VOKASI NEWS – Pengelolaan arsip digital menjadi kebutuhan penting bagi instansi yang memiliki banyak dokumen administrasi. PTPN Regional IV Kebun Tanjung Lebar membutuhkan sistem pengarsipan yang mampu menyimpan dokumen secara tertata, mudah diakses, dan informatif. Berbagai dokumen seperti surat, memorandum, dokumen kepegawaian, dokumen operasional, serta arsip administrasi lain perlu dikelola dengan baik agar proses kerja instansi berjalan lebih efisien.
SILEBAR atau Sistem Informasi Arsip Kebun Tanjung Lebar dikembangkan sebagai aplikasi web untuk mendukung pengelolaan arsip digital. Sistem ini membantu pengguna dalam mengelola folder, menyimpan file, mengunggah dokumen, mengunduh dokumen, serta meninjau informasi kemiripan dokumen sebelum file disimpan ke dalam sistem.
Fitur Pengukuran Kemiripan Dokumen
Pengembangan terbaru pada SILEBAR berfokus pada fitur pengukuran kemiripan dokumen. Fitur ini dirancang untuk memberikan informasi kepada pengguna mengenai dokumen pembanding yang memiliki nilai kemiripan tertinggi dengan dokumen yang diunggah. Dengan adanya informasi tersebut, pengguna dapat meninjau dokumen terlebih dahulu sebelum menentukan apakah dokumen tetap akan disimpan atau proses unggah dibatalkan.
Fitur ini tidak hanya menampilkan nama dokumen yang diunggah, tetapi juga menampilkan file pembanding, folder penyimpanan dokumen pembanding, serta nilai similarity dari metode yang digunakan. Informasi tersebut ditampilkan melalui modal informasi kemiripan dokumen pada saat proses unggah file.
Cosine Similarity dan Jaccard Similarity Berbasis TF-IDF
Pengukuran kemiripan dokumen pada SILEBAR menggunakan metode Term Frequency-Inverse Document Frequency (TF-IDF), Cosine Similarity, dan Jaccard Similarity. TF-IDF digunakan untuk memberikan bobot pada term dalam dokumen berdasarkan tingkat kepentingannya. Bobot tersebut kemudian digunakan sebagai dasar perhitungan nilai Cosine Similarity dan Jaccard Similarity.
Cosine Similarity digunakan untuk mengukur kemiripan berdasarkan arah vektor TF-IDF antar dokumen. Sementara itu, Jaccard Similarity berbasis TF-IDF digunakan sebagai metode pembanding dengan menghitung perbandingan bobot minimum dan maksimum antar term. Penggunaan dua metode ini memberikan sudut pandang yang lebih lengkap dalam proses pengukuran kemiripan dokumen.
Proses sistem dimulai ketika pengguna mengunggah dokumen dengan format PDF, DOC, atau DOCX. Dokumen tersebut diproses melalui tahap ekstraksi teks, preprocessing, pembobotan TF-IDF, kemudian dilanjutkan dengan perhitungan Cosine Similarity dan Jaccard Similarity melalui backend FastAPI. Laravel digunakan sebagai aplikasi utama untuk mengelola antarmuka pengguna, folder, file, proses unggah, serta tampilan informasi kemiripan.
Pengembangan SILEBAR menunjukkan bahwa teknologi digital dapat mendukung pengelolaan arsip yang lebih efisien, informatif, dan terstruktur. Inovasi ini sejalan dengan semangat SDGs, khususnya SDGs 9 tentang industri, inovasi, dan infrastruktur, serta SDGs 12 tentang konsumsi dan produksi yang bertanggung jawab. SDGs 9 berkaitan dengan penguatan infrastruktur dan inovasi, sedangkan SDGs 12 berkaitan dengan pengelolaan sumber daya secara lebih bertanggung jawab.
[BACA JUGA: Sulit Menjaga Keseimbangan Tubuh Akibat Obesitas? Yuk Simak Penyebab dan Cara Mengatasinya]
Penulis: Avicenna Hanani Achmad
Editor: Nawal Eka Paramita (Tim Vokasi Branding)
