VOKASI UNAIR

Inovasi Pengelolaan Informasi dan Efisiensi Labeling Arsip di PT. PLN Suku Cadang oleh Mahasiswa Magang D3 Perpustakaan

Inovasi Pengelolaan Informasi di PT PLN Suku Cadang/dokumen istimewa

VOKASI NEWS – Inovasi pengelolaan informasi yang dilakukan oleh Mahasiswa Program Studi Perpustakaan saat magang di PT. PLN Suku Cadang.

Magang adalah bagian integral dari proses pendidikan. Melalui program magang, mahasiswa berkesempatan untuk menerapkan pengetahuan teoritis menjadi praktis. Mahasiswa dapat mengasah keterampilan pemecahan masalah saat sedang magang. Berkaitan dengan hal itu, Mahasiswa Prodi Perpustakaan UNAIR pun berkesempatan untuk magang di PT. PLN Suku Cadang.

Tidak hanya belajar secara praktis, Mahasiswa Prodi Perpustakaan juga berinovasi untuk perusahaan yang menjadi lokasi magang. Dengan melakukan trial and error, mahasiswa magang menerapkan sistem pengelolaan informasi dan labeling arsip secara efisien. Mahasiswa magang berhasil mendukung pengelolaan arsip yang lebih cepat. Tentunya dalam proses sirkulasi arsip, retrieval system (sistem temu kembali informasi), dan penataan arsip yang lebih terorganisir.

Pengalaman Magang Berharga di PT. PLN Suku Cadang

Selama tiga bulan magang, selain mengerjakan tugas harian yang ada pada Divisi Keuangan, mahasiswa juga mengobservasi dan menemukan adanya manajemen pengarsipan yang tidak terorganisir. Dokumen-dokumen tagihan hanya dibiarkan menumpuk dan tidak semuanya terklasifikasi dalam satu periode. Tidak ada pula pendataan rinci untuk dokumen-dokumen yang diarsipkan. Tentunya permasalahan tersebut mengakibatkan terhambatnya akses cepat informasi penting. Perlu tenaga ekstra pula untuk membongkar tumpukan-tumpukan dokumen ketika suatu dokumen dicari atau dibutuhkan. Petugas juga sulit melacak status lokasi dokumen tersebut berada. Akar permasalahannya diduga karena kurangnya SDM khusus pengelola arsip, keterbatasan waktu karyawan, dan kurangnya strategi inovatif untuk pembenahan arsip dari awal.

BACA JUGA: Prospek Kerja Lulusan Vokasi UNAIR: Peluang Cerah Pada Berbagai Sektor

Hal tersebut tidak sejalan dengan standar-standar pengarsipan seperti AIIM (The Association for Information dan ISO (International Organization for Standardization), dan SAA (The Society of American Archivist), NARA (National Archives and Records Administration). Standar pengarsipan mengharuskan pengarsipan efisien membutuhkan sistem klasifikasi yang terstruktur dan dapat diakses dengan mudah. Perlunya wadah penyimpanan yang dapat melindungi dokumen dari kerusakan. Tidak hanya itu, pengarsipan yang ideal dapat memudahkan petugas untuk menjangkau. Pendataan pun menjadi lebih terinci.

Inovasi dalam Memecahkan Masalah

Dalam pelaksanaan arsip, mulanya mahasiswa mengambil inisiatif untuk menangani dokumen arsip yang baru. Urgensinya adalah dokumen terbaru tahun 2024 didahulukan, dan dokumen tahun-tahun terbelakang sampai 2018 akan diproses menyusul secara berkala. Dari sana lahirlah inovasi manajemen arsip berupa penempelan labeling berisikan database yang dikemas melalui QR code dan shorten link pada tiap-tiap punggung boxfile bantex arsip. Mahasiswa juga melakukan pemindain untuk keperluan arsip digital. Hal ini serupa dengan penerapan penempelan nomor panggil dalam punggung buku yang ada di perpustakaan.

Perbedaannya, labeling pada arsip yang diterapkan menggunakan desain yang lebih beragam dalam membedakan periode tiap bulan dan disertai nomor identitas disertai QR code dan shorten link. Tentunya hal ini pun memudahkan pencarian dokumen apabila dibutuhkan oleh divisi lain maupun untuk proses audit. Ketika dibutuhkan dokumen dengan nomor Purchase Order tertentu, dapat langsung memindai QR Code atau kunjungi link menggunakan ponsel.

Selain menerapkan inovasi tersebut, mahasiswa juga berkontribusi dan menerapkan alur proses sirkulasi arsip. Alur proses sirkulasi meliputi tata cara membuat database pengarsipan, pembuatan labeling, penataan pada rak  (shelving). Alur juga berlanjut pada tata cara pencarian dan pengambilan dokumen arsip, tata cara peminjaman dan pengembalian arsip. Tentunya disertai dengan penjadwalan pengarsipan dan persyaratan keterlibatan. Sampai saat ini sudah ada sekitar 3.225 dokumen yang telah terarsipkan, yang mana meliputi tagihan manufaktur, tagihan forwarder, tagihan umum, dan Letter of Credit. Diharapkan, inovasi ini akan terus berlanjut pada divisi KAS PT. PLNSC beriringan dengan proses monitoring dan evaluasi agar keteraturan arsip dan kepatuhan prosedur dapat terus dipertahankan.

***

Penulis: Laras Ananda Ros Putri

Editor: Oky Sapto Mugi Saputro – Tim Branding Fakultas Vokasi UNAIR

Share Media Sosmed

Pilihan Kategori