VOKASI NEWS – Program magang menjadi sarana bagi mahasiswa vokasi untuk memperoleh pengalaman kerja secara langsung. Selain itu, program ini juga menjadi wadah untuk mengimplementasikan ilmu yang telah dipelajari selama perkuliahan. Melalui kegiatan magang, mahasiswa tidak hanya memahami teori, tetapi juga memperoleh kesempatan untuk mengembangkan kompetensi yang dibutuhkan dalam dunia kerja profesional.
Kesempatan tersebut diperoleh mahasiswa Program Studi D4 Manajemen Perkantoran Digital Fakultas Vokasi melalui program magang di PT PLN (Persero) Unit Layanan Pelanggan (ULP) Ngagel. Program ini berfokus pada Divisi Pelayanan Pelanggan dan Administrasi.
Menguatkan Kompetensi Pelayanan kepada Pelanggan
Selama pelaksanaan program magang, mahasiswa terlibat langsung dalam mendukung kegiatan pelayanan pelanggan. Kegiatan tersebut meliputi tugas rutin bulanan berupa penyampaian pesan pengingat (reminder) kepada pelanggan pascabayar melalui WhatsApp. Melalui kegiatan tersebut, mahasiswa diberikan kesempatan untuk mempelajari proses pengolahan data pelanggan pascabayar secara sistematis.
Pengolahan data dilakukan dengan memperhatikan berbagai informasi penting pelanggan. Informasi tersebut meliputi nama pelanggan, ID pelanggan, golongan tarif, daya listrik, alamat, serta nominal tagihan yang harus dibayarkan. Selain itu, mahasiswa juga dilatih untuk menyusun dan menyesuaikan template pesan pengingat (reminder) sesuai dengan format dan ketentuan perusahaan. Pesan tersebut kemudian disampaikan kepada pelanggan sebagai bagian dari pelayanan administrasi.
Melalui aktivitas tersebut, mahasiswa belajar mengenai pentingnya komunikasi yang efektif dan ketepatan penyampaian informasi. Selain itu, mahasiswa juga memahami pelayanan yang berorientasi pada kepuasan pelanggan. Upaya pengingat pembayaran juga menjadi salah satu bentuk pelayanan preventif guna meminimalkan keterlambatan pembayaran pelanggan.
Meningkatkan Keterampilan Administrasi Digital
Selain terlibat dalam kegiatan pelayanan pelanggan, mahasiswa juga memperoleh pengalaman dalam mendukung proses digitalisasi arsip pelanggan melalui aplikasi Arsip Induk Pelanggan (AIL). Kegiatan ini dilakukan dengan memindai terlebih dahulu dokumen fisik pelanggan. Dokumen tersebut meliputi berkas permohonan pasang baru, seperti formulir, identitas pelanggan, serta dokumen pendukung lainnya.
Selanjutnya, hasil pemindaian tersebut diunggah ke dalam sistem AIL guna memastikan seluruh dokumen terdokumentasi secara terstruktur dan tersimpan dengan baik dalam basis data perusahaan. Keterlibatan dalam proses digitalisasi arsip yang dilakukan setiap hari memberikan pemahaman kepada mahasiswa.
Hal ini menunjukkan pentingnya pengelolaan arsip berbasis digital dalam menunjang efektivitas dan efisiensi kerja. Penerapan sistem arsip digital memungkinkan dokumen disimpan secara sistematis. Selain itu, sistem ini mempermudah proses temu kembali informasi serta mengurangi risiko kehilangan maupun kerusakan dokumen fisik.
Selain itu, mahasiswa juga diberikan kesempatan untuk terlibat dalam proses penginputan permohonan tambah daya pelanggan melalui Aplikasi Pelayanan Pelanggan Terpadu (AP2T). Melalui kegiatan tersebut, mahasiswa memperoleh pemahaman mengenai alur administrasi pelayanan kelistrikan. Selain itu, mahasiswa juga mengembangkan keterampilan pengolahan data yang menuntut ketelitian, kecermatan, dan akurasi tinggi guna mendukung pelayanan yang optimal kepada pelanggan.
[BACA JUGA: Kenali Bentuk Sediaan pada Kemasan Obat: Langkah Sederhana Selamatkan Keluarga dari Kesalahan Medis]
Mengenal Budaya Kerja Profesional di Lingkungan BUMN
Pelaksanaan program magang memberikan kesempatan bagi mahasiswa untuk mengenal dan memahami budaya kerja di lingkungan BUMN. Hal ini khususnya diterapkan di PT PLN (Persero) ULP Ngagel Surabaya Selatan. Salah satu budaya kerja yang diterapkan adalah kegiatan menyanyikan lagu Indonesia Raya setiap pukul 10.00 WIB. Kegiatan tersebut merupakan wujud penanaman nilai-nilai nasionalisme, kedisiplinan, serta penguatan semangat persatuan di kalangan pegawai dan masyarakat.
Selain itu, setiap hari Senin dilaksanakan briefing pagi yang diikuti oleh seluruh pegawai, termasuk mahasiswa magang. Briefing tersebut menjadi sarana untuk melakukan evaluasi terhadap pelaksanaan pekerjaan, menyampaikan target kerja yang harus dicapai, serta memperkuat koordinasi dan komunikasi antartim. Melalui kegiatan ini, mahasiswa memperoleh pemahaman mengenai pentingnya kolaborasi, penyamaan persepsi, serta sinergi dalam mendukung tercapainya tujuan organisasi secara efektif dan efisien.
Melalui program magang di PT PLN (Persero) ULP Ngagel, mahasiswa tidak hanya memperoleh pengalaman kerja nyata. Selain itu, mahasiswa juga mengembangkan kompetensi dan kemampuan bekerja dalam lingkungan profesional. Pengalaman tersebut menjadi bekal berharga bagi mahasiswa vokasi untuk mempersiapkan diri menghadapi tuntunan dunia kerja yang semakin dinamis dan berbasis teknologi.
Melalui berbagai budaya kerja yang diterapkan tersebut, mahasiswa tidak hanya memperoleh pengalaman teknis sesuai bidangnya. Selain itu, mahasiswa juga memahami nilai-nilai profesionalisme, integritas, dan kerja sama sebagai bekal penting menghadapi dunia kerja di masa mendatang.
Penulis: Salsabila Tri Andini
Editor: Vioretha (Tim Vokasi Branding)
