VOKASI NEWS – Pengadaan barang menjadi salah satu faktor penting dalam menjaga kelancaran operasional hotel. Ketersediaan bahan food and beverage, perlengkapan kamar, hingga kebutuhan operasional lainnya harus terjamin agar pelayanan kepada tamu tetap berjalan optimal. Oleh karena itu, prosedur pembelian yang terstruktur diperlukan untuk mendukung efisiensi kerja sekaligus memperkuat pengendalian internal perusahaan.
Melalui kegiatan observasi di Batiqa Hotel Darmo Surabaya, mahasiswa Program Studi D-III Akuntansi Fakultas Vokasi Universitas Airlangga melakukan evaluasi terhadap prosedur pembelian barang yang diterapkan di hotel tersebut. Kegiatan ini bertujuan mengidentifikasi efektivitas proses pengadaan sekaligus menemukan kendala yang masih dihadapi dalam pelaksanaannya.
Pentingnya Prosedur Pembelian Barang
Prosedur pembelian menjadi bagian penting dalam mendukung operasional hotel. Sistem ini membantu memastikan setiap kebutuhan departemen dapat dipenuhi sesuai waktu, jumlah, dan kualitas yang dibutuhkan.
Proses pembelian diawali dengan pengajuan kebutuhan melalui Purchase Request (PR) atau Market List (ML). Selanjutnya, bagian purchasing mencari pemasok yang menawarkan harga terbaik dengan kualitas yang sesuai. Setelah pemasok dipilih, hotel menerbitkan Purchase Order (PO) sebagai dasar pemesanan barang.
Barang yang datang kemudian diperiksa oleh bagian receiving. Proses tersebut bertujuan memastikan barang sesuai dengan spesifikasi yang tercantum pada Purchase Order. Selanjutnya, bagian akuntansi melakukan pencatatan sebagai bagian dari pengendalian administrasi.
Evaluasi Proses Pengadaan Barang
Hasil observasi menunjukkan bahwa prosedur pembelian di Batiqa Hotel Darmo Surabaya telah memiliki alur kerja yang sistematis. Setiap bagian telah menjalankan tugas sesuai fungsi masing-masing sehingga proses pengadaan dapat berlangsung secara terstruktur.
Dokumen seperti Purchase Request, Market List, Purchase Order, dan Receiving Report digunakan sebagai dasar setiap transaksi. Keberadaan dokumen tersebut membantu meningkatkan transparansi serta memudahkan proses pengawasan dalam kegiatan pembelian barang.
Kendala dalam Pelaksanaan Pembelian
Meskipun prosedur telah berjalan dengan baik, masih ditemukan beberapa kendala di lapangan. Salah satunya ialah keterlambatan pengajuan dokumen dari departemen pengguna.
Pengajuan Purchase Request dan Market List sering dilakukan menjelang berakhirnya jam kerja. Kondisi tersebut membuat bagian purchasing memiliki waktu yang terbatas untuk membandingkan harga maupun kualitas dari beberapa pemasok.
Akibatnya, proses komunikasi dengan vendor menjadi kurang optimal. Dalam beberapa kondisi, barang yang diterima belum sepenuhnya sesuai dengan spesifikasi yang telah tercantum pada Purchase Order.
Upaya Meningkatkan Efisiensi Operasional
Hasil evaluasi menunjukkan bahwa penetapan batas waktu pengajuan dokumen dapat membantu meningkatkan efektivitas proses pembelian. Dengan adanya deadline yang jelas, bagian purchasing memiliki waktu yang cukup untuk melakukan seleksi pemasok secara lebih optimal.
Selain itu, komunikasi dengan pemasok perlu diperkuat melalui proses konfirmasi sebelum pengiriman barang dilakukan. Langkah tersebut dapat mengurangi risiko ketidaksesuaian barang saat diterima.
Pemanfaatan sistem digital seperti Power Pro juga menjadi salah satu solusi yang dapat diterapkan. Sistem tersebut mampu mempercepat proses persetujuan dokumen sekaligus meningkatkan transparansi dalam pengadaan barang.
Melalui evaluasi ini, diharapkan prosedur pembelian barang di Batiqa Hotel Darmo Surabaya dapat terus berkembang. Sistem pengadaan yang lebih efektif akan mendukung efisiensi operasional sekaligus meningkatkan kualitas pelayanan kepada tamu hotel.
[BACA JUGA: Pemeriksaan Pajak Selalu Berujung Tagihan? Fakta di Balik Kasus PT X]
Penulis: Alifia Putri Daniswara
Editor: Inviana (Tim Vokasi Branding)
