VOKASI NEWS – SOP Verifikasi Bantuan Pangan Nasional (BANPANG) tepat guna. Inovasi efisiensi di PT. Pos Indonesia KCU Malang.
Menata Administrasi Bantuan Pangan Nasional secara Terstandar
Pengelolaan dokumen bantuan pangan nasional dari Badan Pangan Nasional (Bapanas) memerlukan sistem kerja yang terstruktur dan efisien. Menjawab kebutuhan tersebut, PT Pos Indonesia (Persero) Kantor Cabang Utama Malang melalui Divisi Penjualan Bisnis Korporat menyusun Standar Operasional Prosedur (SOP) sebagai pedoman utama dalam proses verifikasi administrasi.
SOP ini mencakup alur kerja mulai dari penerimaan dokumen fisik, pengecekan kesesuaian data, validasi manual, hingga penyusunan rekap distribusi. Melakukan penyusunan dalam waktu 60 hari kerja berdasarkan pengamatan dan praktik langsung terhadap proses distribusi bantuan sosial pangan.
Desain dokumen SOP menggunakan pendekatan praktis yang mudah dipahami seluruh pelaksana teknis, dan diperkuat dengan diagram alur prosedur berbasis platform draw.io untuk memperjelas tahapan kerja.
Visualisasi Prosedur: Tutorial Verifikasi sebagai Media Pembelajaran
Penyusunan video tutorial menjadi sarana implementasi dan edukasi internal, yang menggambarkan proses verifikasi dokumen bantuan pangan sesuai alur dalam SOP. Video tersebut mencakup demonstrasi teknis mulai dari pengecekan identitas, pencocokan wilayah distribusi, hingga pelabelan dan pengarsipan.
Pembuatan video tutorial bertujuan memudahkan staf internal maupun tim lintas divisi memahami prosedur secara visual dan cepat. Penyusunan narasi menggunakan terminologi administratif yang selaras dengan SOP dan menghadirkan bahasa komunikatif yang aplikatif di lapangan.
Video ini tidak hanya menjadi pelengkap dokumen SOP, tetapi juga media pelatihan yang efektif dan fleksibel di tengah dinamika operasional harian. Menurut Supervisor Divisi, langkah ini merupakan bagian dari transformasi layanan menuju sistem kerja yang adaptive dan accountable.
[BACA JUGA: Standarisasi SOP Pengelolaan Arsip SPPT PBB]
Penguatan SOP Melalui Format Praktis dan Evaluasi Lapangan
Sebagai bentuk kelengkapan dokumen kerja, penyusunan format verifikasi berbasis spreadsheet juga menjadi bagian dari penguatan SOP. Format ini mencakup kolom identifikasi, status validasi, waktu pengolahan, serta klasifikasi wilayah distribusi. Penyusunan ini dirancang untuk mendukung efisiensi dokumentasi manual yang masih berlaku di lingkungan kerja operasional.
Berikut versi kalimat aktif tanpa menyebut subjek secara eksplisit, namun tetap jelas, efektif, dan sesuai dengan kaidah kalimat aktif:
Pengamatan langsung di ruang kerja serta masukan dari staf senior, termasuk Pak Petrus selaku PIC, menjadi dasar evaluasi efektivitas SOP. Hasil evaluasi kemudian merevisi bagian tertentu, seperti format pelabelan dan tata nama file fisik, agar selaras dengan kebutuhan lapangan.
Mahasiswa magang menutup kegiatan secara formal dengan menyerahkan dokumen SOP final, plakat penghargaan, dan laporan hasil kerja kepada pembimbing lapangan. Dalam refleksi akhir, mereka menyampaikan bahwa SOP yang telah dirancang mampu menjawab kebutuhan efisiensi administratif sekaligus membangun landasan kolaboratif antarunit dalam pengelolaan dokumen publik.
***
Penulis: Erni Erviani
Editor: Habibah Khaliyah
