi atas permasalahan keterlambatan pembayaran. Selama ini, keterlambatan tersebut kerap terjadi pada unit komersialisasi non angkutan. Pemanfaatan fitur notifikasi otomatis, pencatatan digital, serta akses informasi tagihan secara daring berpotensi meningkatkan efisiensi dan transparansi dalam proses pengelolaan piutang.
Pengembangan sistem ini disarankan untuk diarahkan ke tahap lanjutan, seperti integrasi dengan layanan pembayaran digital dan penyediaan dashboard monitoring yang dapat membantu pengawasan oleh manajemen secara menyeluruh. Integrasi ini diharapkan dapat memberikan nilai tambah pada sistem, baik dari sisi kemudahan operasional maupun akurasi data piutang.
Usulan rancangan ini menjadi salah satu langkah awal dalam mewujudkan pengelolaan aset non angkutan berbasis digital di lingkungan PT KAI. Digitalisasi sistem penagihan diharapkan mampu memperkuat tata kelola keuangan yang lebih modern, tertib, dan mendukung optimalisasi pendapatan di sektor non angkutan.
***
Penulis: Nadya Angelina Putri Krisnadi
Editor: Habibah Khaliyah
