VOKASI NEWS – Pada tanggal 8 Mei 2025 mahasiswa Program Studi D4 Kearsipan dan Informasi Digital dibawah FV UNAIR melaksanakan observasi dan wawancara ke Pusat Arsip dan Museum Universitas Surabaya atau PAM Ubaya. Observasi dan wawancara ini dilakukan untuk tujuan penelitian sebuah artikel. Kegiatan Observasi kali ini dilaksanakan di Ubaya dengan Pak Oky selaku narasumber utama Ubaya yang memiliki jabatan fungsional sebagai manajer.
Observasi dan wawancara yang dilakukan ini bukan hanya sekedar untuk memenuhi kebutuhan data penelitian dalam sebuah artikel, melainkan juga untuk mengetahui relevansi antara teori yang didapat dan juga prakteknya. Unit kearsipan di sebuah Universitas Negeri maupun Swasta bersifat wajib. Ubaya memiliki Unit Kearsipan untuk mengelola arsip-arsipnya menjadikan Ubaya satu langkah didepan dibandingkan Universitas Swasta yang lain. Tidak hanya sekedar mengajukan pertanyaan wawancara, mahasiswa juga mengamati langsung depo arsip yang ada beserta fasilitasnya.
PAM Ubaya sudah bekerja semaksimal mungkin sejauh ini dengan memanfaatkan anggaran yang diberikan. Salah satunya dengan mengelola arsip yang dibutuhkan untuk kemudahan temu kembali dan mengelola portal untuk kemudahan aksesnya. Pengelolaan arsip yang efektif menjadi salah satu indikator tata kelola perguruan tinggi yang berkualitas. Di Ubaya sendiri, PAM memiliki peran penting dalam memastikan setiap dokumen akademik dan administratif tersimpan rapi dan mudah diakses. Sayangnya, tantangan terbesar yang dihadapi PAM adalah keterbatasan jumlah tenaga profesional di bidang kearsipan.
Hasil Studi Observasi di Pusat Arsip dan Museum Universitas Surabaya
Hasil studi kualitatif yang dilakukan di unit ini mengungkap bahwa sebagian besar pengelola arsip memiliki latar belakang sebagai pustakawan, bukan arsiparis. Hal ini menimbulkan kesenjangan kompetensi yang berdampak pada efektivitas pengelolaan arsip. Untuk menjawab tantangan ini, pihak UBAYA memberikan pelatihan khusus melalui lembaga seperti Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) dan Institut Teknologi Sepuluh Nopember (ITS). Pelatihan yang diterima tidak hanya meningkatkan kompetensi teknis staf, tetapi juga mendorong inisiatif internal. Salah satunya termasuk sosialisasi arsip dalam peringatan Hari Kearsipan Nasional. Kegiatan ini menjadi bukti bahwa peningkatan kapasitas tidak harus selalu melalui jalur formal, tetapi bisa tumbuh dari semangat kolaboratif antar pegawai.
Kepala PAM UBAYA, dalam wawancara, menyoroti pentingnya keberadaan unit arsip sejak tahun 2002. Unit ini dibentuk setelah studi banding ke ANRI yang menyadarkan pentingnya pelestarian dokumen historis dan administrasi kampus. Seiring waktu, sistem pengarsipan yang sebelumnya tersebar mulai desentralisasi, meski masih terdapat hambatan dalam regulasi internal seperti belum tersedianya Jadwal Retensi Arsip (JRA) dan Standar Operasional Prosedur (SOP) kearsipan. Kondisi tersebut membuat upaya digitalisasi dan penggunaan teknologi cloud menjadi langkah strategis yang sangat dibutuhkan.
Dengan sistem pengarsipan digital, proses pencarian dan pengambilan keputusan pimpinan kampus akan menjadi lebih cepat dan akurat. Upaya optimalisasi SDM melalui pelatihan dan pembenahan sistem telah menunjukkan hasil positif. Namun, dibutuhkan dukungan lebih lanjut dalam bentuk regulasi dan penambahan staf berlatar belakang arsiparis agar PAM UBAYA dapat memberikan pelayanan kearsipan yang profesional dan berstandar nasional.
BACA JUGA: [Seduhan Bunga Rosela Berpotensi Tingkatkan Hemoglobin pada Wanita Anemia]
***
Penulis: Rania Aleyda Fatma, Syafira Farah Aulia, Emma Amilatushshaliha, Hanifah Abidah, Ayu Dwi Kurnia
Editor: Oky Sapto Mugi Saputro
