VOKASI NEWS – Sistem akuntansi kas kecil merupakan bagian dari sistem akuntansi yang dirancang untuk transaksi dalam perhitungan pengeluaran kas kecil. Adapun proses pengelolaan kas kecil dapat dilakukan dengan dua metode sebagai berikut:
Sistem Dana Tetap (Imprest Funds System)
Sistem dana tetap adalah suatu dana yang tersedia pada pengguna kas kecil yang jumlahnya tidak berubah atau tetap. Dalam arti jumlah dana kas kecil selalu tetap sebesar dana yang diterima pada saat permulaan pembentukan. Pada sistem imprest, pencatatan atas pengeluaran kas kecil dibuat setiap kali dana kas kecil diisi kembali. Ciri-cirinya adalah sebagai berikut:
- Jumlahnya selalu tetap untuk periode tertentu,
- Tidak perlu mengadakan jurnal pengeluaran kas.
Metode dana tetap adalah metode untuk mengisi dan mengelola kas kecil yang jumlah kas kecil selalu tetap dari waktu ke waktu, hal tersebut dikarenakan pengisian kembali kas kecil akan selalu sama dengan jumlah yang telah dikeluarkan sebelumnya. Pengeluaran kas kecil yang dicatat dengan metode imprest tidak perlu mencatat jurnal atas setiap transaksi yang telah terjadi. Bukti transaksi dikumpulkan, dan disimpan pada saat pengisian kembali, kas kecil akan diisi kembali berdasarkan jumlah dari seluruh bukti transaksi tersebut.
Dalam pencatatan kas kecil menggunakan metode dana tetap memiliki kelebihan, yaitu :
- Lebih efisien, karena dalam melakukan pencatatan hanya pada saat akan melakukan pengisian kembali dana kas kecil
- Lebih jelas, karena dalam melakukan pencatatan menggunakan bukti- bukti transaksi
- Dalam memperkirakan jumlah dana yang akan dipakai lebih mudah, karena jumlah dana selalu tetap.
Pencatatan menggunakan metode tetap juga memiliki kekurangan dalam pelaksanaanya, yaitu:
- Saldo tidak bisa ditambah saat di tengah periode,
- Jumlah saldo susah untuk diketahui karena jumlah saldo hanya dapat diketahui saat akan melakukan pengisian kembali kas kecil. (Darwis, Wahyuni, and Dartono 2020)
Sistem Dana Berubah (Fluctuation Fund System)
Dalam sistem ini jumlah dana yang diisi ke dalam kas kecil tidak selalu sama dengan saldo awal saat pengisian dana kas kecil. Pengisian dana kas kecil dapat berbeda baik besar maupun lebih kecil dari jumlah saldo saat pengisian pertama dan pencatatan jurnalnya berbeda.
Pembentukan dana kas kecil disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan yang nilainya bisa besar atau kecil. Bagian akuntansi mencatat perubahan dalam kas kecil sesuai dengan tanggal dan jumlah bukti pengeluaran dana kas kecil. Setiap pengeluaran yang menggunakan kas kecil harus selalu dicatat di jurnal berdasarkan bukti secara detail (Darwis, Wahyuni, and Dartono 2020). Adapun ciri-cirinya yaitu jurnalnya selalu berubah dan melakukan jurnal untuk pemakaian kas.
BACA JUGA: Gambaran Penurunan Ketajaman Penglihatan Pada Pasien Penderita Diabetes Melitus Tipe 2
Adapun satu dokumen yang digunakan dalam sistem kas kecil, buku kas keluar. Bukti kas keluar berperan sebagai suatu instruksi untuk mengeluarkan kas dari fungsi akuntansi kas dengan jumlah yang telah tercatat dokumen tersebut. Dalam sistem dana kas kecil, dokumen sangat penting untuk pembentukan dana kas kecil dan saat pengisian kembali kas kecil. Dalam mencatat penggunaan kas kecil dengan metode fluktuasi memiliki kelebihan yaitu :
- Lebih praktis, karena pencatatan dilakukan secara langsung saat terjadi transaksi,
- Saldo dana kas kecil dapat diketahui dengan jelas karena pencatatan dilakukan setelah terjadi transaksi,
- Jika dana habis saat ditengah-tengah periode, pengisian kembali dana kas kecil dapat dilakukan tanpa perlu menunggu akhir periode.
Pencatatan menggunakan metode fluktuasi juga memiliki kekurangan dalam pelaksanaanya, yaitu:
- Lebih mudah terjadi pemborosan dana karena dana bisa ditambah saat ditengah periode dapat membuat kasir kas kurang berhati-hati dalam mengelola kas kecil
- Tidak adanya pos-pos pengeluaran, perusahaan tidak bisa melihat pos yang mempunyai pengeluaran, perusahaan tidak bisa melihat pos yang mempunyai pengeluaran terbanyak.
***
Penulis: Muhammad Aldi
Editor: Puspa Anggun Pertiwi
