Pentingnya Sistem Akuntansi dalam Pengelolaan Pembelian Perlengkapan Perusahaan

VOKASI NEWS – Sistem akuntansi menjadi kunci utama dalam pengelolaan pembelian perlengkapan perusahaan, memastikan setiap transaksi berjalan efisien dan terkontrol untuk mendukung kegiatan operasional yang optimal.

Perlengkapan merupakan barang yang mendukung kegiatan operasional perusahaan. Pembelian perlengkapan dapat dilakukan berulang selaras dengan kegiatan bisnis perusahaan. Oleh sebab itu diperlukan prosedur serta sistem yang jelas dan terarah dalam transaksinya. Menurut Priska (2014) sistem akuntansi sangat penting dan dievaluasi berdasarkan informasi dan dampaknya pada perusahaan akan sangat krusial terutama pada keefektifan dan keefisienan dalam pengelolaannya. 

Sistem akuntansi pembelian perlengkapan merupakan kumpulan dari dua atau lebih bagian yang terhubung satu sama lain dengan tujuan mencapai tujuan yang sama, yaitu pengelolaan pembelian yang efisien dan efektif. Dalam sistem ini, setiap bagian memiliki fungsi spesifik yang dirancang untuk mendukung dan memperkuat kegiatan keseluruhan sistem secara keseluruhan. Menurut Mulyadi (2016) ini bertujuan agar seluruh proses pembelian dapat berjalan dengan lancar, terkontrol, dan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan. 

Prosedur Permintaan Pesanan Berdasarkan Sistem Akuntansi

Prosedur permintaan pesanan merupakan tahap awal dalam proses pembelian yang dilakukan oleh departemen pemakai perlengkapan. Langkah-langkahnya meliputi:

1. Departemen pemakai mengidentifikasi kebutuhan perlengkapan dan membuat surat permintaan pembelian (Purchase Requisition).
2. Permintaan pembelian ini kemudian dikirim ke departemen pembelian untuk diproses lebih lanjut.

Prosedur Seleksi dan Penawaran Pemasok 

Prosedur ini melibatkan pemilihan pemasok yang tepat untuk menyediakan barang atau jasa yang dibutuhkan. Langkah-langkahnya termasuk:

1. Departemen pembelian mengidentifikasi daftar pemasok potensial.
2. Mengirimkan permintaan penawaran (Request for Quotation/RFQ) ke beberapa pemasok.
3. Menerima dan menganalisis penawaran dari pemasok berdasarkan harga, kualitas, dan syarat lainnya.
4. Memilih pemasok yang menawarkan nilai terbaik dan melakukan negosiasi jika diperlukan.

Prosedur Pemesanan Perlengkapan 

Setelah pemasok dipilih, departemen pembelian melakukan pemesanan perlengkapan melalui:

1. Pembuatan pesanan pembelian (Purchase Order) yang berisi rincian barang yang dipesan, jumlah, harga, dan syarat pembayaran.
2. Pesanan pembelian dikirim ke pemasok dan satu salinan disimpan untuk pencatatan.
3. Konfirmasi pesanan dengan pemasok untuk memastikan penerimaan dan kesepakatan syarat.

Prosedur Penerimaan Pesanan Menurut Sistem Akuntansi

Prosedur ini melibatkan penerimaan barang yang dipesan dan memastikan kesesuaian dengan pesanan. Langkah-langkahnya termasuk:

1. Departemen penerimaan barang memeriksa barang yang tiba berdasarkan pesanan pembelian.
2. Membuat laporan penerimaan barang (Receiving Report) yang mencatat kuantitas dan kondisi barang yang diterima.
3. Mengirimkan laporan penerimaan barang ke departemen pembelian dan akuntansi untuk pencatatan.

Prosedur Pencatatan Utang

Setelah barang diterima, langkah berikutnya adalah pencatatan utang yang harus dibayar ke pemasok. Prosedurnya meliputi:

1. Departemen akuntansi menerima faktur dari pemasok yang mencantumkan jumlah yang harus dibayar.
2. Verifikasi faktur dengan pesanan pembelian dan laporan penerimaan barang.
3. Mencatat utang pada buku besar utang (Accounts Payable Ledger) dan menyimpan faktur untuk pembayaran.

BACA JUGA: Kenali Faktor yang Berhubungan dengan Computer Vision Syndrome (CVS)

Prosedur Pembayaran dan Penyusunan Bukti Kas/Bank Keluar 

Prosedur ini mencakup pembayaran utang kepada pemasok dan pencatatan pengeluaran kas atau bank. Langkah-langkahnya meliputi:

1. Departemen keuangan membuat voucher pembayaran berdasarkan faktur yang telah diverifikasi.
2. Mengeluarkan cek atau melakukan transfer bank untuk membayar utang.
3. Menyusun bukti kas/bank keluar yang mencatat rincian pembayaran, termasuk nomor cek, tanggal, dan jumlah pembayaran.
4. Mencatat pembayaran pada buku besar kas/bank dan mengarsipkan bukti pembayaran.

Pengaturan Departemen dalam Sistem Akuntansi Pembelian

Menjalankan keseluruhan prosedur tersebut dibutuhkan sumber daya manusia yang terbagi dalam departemen-departemen yang bertanggung jawab dalam pengoperasiannya. Menurut Mulyadi (2016) terdapat beberapa departemen yang peran untuk mengoperasikan sistem akuntansi pembelian, antara lain : 

1. Departemen peminta pembelian 

Departemen peminta pembelian bertanggung jawab untuk mengidentifikasi kebutuhan barang atau perlengkapan, kemudian menyusun dan mengirimkan dokumen permintaan pembelian (Purchase Requisition) ke departemen pembelian, memastikan bahwa spesifikasi, jumlah, dan waktu kebutuhan diuraikan dengan jelas.

2. Departemen pembelian 

Departemen pembelian bertugas mengevaluasi permintaan pembelian, memilih pemasok, melakukan negosiasi, dan menyusun pesanan pembelian (Purchase Order). Mereka memastikan bahwa barang yang dipesan sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan memantau status pengiriman barang untuk menjamin kedatangan tepat waktu.

3. Departemen penerimaan 

Departemen penerimaan bertanggung jawab untuk menerima dan memeriksa barang yang dikirim oleh pemasok, memastikan bahwa kuantitas dan kualitas barang sesuai dengan pesanan pembelian, serta membuat laporan penerimaan barang (Receiving Report) yang dikirimkan ke departemen pembelian dan akuntansi.

4. Departemen akuntansi 

Departemen akuntansi memverifikasi faktur dari pemasok dengan pesanan pembelian dan laporan penerimaan barang, mencatat utang dalam buku besar utang (Accounts Payable Ledger), menyusun voucher pembayaran, melakukan pembayaran, dan mencatat transaksi pembayaran dalam buku besar kas/bank, serta menyusun laporan keuangan terkait pembelian dan pembayaran.

***

Penulis: Syaiful Anam

Editor: Puspa Anggun Pertiwi