VOKASI NEWS – Mahasiswa D4 Kearsipan dan Informasi Digital Ungkap Tantangan Pengelolaan Sistem Kearsipan Perusahaan Properti Swasta.
Saat ini pengelolaan arsip bukan lagi sekadar aktivitas administratif saja, melainkan bagian penting dari strategi manajemen informasi yang mendukung akuntabilitas, efisiensi operasional, dan kepatuhan hukum. Menyadari urgensi tersebut, Adinda Brilliant Putri Orlis, mahasiswa Program Studi Kearsipan dan Informasi Digital Fakultas Vokasi Universitas Airlangga, melakukan penelitian terhadap praktik pengelolaan arsip legal di sektor properti, tepatnya di Departemen Legal & Lisensi PT. Mitra Usaha Propertindo.
Penelitian ini bertujuan mengevaluasi sejauh mana praktik pengelolaan arsip legal di perusahaan properti swasta skala menengah memenuhi prinsip-prinsip pengelolaan arsip profesional. Penelitian ini juga menggali kesenjangan antara praktek aktual dan teori yang berlaku secara internasional. Seperti teori Records Life Cycle dan Records Continuum, serta standar ISO 15489:2016.
Penelitian menggunakan metode kualitatif deskriptif berbasis studi kasus, dengan teknik wawancara mendalam, observasi partisipatif, dan telaah dokumen. Hasil penelitian menunjukkan bahwa pengelolaan arsip di Departemen Legal & Lisensi PT. Mitra Usaha Propertindo bersifat fungsional namun masih informal.
Temuan dan Analisis di Lapangan
Penelitian yang dilakukan oleh Adinda Brilliant Putri Orlis mengungkap sejumlah temuan penting terkait kondisi pengelolaan arsip legal di Departemen Legal & Lisensi PT. Mitra Usaha Propertindo. Salah satu masalah utama yang ditemukan adalah belum adanya Standar Operasional Prosedur (SOP) tertulis yang mengatur klasifikasi, penyimpanan, dan masa retensi arsip. Artinya, pengelolaan arsip selama ini hanya berjalan berdasarkan kebiasaan staf, tanpa panduan resmi yang dapat dijadikan acuan bersama. Hal ini tentu bisa menimbulkan kesalahan dalam proses penyimpanan maupun pengambilan dokumen di kemudian hari.
Selain itu, sistem klasifikasi arsip yang digunakan masih sangat sederhana. Arsip hanya dikelompokkan berdasarkan proyek dan jenis dokumen, bukan berdasarkan struktur organisasi yang lebih sistematis. Akibatnya, pengelolaan dokumen menjadi tidak konsisten dan cukup menyulitkan jika sewaktu-waktu diperlukan oleh unit lain di luar proyek tersebut.
Tak hanya itu, proses revisi dokumen pun belum dilakukan secara profesional. Tidak ada sistem yang mencatat versi dokumen atau riwayat perubahan. Semuanya masih berjalan secara informal dan berdasarkan komunikasi antar staf saja. Padahal, dalam dunia kerja profesional, dokumentasi versi sangat penting untuk menjamin keabsahan dan akuntabilitas setiap dokumen yang digunakan.
Secara keseluruhan, temuan ini menunjukkan bahwa pengelolaan arsip di perusahaan properti tersebut masih belum optimal dan memerlukan pembenahan serius. Dari penyusunan SOP, penguatan sistem klasifikasi, hingga peningkatan pengamanan arsip. Semuanya menjadi langkah penting yang perlu segera dilakukan agar pengelolaan informasi perusahaan bisa lebih tertata, efisien, dan terpercaya.
[BACA JUGA: Analisis Penyusutan Arsip di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Jawa Timur]
Peran Mahasiswa Vokasi dalam Solusi Nyata
Penelitian ini menjadi bukti nyata kontribusi mahasiswa vokasi dalam menjawab permasalahan riil di dunia kerja. Dengan pendekatan empiris dan berbasis teori yang kokoh, hasil penelitian Brilliant tidak hanya relevan bagi sektor properti, tetapi juga dapat menjadi model pembelajaran bagi mahasiswa lainnya dalam mengembangkan riset terapan yang solutif.
***
Penulis: Adinda Brilliant Putri Orlis
Editor: Habibah Khaliyah
