VOKASI NEWS – Membangun efisiensi pengadaan barang di perusahaan manufaktur melalui strategi pengelolaan yang tepat guna meningkatkan produktivitas dan menekan biaya operasional.
Pengadaan barang memegang peranan penting dalam menunjang operasional perusahaan, khususnya dalam sektor manufaktur. PT PG Rajawali I Surabaya merupakan perusahaan agroindustri tebu yang sangat bergantung pada kelancaran proses pengadaan mesin dan suku cadang. Ketersediaan barang yang tepat waktu dan sesuai spesifikasi menjadi penentu utama keberhasilan produksi.
Sebagai bagian dari holding BUMN ID FOOD, PT PG Rajawali I menjalankan pengolahan bahan baku tebu menjadi gula dan produk turunan lainnya. Untuk menjaga kelangsungan produksinya, perusahaan membutuhkan sistem pengadaan yang tidak hanya efisien tetapi juga transparan dan akuntabel. Berdasarkan studi yang dilakukan di perusahaan tersebut, ditemukan beberapa tantangan dalam pelaksanaan sistem pengadaan barang.
Kendala dan Permasalahan yang Dihadapi
Beberapa masalah utama teridentifikasi dalam sistem pengadaan barang. Keterlambatan pengiriman dari pemasok merupakan salah satu persoalan yang paling berdampak langsung terhadap produksi. Barang yang diterima tidak sesuai jadwal atau spesifikasi, menyebabkan keterlambatan dalam perakitan mesin, yang pada akhirnya mengganggu jadwal produksi. Dampak dari kendala ini adalah berkurangnya keuntungan dan meningkatnya beban biaya operasional.
Selain itu, terdapat permasalahan terkait kelengkapan dokumen dan terdapat dokumen penting yang tidak memiliki nomor urut tercetak. Padahal, dokumen ini berfungsi sebagai bukti legal bahwa barang telah diterima sesuai kesepakatan. Hal tersebut dapat menyulitkan saat audit maupun saat terjadi perselisihan.
Struktur Sistem dan Pengendalian Internal
Pengadaan barang di PT PG Rajawali I melibatkan berbagai fungsi mulai dari gudang, produksi, SDM-Umum, pengadaan, hingga keuangan dan akuntansi. Setiap bagian memiliki peran spesifik mulai dari pembelian, menyetujui spesifikasi dan anggaran, penerimaan, penyimpanan, hingga melakukan pencatatan dan pembayaran.
Dalam praktiknya, sistem pengendalian internal di perusahaan ini sudah mengadopsi beberapa unsur penting seperti pemisahan fungsi, rotasi jabatan, dan pemeriksaan mendadak. Namun, masih ditemukan bagian yang memegang lebih dari satu fungsi, seperti gudang yang juga bertindak sebagai penerima barang. Hal ini berisiko terhadap integritas proses pengadaan.
Upaya Perbaikan dan Rekomendasi
Untuk meningkatkan kinerja sistem pengadaan, beberapa langkah strategis perlu diterapkan. Pertama, perlunya evaluasi berkala terhadap kinerja pemasok, termasuk konsistensi pengiriman dan kesesuaian barang. Kedua, penerapan sistem penomoran dokumen secara digital guna memudahkan pelacakan dan mengurangi risiko kehilangan dokumen penting.
Selain itu, pemeriksaan dokumen sebaiknya dilakukan oleh pihak independen sebelum proses pembayaran dilaksanakan. Hal ini untuk memastikan bahwa setiap transaksi telah melalui prosedur yang benar dan terhindar dari potensi kesalahan atau kecurangan.
[BACA JUGA: Optimalisasi Prosedur Penyusunan CaLK Pemerintah Daerah]
Efisiensi dalam pengadaan barang merupakan pondasi penting dalam menjaga kelangsungan dan daya saing perusahaan manufaktur. PT PG Rajawali I sebagai bagian dari industri strategis nasional menunjukkan komitmen untuk terus melakukan evaluasi dan perbaikan terhadap sistem yang diterapkan. Pembenahan sistem pengadaan tidak hanya akan meningkatkan produktivitas tetapi juga menciptakan tata kelola perusahaan yang lebih transparan dan akuntabel.
***
Penulis: Karina Dewi Maghfiroh
Pembimbing: Anisa Fitri Sya’bania
Program Studi: D3 Akuntansi
Editor: Fatikah Rachmadianty
