VOKASI NEWS – Inkonsistensi data inventori hotel dapat memicu pembengkakan biaya dan mengganggu operasional. Artikel ini membahas penyebab, dampak, serta solusi yang dapat diterapkan manajemen hotel untuk menjaga akurasi data.
Surabaya – Keakuratan data inventori menjadi faktor penting dalam operasional hotel. Ketidakselarasan data pada sistem inventori dapat menimbulkan berbagai persoalan, mulai dari kesalahan pengadaan barang hingga laporan keuangan yang tidak tepat. Berdasarkan laporan Hospitality Technology 2023, sekitar 38 persen hotel menghadapi inkonsistensi data yang berdampak pada meningkatnya biaya operasional.
Penyebab dan Dampak Inkonsistensi
Beberapa faktor memicu munculnya data yang tidak konsisten. Kesalahan manusia menjadi penyebab utama, misalnya penulisan nama barang yang berbeda, jumlah tidak sesuai, atau kelalaian saat pencatatan. Faktor lain adalah kurangnya standar prosedur sehingga setiap staf menggunakan format berbeda, membuat sistem sulit mengintegrasikan informasi. Keterbatasan teknologi, terutama pada hotel yang masih memakai sistem lama tanpa validasi otomatis, juga memperbesar risiko inkonsistensi.
Dampak dari permasalahan ini paling jelas dirasakan oleh bagian keuangan. Data inventori digunakan sebagai dasar penyusunan anggaran dan pengendalian biaya. Ketika informasi tidak akurat, perhitungan operasional menjadi keliru. Laporan Global Hotel Management 2022 menyebutkan, inkonsistensi data berpotensi meningkatkan pengeluaran hingga 15 persen dari total biaya operasional tahunan. Selain itu, ketidaksesuaian antara stok fisik dan sistem sering menimbulkan pengadaan barang yang tidak tepat, sehingga memengaruhi kualitas layanan kepada tamu.
Upaya Pencegahan dan Solusi
Manajemen hotel melakukan berbagai langkah untuk mengatasi persoalan tersebut. Penerapan standar operasional prosedur (SOP) yang konsisten dapat memastikan pencatatan seragam di seluruh unit. Teknologi berbasis cloud dengan fitur validasi otomatis kini juga semakin banyak digunakan karena mampu mendeteksi anomali sejak proses input. Meski begitu, penerapan teknologi saja belum cukup. Audit berkala dan pelatihan rutin bagi staf yang bertanggung jawab pada pengelolaan inventori tetap diperlukan agar sistem berjalan optimal.
[BACA JUGA: Pengaruh Service Recovery Meningkatkan Loyalitas Tamu Hotel]
Kesimpulan
Konsistensi data inventori tidak hanya mendukung kelancaran operasional, tetapi juga meningkatkan efisiensi biaya dan daya saing hotel. Akurasi data memberi keunggulan strategis dalam pengelolaan sumber daya sekaligus menjaga kepuasan tamu di tengah persaingan industri perhotelan yang semakin ketat.
***
Penulis: Irma Azahra Julieta Cahyani
Editor: Fatikah Rachmadianty
