VOKASI NEWS – Sertifikat tanah merupakan arsip vital yang diterbitkan oleh Badan Pertanahan Nasional sebagai bukti sah kepemilikan atas sebidang lahan atau tanah. Sertifikat tanah di Indonesia menjadi dasar hukum dalam berbagai transaksi ekonomi. Transaksi tersebut meliputi kegiatan jual, beli, sewa, serta gadai. Menurut Mulia dkk. (2022) arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang. Pengelolaan arsip vital harus diterapkan dengan sangat bagus karena sifatnya yang tidak tergantikan. Salah satu upaya pengamanan tersebut yakni melalui penataan arsip vital sesuai standar ANRI. Penataan arsip vital berdasarkan Perka ANRI dilakukan melalui beberapa tahapan sistematis. Tahapan tersebut meliputi pemeriksaan berkas, penentuan indeks berkas, serta penggunaan tunjuk silang. Tunjuk silang digunakan jika berkas memiliki keterkaitan dengan media yang berbeda. Proses akhir penataan melibatkan pelabelan dan penempatan arsip secara rapi.
Praktik Penataan Arsip di Kantor Pertanahan Kabupaten Tuban
Kantor Pertanahan Kabupaten Tuban adalah lembaga pemerintah yang bertanggung jawab untuk mengelola lahan dan sumber daya alam di wilayah kabupaten. Kantor Pertanahan Kabupaten Tuban sendiri berlokasi di Jl. Dr. Wahidin Sudirohusodo No. 49, Latsari, Kec. Tuban, Kabupaten Tuban, Jawa Timur. Pelaksanaan praktik kerja lapangan berlangsung dari tanggal 27 April 2026 hingga 27 Juni 2026. Kegiatan praktik ini bertempat di unit Penetapan Hak dan Pendaftaran. Salah satu tugas penugasan selama praktik kerja lapangan adalah penataan arsip vital buku tanah.
Penataan buku tanah ini berjalan sesuai dengan standar resmi ANRI. Tahapannya meliputi pemeriksaan, penentuan indeks berkas, dan penggunaan tunjuk silang. Tunjuk silang dilakukan apabila ada berkas terkait yang memiliki jenis media berbeda. Proses kemudian diakhiri dengan pelabelan serta penempatan arsip. Pada tahap pemeriksaan, petugas memilah dan memeriksa judul dari buku tanah tersebut. Pemeriksaan judul dimulai dari komponen hak, nomor, kecamatan, hingga desa. Langkah selanjutnya menentukan indeks dengan mencari kata kunci nama desa dan kecamatan. Nama desa dan kecamatan di Kabupaten Tuban tersebut kemudian diurutkan sesuai nomor. Penggunaan tunjuk silang biasanya digunakan untuk arsip surat ukur yang sedang disimpan atau digunakan oleh unit lain, untuk mengetahui lokasinya. Pelabelan dilaksanakan bersamaan dengan penempatan arsip ke rak. Arsip buku tanah dimasukkan ke dalam folder lalu diberi label desa dan nomornya.
Dampak Penataan Arsip terhadap Efisiensi Administrasi
Hasil dari penataan arsip tentunya sangat membantu dalam kegiatan administrasi, hal tersebut terbukti dengan mudahnya temu kembali arsip yang dibutuhkan. Kemudahan penemuan arsip dapat mempersingkat waktu yang dibutuhkan dalam proses pencarian. Pegawai yang mau meminjam arsip bisa mendapatkannya secara lebih cepat. Kondisi ini secara langsung mempercepat seluruh kegiatan administrasi kantor. Arsip yang ditata dengan baik mengurangi risiko salah simpan berkas. Sebab, kesalahan penempatan arsip akan mempersulit kegiatan pencarian dokumen kedepannya. Kelancaran administrasi yang dilakukan tentu membantu mengoptimalkan pelayanan kepada masyarakat. Masyarakat menjadi lebih puas dengan kecepatan dan ketepatan layanan yang diberikan.
Penataan arsip merupakan aspek penting dalam mendukung tata kelola administrasi yang efektif. Hal ini berlaku di instansi pemerintah, khususnya Kantor Pertanahan Kabupaten Tuban. Lembaga ini mengelola berbagai arsip vital sebagai dasar pelayanan masyarakat. Penerapan penataan arsip sesuai standar ANRI tidak hanya mempermudah proses temu kembali. Langkah ini juga menjaga keamanan, keutuhan, dan keberlanjutan informasi di dalamnya. Melalui kegiatan Praktik Kerja Lapangan, mahasiswa memperoleh kesempatan menerapkan kompetensi kearsipan. Mahasiswa sekaligus berkontribusi dalam mendukung pengelolaan arsip yang tertib dan efisien. Praktik penataan arsip yang baik diharapkan dapat terus dipertahankan dan dikembangkan. Pengembangan ini menjadi bagian upaya meningkatkan kualitas administrasi pertanahan. Layanan pertanahan pun dapat berjalan secara cepat, tepat, dan profesional.
[BACA JUGA: Memperkuat Layanan Gizi Balita Ketapanrame melalui Sistem Rekomendasi Berbasis Fuzzy Tahani]
Penulis : Ircham Ali Mahzuri
Pembimbing : Dessy harisanty
Editor: Nawal Eka Paramita (Tim Vokasi Branding)
