VOKASI NEWS – Optimalisasi pelayanan publik pada pengelolaan arsip statis pada studi kasus Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur.
Pengelolaan arsip statis oleh instansi pemerintah menjadi pondasi penting dalam membangun pelayanan publik yang transparan dan efisien pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur, kualitas layanan ini menjadi sorotan penting. Mengoptimalkan setiap aspek pelayanan publik menjadi kekuatan utama dalam mewujudkan tata kelola yang efektif dan mampu menindaklanjuti kebutuhan masyarakat. Sebab itu sangat penting untuk memaksimalkan kualitas layanan publik di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur supaya layanan tersebut tidak hanya memenuhi standar minimum, tetapi juga mampu membuat masyarakat puas dan mudah untuk mengaksesnya.
Dalam konteks pelayanan publik, keberadaan dan akses terhadap arsip yang baik sangat berpengaruh terhadap transparansi, akuntabilitas, dan efisiensi layanan. Secara keseluruhan, usaha untuk memperbaiki pengelolaan arsip permanen ini tidak hanya menguatkan sistem pelayanan publik, tetapi juga menumbuhkan kepercayaan dari masyarakat.
Pelayanan Publik pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur terus berupaya meningkatkan kualitas layanan publik melalui pengelolaan arsip statis yang akuntabel dan responsif. Penelitian terbaru yang mengacu pada teori New Public Service menunjukkan bahwa pelayanan publik di instansi ini sudah mencerminkan prinsip partisipatif, kolaboratif, dan berorientasi pada kebutuhan masyarakat.
Program edukatif seperti WARAS (Wisata Arsip untuk Anak Sekolah) menjadi contoh kolaborasi efektif antara Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur dan institusi pendidikan. Di samping itu, petugas dinas juga aktif bekerja sama dalam menangani arsip asing menggunakan platform digital seperti SIKN dan JIKN.
Partisipasi masyarakat dalam pelayanan juga cukup tinggi. Masyarakat tak hanya mengakses informasi, tetapi juga menyampaikan kritik terkait kenyamanan ruang dan kinerja petugas magang. Meski belum tersedia sistem pengaduan digital, interaksi langsung antara pengguna dan petugas menunjukkan adanya ruang dialog yang terbuka.
Dari sisi orientasi layanan, Disperpusip Jatim menyesuaikan pendekatan terhadap beragam kebutuhan pengguna, mulai dari pelajar hingga akademisi. Petugas melayani dengan pendekatan komunikatif, memberi solusi alternatif, dan mempermudah perizinan bagi pengguna dari luar daerah. Namun, tantangan masih ada, terutama dalam hal akses daring yang lambat dan sistem penomoran arsip yang belum konsisten.
Terkait transparansi, petugas menyampaikan informasi prosedural secara jelas dan menunjukkan profesionalisme dalam kondisi terbatas. Meski begitu, pelaporan kinerja secara terbuka belum berjalan optimal.
[BACA JUGA: Perbedaan Persepsi Etika Profesi Arsiparis antara Gen X dan Y di DISPUSIP Jawa Timur]
Studi Kasus dan Rekomendasi Perbaikan
Disperpusip Jatim menghadapi hambatan infrastruktur seperti koneksi internet yang tidak stabil dan keterbatasan sumber daya manusia. Meski sebagian besar petugas berusia lanjut, mereka tetap disiplin dan aktif mengikuti pelatihan serta bimbingan teknis. Arsip fisik sudah terorganisir rapi dan terintegrasi dalam sistem SIKN dan JIKN. Ruang pelayanan yang strategis, lengkap dengan buku referensi dan daftar arsip, turut mendukung aksesibilitas.
Untuk meningkatkan pelayanan, dinas perlu mempercepat digitalisasi arsip dan memperluas pelatihan bagi petugas. Pemerintah daerah diharapkan memberikan dukungan dalam bentuk regulasi, anggaran, dan kebijakan strategis. Peningkatan fasilitas seperti AC dan sarana digital menjadi penting demi kenyamanan pengunjung. Evaluasi berkala dan tindak lanjut atas masukan pengguna juga harus menjadi agenda utama demi terciptanya pelayanan publik yang berkualitas dan berkelanjutan.
***
Penulis: Muhammad Ardi Arika Putra
Editor: Habibah Khaliyah
