VOKASI NEWS – Digitalisasi penyusutan aset tetap melalui sistem terintegrasi membantu perusahaan meningkatkan akurasi pencatatan dan tata kelola keuangan.
Tantangan Pencatatan Manual
Di era digital, akuntabilitas keuangan menjadi aspek penting dalam tata kelola perusahaan. Salah satu proses krusial dalam akuntansi adalah pencatatan penyusutan aset tetap. Proses ini memengaruhi keakuratan laporan keuangan dan berperan dalam pengambilan keputusan manajerial. Namun, sebagian entitas masih mengandalkan metode manual, seperti penggunaan Microsoft Excel, dalam pencatatan penyusutan.
Prosedur manual sangat bergantung pada ketelitian individu. Kesalahan rumus, input tanggal yang tidak tepat, hingga kekeliruan saat menyalin data antarfile dapat menyebabkan ketidaktepatan pencatatan. Salah satu kasus yang pernah terjadi adalah keterlambatan penyusutan aset selama satu bulan. Akibatnya, beban penyusutan sebesar lima juta rupiah tidak tercatat sesuai periode. Kesalahan seperti ini, bila terus berulang, dapat menyebabkan nilai buku aset lebih tinggi dari nilai wajar dan mengganggu akurasi laporan keuangan.
Masalah lain muncul saat sistem pencatatan dilakukan secara terpisah antarbagian. Proses dimulai dari pencatatan aset oleh tim penerimaan, dilanjutkan oleh administrasi aset yang menentukan klasifikasi dan masa manfaat. Data tersebut kemudian dikirim ke bagian keuangan untuk dicatat. Alur komunikasi yang hanya mengandalkan pengiriman file digital menimbulkan risiko keterlambatan verifikasi dan miskomunikasi.
Dokumen yang terlibat dalam proses ini antara lain berita acara serah terima, buku aset, bukti kas keluar, dan bukti memorial. Semua informasi tersebut dicatat dalam kartu aset tetap, jurnal umum, dan register pembayaran. Jika dilakukan secara manual, proses ini sangat rentan terhadap kesalahan dan manipulasi data.
ERP sebagai Solusi Integratif
Optimalisasi proses penyusutan dapat dilakukan dengan menerapkan sistem akuntansi berbasis Enterprise Resource Planning (ERP). Salah satu sistem ERP yang banyak digunakan adalah Odoo, yang menyediakan modul khusus manajemen aset tetap. Sistem ini memungkinkan pencatatan aset sejak awal penerimaan, pengelompokan berdasarkan jenis, hingga perhitungan penyusutan otomatis sesuai standar akuntansi.
Implementasi ERP mengurangi risiko kesalahan input dan meningkatkan efisiensi komunikasi antarbagian. Verifikasi data dilakukan secara real-time dan terdokumentasi dengan baik. Laporan penyusutan juga dapat dihasilkan secara otomatis dan tepat waktu. Selain itu, sistem ini mendukung transparansi dalam audit internal maupun eksternal.
Penggunaan ERP mencerminkan komitmen terhadap profesionalisme dan tata kelola keuangan yang akuntabel. Di tengah persaingan bisnis dan pengawasan regulator yang ketat, kesalahan kecil dalam pencatatan aset dapat berdampak besar pada reputasi dan kelangsungan perusahaan.
[BACA JUGA: IDX SRI-Kehati: Investasi Berkelanjutan, Tapi Bagaimana dengan Dividennya?]
Perusahaan yang masih menggunakan sistem manual sebaiknya mulai mempertimbangkan peralihan ke sistem ERP. Selain meningkatkan efisiensi, langkah ini juga memperkuat pengendalian internal serta mendukung pencapaian tujuan strategis perusahaan secara berkelanjutan.
***
Penulis: Antonia Rahajeng Andyaniputri Maheswari
Editor: Fatikah Rachmadianty
