VOKASI NEWS – Transaksi pembelian adalah kegiatan di mana perusahaan atau individu membeli barang atau jasa dari pemasok atau vendor untuk memenuhi kebutuhan operasional atau konsumsi. Proses ini melibatkan berbagai langkah mulai dari identifikasi kebutuhan, pemilihan pemasok, negosiasi harga dan syarat, penerimaan barang atau jasa, hingga pembayaran kepada pemasok. Transaksi pembelian bertujuan untuk memastikan bahwa barang atau jasa yang diperlukan tersedia tepat waktu, dengan kualitas yang diinginkan, dan harga yang kompetitif.
Proses Transaksi Pembelian
- Identifikasi Kebutuhan
Permintaan Pembelian merupakan proses dimulai dengan identifikasi kebutuhan barang atau jasa oleh berbagai departemen dalam perusahaan. Kebutuhan ini diidentifikasi berdasarkan perencanaan produksi yang dibutuhkan. Departemen mengajukan permintaan pembelian kepada departemen pembelian. Permintaan ini mencakup rincian barang atau jasa yang diperlukan, jumlah, dan waktu kebutuhan.
- Pemilihan Pemasok
Departemen pembelian melakukan evaluasi terhadap calon pemasok berdasarkan kriteria seperti harga, kualitas, dan kapasitas. Kemudian melakukan permintaan penawaran yang nantinya akan dikirimkan kepada pemasok terpilih untuk mendapatkan informasi mengenai harga dan syarat-syarat pembelian.
- Negosiasi dan Penerbitan Pesanan Pembelian
Setelah menerima penawaran dari pemasok, departemen pembelian melakukan negosiasi untuk mendapatkan harga terbaik dan syarat-syarat yang menguntungkan. Melakukan kontrak pembelian setelah melakukan proses negosiasi yang dicatat dalam kontrak pembelian atau pesanan pembelian (Purchase Order – PO). Setelah negosiasi selesai, pesanan pembelian diterbitkan dan dikirimkan kepada pemasok. Purchase Order mencakup rincian barang atau jasa yang dipesan, jumlah, harga, syarat pembayaran, dan tanggal pengiriman.
- Penerimaan Barang, Pemeriksaan dan Persetujuan Faktur
Barang atau jasa yang dipesan diterima dan diperiksa untuk memastikan kesesuaian pembelian dalam hal kuantitas dan kualitas. Kemudian bagian penerimaan membuat laporan penerimaan barang yang mencatat kondisi dan jumlah barang yang diterima. Setelah diverifikasi, faktur disetujui untuk pembayaran. Dokumen pendukung seperti purchase order dan laporan penerimaan dilampirkan sebagai bukti.
- Pembayaran
Pembayaran dilakukan sesuai dengan syarat yang telah disepakati, baik secara tunai maupun kredit. Pembayaran dapat dilakukan melalui transfer bank, cek, atau metode pembayaran lainnya. Departemen keuangan melakukan rekonsiliasi untuk memastikan bahwa pembayaran yang dilakukan sesuai dengan faktur yang disetujui.
- Evaluasi dan Monitoring
Setelah transaksi selesai, departemen pembelian melakukan evaluasi terhadap kinerja pemasok berdasarkan ketepatan waktu pengiriman, kualitas barang, dan kesesuaian dengan kontrak. Proses pembelian secara keseluruhan dimonitor dan dievaluasi secara berkala untuk memastikan efisiensi, kepatuhan terhadap prosedur, dan perbaikan berkelanjutan.
Manfaat Melakukan Transaksi
Manfaat dari transaksi pembelian yang efektif sangat luas dan melibatkan aspek-aspek penting dari operasional perusahaan, mulai dari kontrol biaya dan ketersediaan barang hingga hubungan dengan pemasok dan kepatuhan regulasi. Dengan mengelola transaksi pembelian dengan baik, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi operasional, memastikan kualitas produk, dan mendukung kepuasan pelanggan serta pertumbuhan bisnis yang berkelanjutan.
Tantangan dalam Transaksi Pembelian
Meskipun memiliki banyak manfaat, transaksi pembelian juga menghadapi berbagai tantangan, antara lain:
- Terjadi fluktuasi harga, perubahan harga pasar dapat mempengaruhi biaya pembelian dan anggaran perusahaan. Penting untuk memiliki strategi pengadaan yang fleksibel untuk mengatasi fluktuasi harga.
- Ketergantungan pada pemasok tertentu dapat menjadi risiko jika pemasok tersebut menghadapi masalah produksi atau logistik. Diversifikasi pemasok dapat mengurangi risiko ini.
- Memastikan kualitas barang yang konsisten dari pemasok dapat menjadi tantangan. Perlunya pengendalian kualitas yang ketat dan inspeksi reguler terhadap barang yang diterima.
- Proses administrasi yang rumit dan birokratis dapat memperlambat transaksi pembelian. Otomatisasi dan digitalisasi proses pembelian dapat meningkatkan efisiensi.
- Mematuhi berbagai regulasi dan standar yang berlaku dalam pengadaan barang dan jasa dapat menjadi tantangan. Perusahaan perlu selalu memperbarui kebijakan dan prosedur untuk memastikan kepatuhan.
BACA JUGA: [Mahasiswa UNAIR Gali Potensi Digitalisasi pada Es Dawet Blauran melalui Wawancara Eksklusif]
Dengan demikian, pemahaman dan pengelolaan yang baik terhadap proses, manfaat, dan tantangan dalam transaksi pembelian akan membantu perusahaan dalam mencapai efisiensi, kepuasan pelanggan, dan pertumbuhan yang berkelanjutan. Dengan memanfaatkan manfaat dari proses pembelian dan mengatasi tantangan yang ada, perusahaan dapat mengoptimalkan pengadaan barang dan jasa serta meningkatkan daya saing di pasar.
***
Penulis: Saffanah Salsabila
Editor: Puspa Anggun Pertiwi
