VOKASI NEWS – Digitalisasi pengelolaan dana penelitian di perguruan tinggi meningkatkan efisiensi, akurasi, dan transparansi pencairan dana penelitian secara signifikan.
Pengelolaan keuangan yang baik menjadi salah satu fondasi penting dalam mendukung keberhasilan kegiatan penelitian di lingkungan perguruan tinggi. Seiring berkembangnya teknologi, transformasi digital telah menjadi solusi untuk menjawab berbagai tantangan administratif yang selama ini menghambat proses pencairan dana.
Studi yang dilakukan mahasiswi Program Studi D-III Akuntansi Universitas Airlangga, mengangkat isu ini dalam konteks program penelitian IRCON 2024. Program IRCON 2024 merupakan skema riset kolaboratif internasional yang dirancang untuk meningkatkan kualitas dan jangkauan penelitian dosen melalui kerja sama dengan institusi luar negeri. Mengingat skala dan pentingnya program ini, pencairan dana yang cepat dan akurat sangat dibutuhkan agar pelaksanaan penelitian dapat berjalan sesuai jadwal.
Dampak Sistem Digital dan Upaya Perbaikan
Transformasi dari sistem manual ke sistem digital dalam pengelolaan keuangan berdampak langsung terhadap efisiensi dan transparansi pencairan dana penelitian. Sebelumnya, proses pencairan memerlukan waktu yang lama, disertai potensi kesalahan administrasi dan dokumen yang tidak terdokumentasi dengan baik. Hal ini menyebabkan keterlambatan pencairan dan ketidakjelasan informasi bagi para peneliti.
Menanggapi hal tersebut, pihak pengelola program mulai menerapkan sistem digital berbasis platform daring untuk pengajuan proposal, verifikasi dokumen, serta pelaporan pertanggungjawaban dana. Langkah ini bertujuan untuk menyederhanakan proses dan memungkinkan pelacakan status secara real-time. Selain itu, sistem digital juga menyediakan histori data yang terdokumentasi secara otomatis, sehingga setiap proses lebih mudah diaudit dan dikendalikan. Hasil evaluasi menunjukkan perubahan yang signifikan setelah sistem ini diterapkan. Waktu pencairan dana berkurang drastis, dari sebelumnya dua minggu menjadi sekitar sembilan hari kerja. Selain itu, dokumen menjadi lebih akurat karena melalui validasi sistem. Namun, beberapa tantangan masih muncul, terutama pada sisi pengguna yang belum familiar dengan teknologi dan fitur dalam sistem.
Manfaat dan Rekomendasi
Penerapan sistem pengelolaan keuangan digital memberikan banyak manfaat. Di antaranya adalah percepatan proses pencairan dana, peningkatan akurasi dokumen, serta transparansi yang lebih tinggi dalam pengelolaan dana penelitian. Sistem ini juga memungkinkan koordinasi yang lebih efisien antarunit kerja karena semua proses dilakukan secara terpusat.
Untuk memaksimalkan manfaat tersebut, pelatihan dan pendampingan kepada seluruh pengguna sistem perlu dilakukan secara rutin. Selain itu, sistem juga perlu dievaluasi dan diperbarui secara berkala agar tetap relevan dan user-friendly. Dengan dukungan SDM yang kompeten dan sistem yang terintegrasi dengan baik, pengelolaan keuangan penelitian dapat berjalan lebih profesional dan berkelanjutan.
[BACA JUGA: Kuasai Waktu, Kuasai Hidup]
***
Penulis: Cheelsy Amelia Oksana
Editor: Habibah Khaliyah
