VOKASI NEWS – Hotel Novotel Samator Surabaya Timur merupakan salah satu hotel berbintang empat yang berada di bawah jaringan Accor International Hotels. Sebagai bagian dari industri perhotelan yang berorientasi pada pelayanan prima, hotel ini memerlukan sistem yang efisien untuk mendukung kegiatan operasional, salah satunya dalam pengelolaan persediaan barang. Pengelolaan persediaan barang di hotel menjadi komponen penting dalam menjaga kelancaran aktivitas sehari-hari. Salah satu contohnya seperti penyediaan makanan, perlengkapan kamar, dan kebutuhan operasional lainnya. Untuk menjawab tantangan tersebut, Hotel Novotel Samator Surabaya Timur mengimplementasikan sistem informasi akuntansi yang terintegrasi bernama Rhapsody.
BACA JUGA: [Kesalahan Pengenaan Tarif Atas Pajak Penghasilan Pasal 21 Berdampak Pada Kerugian Perusahaan]
Sistem informasi akuntansi berperan dalam mendokumentasikan dan memverifikasi seluruh transaksi yang berkaitan dengan pembelian dan persediaan. Dokumen seperti Purchase Order (PO), Market List Order (MLO), dan Receiving Report (RR) menjadi bukti administrasi utama dalam proses ini. Setiap pengeluaran barang di data secara real-time agar manajemen dapat memantau stok serta kebutuhan departemen terkait secara akurat. Namun, implementasi sistem ini tidak terlepas dari kendala. Salah satu permasalahan yang sering terjadi adalah ketidaksesuaian barang yang dikirim oleh vendor terhadap pesanan. Ketidaksesuaian ini mencakup jumlah, jenis, atau kualitas barang yang tidak sesuai dengan spesifikasi yang telah ditetapkan dalam dokumen pemesanan.
Dampak Ketidaksesuaian Persediaan di Hotel Novotel Surabaya
Ketidaksesuaian tersebut berdampak pada proses administrasi, khususnya pada bagian verifikasi invoice oleh divisi Account Payable. Saat barang yang diterima tidak sesuai, invoice yang diterbitkan vendor harus mengalami revisi, yang menyebabkan keterlambatan dalam proses pembayaran utang. Selain memperlambat arus kas, kondisi ini juga berpotensi menurunkan kredibilitas hotel di mata pemasok. Untuk mengatasi hal tersebut, diperlukan koordinasi yang lebih efektif antara divisi purchasing, receiving, dan akuntansi. Selain itu, penguatan sistem pengendalian internal seperti pemisahan fungsi, otorisasi dokumen, dan prosedur verifikasi berlapis sangat penting dalam meminimalkan kesalahan serta menjaga akurasi data.
Sistem informasi akuntansi yang efektif tidak hanya mencakup pencatatan dan pelaporan, tetapi juga mendukung pengambilan keputusan yang cepat dan tepat. Oleh karena itu, peningkatan kualitas sistem informasi, pelatihan staf, dan evaluasi berkala terhadap proses kerja menjadi langkah penting dalam menunjang keberhasilan pengelolaan persediaan barang di Hotel Novotel Samator Surabaya Timur. Melalui penerapan sistem yang tepat, diharapkan hotel dapat meningkatkan efisiensi operasional, mempercepat proses administrasi, serta menjaga hubungan kerja yang baik dengan para pemasok, yang pada akhirnya akan berkontribusi pada kepuasan pelanggan dan reputasi hotel secara keseluruhan.
***
Penulis: Faretha Agnecia Firdaus
Editor: Oky Sapto Mugi Saputro
