VOKASI NEWS – Pelaksanaan Praktik Kerja Lapangan (PKL) merupakan peluang bagi mahasiswa untuk mengenal dunia pekerjaan. Kegiatan ini juga menjadi sarana untuk menghubungkan ilmu yang diperoleh di bangku perkuliahan dengan praktik di lapangan. Perjalanan yang saya peroleh selama melaksanakan Praktik Kerja Lapangan (PKL) di Kejaksaan Tinggi Jawa Timur memberikan pemahaman mengenai bagaimana sebuah instansi pemerintah mengelola administrasi persuratan secara sistematis. Pengalaman tersebut memberikan pemahaman mengenai proses pekerjaan dalam suatu organisasi. Hal ini menunjukkan bahwa keberhasilan organisasi tidak hanya ditentukan oleh pelaksanaan tugas pokoknya, tetapi juga oleh sistem administrasi yang mendukung seluruh proses kerja.
Sebelum saya melaksanakan magang, saya berpikir bahwa proses pembuatan surat di instansi pemerintah hanya sebatas menyusun naskah, mencetak, kemudian meminta tanda tangan pimpinan. Namun, berdasarkan pengalaman selama Praktik Kerja Lapangan di Kejaksaan Tinggi Jawa Timur, proses tersebut tidak hanya seperti itu. Ketika terlibat langsung dalam lingkungan kerja, saya menyadari bahwa setiap surat memiliki alur pengelolaan yang panjang. Alur tersebut dimulai dari penyusunan konsep, verifikasi, persetujuan pejabat berwenang, pencatatan dalam sistem, hingga proses pengarsipan. Seluruh tahapan tersebut dilakukan untuk menjaga ketepatan informasi, akuntabilitas, dan keamanan dokumen.
Alur Pengelolaan Surat Masuk di Kejaksaan Tinggi Jawa Timur
Selama Praktik Kerja Lapangan (PKL), saya mengamati bahwa pengelolaan surat masuk dimulai dari penerimaan surat melalui Pelayanan Terpadu Satu Pintu (PTSP). Surat tersebut kemudian diteruskan kepada bagian tata usaha untuk dilakukan proses selanjutnya. Proses surat masuk hingga ke bidang-bidang tersebut dilakukan melalui beberapa tahapan yang saling berkaitan.
Proses pengelolaan surat masuk diawali dengan diterimanya surat dari Pelayanan Terpadu Satu Pintu (PTSP). Sebelum surat diambil, staf tata usaha atau petugas persuratan terlebih dahulu melakukan pengecekan dan pemeriksaan terhadap kelengkapan surat. Proses tersebut bertujuan memastikan bahwa dokumen yang diterima telah sesuai dan tidak terdapat kekurangan. Setelah proses pemeriksaan selesai, staf tata usaha atau petugas persuratan mengambil surat fisik dari PTSP.
Surat yang telah diterima kemudian dipilah berdasarkan jenisnya, seperti surat umum, surat KN, surat pribadi, SPDP, maupun surat biasa. Proses pemilahan ini bertujuan untuk memudahkan pengelolaan serta proses distribusi surat sesuai dengan karakteristik dan tujuan masing-masing surat.
Digitalisasi Pencatatan dan Verifikasi Surat
Selanjutnya, staf tata usaha melakukan pencatatan surat secara elektronik dengan menginput data surat masuk ke dalam aplikasi SIPEDE. Penginputan ini dilakukan sebagai bentuk administrasi dan dokumentasi agar seluruh surat masuk dapat terdokumentasi dengan baik serta memudahkan proses penelusuran apabila diperlukan.
Setelah data surat diinput, Kepala Bagian Tata Usaha melakukan verifikasi terhadap surat masuk untuk memastikan kebenaran dan kelengkapan informasi yang telah dicatat. Surat yang telah diverifikasi kemudian diteruskan kepada pimpinan untuk ditindaklanjuti melalui pemberian disposisi sesuai dengan isi dan tujuan surat.
Setelah pimpinan memberikan disposisi, Kepala Bagian Tata Usaha kembali melakukan verifikasi terhadap hasil disposisi tersebut sebelum surat didistribusikan lebih lanjut. Selanjutnya, staf tata usaha menerima kembali surat yang telah diberi disposisi oleh pimpinan melalui Kepala Bagian Tata Usaha.
Tahap berikutnya adalah melakukan pencatatan surat ke dalam buku agenda disposisi sesuai dengan bidang yang dituju. Setelah itu, staf tata usaha mengklasifikasikan isi surat berdasarkan bidang tugas masing-masing agar surat dapat disampaikan kepada pihak yang berwenang untuk menindaklanjuti isi surat tersebut. Sebagai tahap akhir, surat yang telah diklasifikasikan diserahkan kepada sekretaris asisten bidang sesuai dengan bidang masing-masing untuk diproses lebih lanjut berdasarkan disposisi pimpinan.
Pemanfaatan SIPEDE Mendukung Administrasi Persuratan Digital
Ini merupakan proses pekerjaan selama PKL yang dilakukan sehari-hari di Kejaksaan Tinggi Jawa Timur. Dari proses tersebut, saya memahami bahwa administrasi persuratan bukan sekadar kegiatan menerima dan mengirim surat. Setiap tahapan memiliki tujuan untuk menjaga ketepatan informasi, memperjelas tanggung jawab setiap pegawai, serta memastikan seluruh dokumen dapat dipertanggungjawabkan apabila dibutuhkan di kemudian hari.
Salah satu hal yang menarik selama magang adalah penggunaan aplikasi SIPEDE sebagai media pengelolaan persuratan. Melalui aplikasi ini, proses pencatatan, verifikasi, hingga disposisi surat dilakukan secara digital sehingga mempermudah pengawasan dan mempercepat proses administrasi.
Administrasi Persuratan sebagai Bekal Profesional Mahasiswa
Administrasi persuratan bukan sekadar kegiatan menerima dan mengirim surat. Proses ini merupakan bagian penting dari sistem kerja organisasi yang mendukung efektivitas koordinasi, pengambilan keputusan, serta penyelenggaraan pelayanan publik yang tertib dan akuntabel. Pengalaman ini menjadi bekal yang berharga untuk mengembangkan kompetensi sebagai mahasiswa di bidang Kearsipan dan Informasi Digital. Selain itu, pengalaman tersebut juga mempersiapkan diri dalam menghadapi dunia kerja di masa mendatang.
[BACA JUGA: Mengupas Penyelesaian SP2DK atas Pembebanan Biaya Fiskal]
Penulis: Sabrina Ar Rizkiyah
Editor: Vioretha (Tim Branding Vokasi)
