VOKASI NEWS – Mahasiswa D-IV Manajemen Perkantoran Digital Fakultas Vokasi Universitas Airlangga melaksanakan kegiatan magang industri di PT Petrokimia Gresik. Kegiatan ini bertujuan untuk memahami pengelolaan arsip dokumen, administrasi pemasaran dan penjualan, serta budaya kerja profesional di lingkungan industri.
Melalui magang yang berlangsung selama empat bulan di Departemen Administrasi Pemasaran dan Penjualan, berbagai pengalaman baru diperoleh dalam memahami proses administrasi perusahaan. Selain itu, kegiatan ini memberikan kesempatan untuk melihat secara langsung bagaimana pengelolaan dokumen dan informasi dilakukan guna mendukung kelancaran operasional perusahaan.
Selama pelaksanaan magang, berbagai aktivitas administrasi dijalankan, khususnya pada bagian Pengelolaan Arsip Dokumen Distributor. Pengalaman tersebut memberikan pemahaman mengenai pentingnya ketelitian, tanggung jawab, dan kemampuan beradaptasi dalam mendukung operasional perusahaan.
Belajar Pengelolaan Arsip di Lingkungan Industri
Salah satu aktivitas utama selama magang adalah membantu pengelolaan arsip dokumen distributor. Kegiatan yang dilakukan meliputi pemeriksaan kelengkapan dokumen, pencocokan data, pengelompokan arsip, pencatatan administrasi, hingga penyimpanan dokumen sesuai sistem klasifikasi yang berlaku.
Melalui aktivitas tersebut, pemahaman mengenai pentingnya pengelolaan arsip semakin meningkat. Arsip tidak hanya berfungsi sebagai tempat penyimpanan dokumen, tetapi juga menjadi sumber informasi yang mendukung proses administrasi, pengambilan keputusan, serta kelancaran kegiatan pemasaran dan penjualan perusahaan.
Pengalaman Mengelola Dokumen Distributor
Selain pengarsipan, kegiatan magang juga melibatkan penataan dokumen distributor dalam bentuk fisik maupun digital. Berbagai dokumen, seperti perjanjian kerja sama, laporan penjualan, dokumen penyaluran pupuk, dan dokumen pendukung lainnya, dikelola secara sistematis agar mudah ditemukan kembali saat diperlukan.
Kegiatan penemuan kembali arsip yang dibutuhkan oleh unit kerja lain turut memberikan pemahaman mengenai pentingnya sistem pengarsipan yang tertata dengan baik. Oleh karena itu, ketelitian, kerapian, serta kemampuan menjaga keamanan dan kerahasiaan dokumen menjadi aspek penting dalam setiap proses pengelolaan arsip.
Selain itu, mahasiswa juga memperoleh pengalaman dalam memahami alur administrasi yang terintegrasi dengan kebutuhan operasional perusahaan. Pengalaman tersebut membantu meningkatkan kemampuan analisis serta keterampilan administrasi yang dibutuhkan di dunia kerja.
Menjadi Lebih Siap Menghadapi Dunia Kerja
Kegiatan magang memberikan pengalaman berharga dalam memahami budaya kerja profesional yang diterapkan di PT Petrokimia Gresik. Tidak hanya meningkatkan kompetensi administrasi dan kearsipan, kegiatan ini juga melatih kemampuan komunikasi, kerja sama tim, kedisiplinan, serta tanggung jawab dalam menyelesaikan pekerjaan.
Di samping itu, pemanfaatan sistem administrasi dan pengarsipan berbasis teknologi memberikan wawasan mengenai pentingnya transformasi digital. Sistem tersebut membantu meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja di lingkungan perusahaan.
Melalui pengalaman tersebut, mahasiswa memperoleh gambaran nyata mengenai dunia kerja yang dinamis dan kompetitif. Bekal tersebut menjadi modal penting dalam mempersiapkan diri untuk memasuki dunia profesional setelah menyelesaikan pendidikan.
Pada akhirnya, kegiatan magang tidak hanya mengembangkan kemampuan administrasi dari sisi teknis. Kegiatan ini juga membantu membentuk profesionalisme, etika kerja, serta kesiapan untuk berkontribusi di dunia industri pada masa mendatang.
[BACA JUGA: Work-Life Balance dan Budaya Kerja Modern]
Penulis: Ayu Indah Nadjwa
Editor: Sinta Rahmah (Tim Vokasi Branding)
