VOKASI NEWS – Seorang mahasiswa Prodi Perpustakaan UNAIR membagikan pengalamannya selama melakukan kegiatan magang di salagh
Dinamika dunia kerja yang pesat ini, pengalaman praktis di dunia kerja menjadi suatu aspek yang tidak dapat diabaikan bagi mahasiswa. Pengetahuan teoritis dan kemampuan praktikal menjadi pondasi yang mendasari kemampuan menuntaskan suatu pekerjaan. Upaya dalam menunjang kinerja, magang menjadi salah satu upaya efektif untuk menggali pemahaman mendalam tentang dunia kerja. Berdasarkan pernyataan Brown & Huang (2020), magang memberikan banyak benefit serta dampak bagi mahasiswa, terutama terkait keterampilan dan kompetensi, perluasan jaringan profesional, dan kesiapan dalam bekerja. Seorang mahasiswa Prodi Perpustakaan UNAIR berkesempatan magang di Divisi SDM dan Umum PT Pelindo Properti Indonesia yang merujuk pada pekerjaan tata kelola arsip perusahaan sesuai dengan latar belakang pendidikan mahasiswa. Selain belajar arsip, mahasiswa magang belajar terkait jobdesk divisi SDM dan layanan umum. Layanan umum ini seperti mendata Surat Perintah Perjalanna Dinas (SPPD) dan mengikuti virtual zoom meeting pada suatu agenda.
Pengolahan Arsip Perusahaan PT Pelindo Properti Indonesia
Pelaksanaan pekerjaan selama magang oleh Mahasiswa Prodi Perpustakaan dalam bidang arsip dimulai dari proses sortir, pengelompokkan, penginputan, penataan (shelving), dan sampai pada tahap akhir finishing tata ruang. Seluruh proses tersebut memerlukan waktu yang tidak singkat. Hal ini disebabkan karena proses dimulai dari awal dan membuat klasifikasi arsip karena dokumen mengalami perpindahan dari kantor lama ke kantor baru. Proses awal dilakukan penyortiran arsip dokumen berdasarkan jenis divisi, aktif dan inaktif. Dokumen semua divisi seperti teknik, keuangan, bisnis mulai dari tahun 2019 kebawah dijadikan satu dan diwadahi kedalam kardus tebal dan container box. Dokumen aktif tahun 2019 keatas diletakkan sesuai penataan (shelving) di rak berdasarkan jenis arsip dan tahun arsip. Arsip diintegrasikan dengan sistem e-arsip dan diproses dengan melakukan penginputan data arsip seperti judul dokumen, tahun, lokasi dokumen (letak rak/filling cabinet, baris, kode filebox) dan softfile dokumen yang didapat dari scan dokumen. Information retrieval arsip yang baik menjadi indikator kualitas pengolahan arsip.
Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) Pengolahan Arsip Perusahaan
Pembuatan SOP pengolahan arsip diharapkan mampu menjadi acuan dalam proses alur kinerja arsip perusahaan. Tanpa adanya SOP yang konkrit, maka alur kerja sistem arsip tidak akan berjalan dengan baik. Pembuatan SOP didasari dengan dasar hukum internal perusahaan, sehingga terdapat sumber referensi dalam membuat SOP. Keberhasilan dalam membuat SOP tentu diukur dari sejauh mana user mampu memahami alur kerja melalui diagram alir dan prosedur tertulis tanpa membutuhkan waktu yang cukup lama. Mahasiswa membuat diagram alir melalui website draw.io. Kalimat pada prosedur disusun sesederhana mungkin agar mudah dipahami. Sebagai pedoman dalam tata kelola arsip mulai dari penyortiran sampai dengan pemusnahan arsip. SOP menjadi peraturan tertulis yang wajib ditaati oleh pegawai perusahaan di PT Pelindo Properti Indonesia. SOP pengolahan arsip menjadi titik ujung penyelesaian pengelolaan arsip di PT Pelindo Properti Indonesia oleh mahasiswa magang.
BACA JUGA : Kemeriahan Demoday Bazar 2024, Entrepreneurship Project Departemen Bisnis Fakultas Vokasi
***
Penulis : Novita Ayu Andriana
Editor : Maulidatus Solihah
