VOKASI NEWS – Pengelolaan piutang yang baik merupakan salah satu kunci keberlangsungan operasional perusahaan jasa, termasuk di sektor transportasi dan logistik. Tanpa sistem penagihan yang terstruktur, perusahaan berisiko mengalami keterlambatan penerimaan kas yang pada akhirnya menghambat jalannya kegiatan bisnis secara keseluruhan. Hal ini menjadi fokus utama dalam penelitian tugas akhir yang dilakukan pada sebuah perusahaan jasa transportasi dan logistik di Surabaya.
Penelitian ini dilaksanakan selama tiga bulan, yaitu dari Januari hingga April 2026. Metode yang digunakan adalah deskriptif kualitatif melalui observasi langsung, wawancara, dan dokumentasi. Dari hasil pengamatan tersebut, diketahui bahwa perusahaan telah menerapkan sistem penagihan piutang yang terstruktur. Sistem tersebut mencakup penerbitan invoice, pemantauan jatuh tempo piutang, serta tindak lanjut kepada pelanggan yang belum melakukan pembayaran.
Delapan Tahapan Penagihan yang Saling Berkaitan
Sistem penagihan piutang pada perusahaan tersebut mencakup delapan tahapan yang saling berkaitan. Tahapan tersebut dimulai dari pelaksanaan aktivitas operasional berupa kegiatan jasa transportasi yang menghasilkan dokumen pendukung, seperti surat jalan dan Purchase Order (PO). Selanjutnya, dilakukan verifikasi kelengkapan dokumen, persiapan invoice, hingga penerbitan invoice kepada pelanggan. Selanjutnya, invoice dikirimkan kepada pelanggan, diikuti dengan pemantauan piutang, tindak lanjut pembayaran, serta pengarsipan dokumen secara sistematis.
Seluruh proses tersebut didukung oleh sistem informasi terintegrasi Microsoft Dynamics 365 (D365). Sistem ini digunakan untuk penerbitan invoice, pemantauan umur piutang (aging receivable), serta pengendalian status pembayaran setiap pelanggan. Sistem ini memungkinkan bagian Account Receivable (AR) untuk dengan cepat mengidentifikasi piutang yang mendekati maupun telah melewati batas waktu jatuh tempo.
Kendala: Dokumen Terlambat, Arus Kas Terganggu
Meskipun sistem secara umum telah berjalan dengan baik, penelitian ini mengidentifikasi dua kendala utama. Pertama, keterlambatan penerimaan dokumen pendukung dari bagian operasional. Surat jalan yang menjadi syarat utama penerbitan invoice seringkali belum tersedia tepat waktu, sehingga target Service Level Agreement (SLA) maksimal D+7 tidak dapat terpenuhi. Akibatnya, pengiriman invoice kepada pelanggan pun ikut terlambat.
Kedua, keterlambatan pembayaran dari pelanggan yang terjadi berulang. Sebagian besar pelanggan baru memproses pembayaran setelah invoice diterima dan diverifikasi oleh bagian keuangan mereka. Kondisi ini berdampak langsung pada mundurnya jadwal penerimaan kas perusahaan, yang pada akhirnya berpotensi mengganggu kelancaran kegiatan operasional. Staf AR Mas Hans menuturkan bahwa keterlambatan dokumen dari lapangan menjadi salah satu hambatan terbesar dalam proses penagihan selama ini.
Digitalisasi Dokumen sebagai Solusi
Sebagai solusi atas kendala tersebut, penelitian ini merekomendasikan penerapan sistem digitalisasi dokumen pendukung. Bagian operasional di lapangan dapat langsung mengunggah foto atau hasil pindai surat jalan melalui aplikasi atau platform digital setelah kegiatan operasional selesai, tanpa harus menunggu dokumen fisik tiba di kantor. Dengan cara ini, bagian Document Control dapat segera menerima dan memproses dokumen yang dibutuhkan untuk penerbitan invoice.
Penerapan digitalisasi dokumen tidak hanya mempercepat proses penagihan, tetapi juga memperkuat pengendalian internal perusahaan. Setiap tahapan proses dapat dipantau secara lebih mudah karena status dokumen dan tagihan tercatat secara sistematis dalam sistem. Dengan proses penagihan yang lebih efektif, perusahaan diharapkan dapat menjaga kelancaran arus kas, mengurangi risiko keterlambatan pembayaran, serta meningkatkan kualitas pengelolaan piutang secara berkelanjutan.
[BACA JUGA: Mahasiswa UNAIR Jadi Educator KenalkanSediaan Obat Khusus kepada MasyarakatDesa Bulu Gondang, Lamongan]
Penulis: Aulia Husnah Rahmadani
Pembimbing: Kresna Hadi Dwipayana
Editor: Vioretha (Tim Vokasi Branding)
