VOKASI NEWS – Arsip merupakan rekaman kegiatan atau peristiwa yang memiliki nilai informasi, hukum, dan pertanggungjawaban bagi sebuah organisasi. Berdasarkan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, arsip menjadi bagian penting dalam mendukung penyelenggaraan administrasi yang tertib dan akuntabel.
Sebagai salah satu lembaga penegak hukum, Kejaksaan Tinggi Jawa Timur menghasilkan berbagai jenis arsip dalam pelaksanaan tugas kelembagaan. Oleh karena itu, pengelolaan arsip yang baik diperlukan agar informasi dapat tersimpan secara aman serta ditemukan kembali dengan mudah ketika dibutuhkan.
Pengalaman PKL dalam pengelolaan arsip
Kejaksaan Tinggi Jawa Timur menjadi lokasi pelaksanaan Praktik Kerja Lapangan (PKL) mahasiswa Program Studi D-IV Kearsipan dan Informasi Digital Fakultas Vokasi Universitas Airlangga pada 27 April hingga 27 Juni 2026. Kegiatan tersebut memberikan kesempatan bagi mahasiswa untuk memahami penerapan ilmu kearsipan secara langsung di lingkungan pemerintahan.
Selama kegiatan PKL berlangsung, mahasiswa terlibat dalam berbagai aktivitas kearsipan. Kegiatan tersebut meliputi observasi penataan arsip inaktif, administrasi surat masuk, pemindaian dokumen, penginputan data ke dalam sistem, serta distribusi surat kepada bidang terkait.
Selain kegiatan administrasi, salah satu luaran utama PKL adalah penyusunan rancangan SOP kearsipan. Penyusunan tersebut dilakukan berdasarkan hasil observasi dan identifikasi kebutuhan pengelolaan arsip di Kejaksaan Tinggi Jawa Timur.
Tantangan pengelolaan arsip dan pentingnya SOP
Hasil observasi menunjukkan beberapa tantangan dalam pengelolaan arsip. Tantangan tersebut meliputi keterbatasan sumber daya manusia di bidang kearsipan, kondisi penyimpanan arsip inaktif yang belum sepenuhnya tertata, serta belum tersedianya pedoman kerja yang mengatur beberapa kegiatan kearsipan secara rinci.
Kondisi tersebut menunjukkan bahwa pengelolaan arsip tidak hanya membutuhkan sarana dan prasarana yang memadai. Selain itu, diperlukan pedoman kerja yang jelas agar setiap proses dapat dilakukan secara konsisten.
Dalam hal ini, SOP memiliki peran penting sebagai pedoman pelaksanaan kegiatan kearsipan. SOP membantu menjelaskan alur kerja, pembagian tugas, serta tanggung jawab setiap pihak yang terlibat. Dengan adanya SOP, proses kerja dapat berjalan lebih terarah dan risiko kesalahan dapat diminimalkan.
Penyusunan delapan rancangan SOP kearsipan
Berdasarkan hasil observasi selama PKL, delapan rancangan SOP kearsipan berhasil disusun sebagai bagian dari Laporan Akhir PKL. Rancangan tersebut disesuaikan dengan kondisi dan kebutuhan pengelolaan arsip di Kejaksaan Tinggi Jawa Timur.
Delapan SOP tersebut meliputi SOP administrasi surat masuk, SOP administrasi surat keluar, SOP pemberkasan dan penyimpanan arsip aktif, SOP peminjaman arsip, SOP penataan arsip inaktif, SOP pemindahan arsip, SOP pemusnahan arsip, serta SOP penyerahan arsip.
Penyusunan SOP tersebut diharapkan dapat menjadi referensi dalam mendukung kegiatan kearsipan yang lebih sistematis. Selain itu, SOP juga dapat membantu pegawai memahami prosedur kerja, meningkatkan konsistensi pelaksanaan tugas, serta mempermudah proses evaluasi.
Meskipun demikian, penerapan SOP tidak hanya bergantung pada dokumen yang telah disusun. Keberhasilan pengelolaan arsip juga membutuhkan dukungan pimpinan, kesadaran pegawai, serta ketersediaan sumber daya manusia yang memahami bidang kearsipan.
Dengan adanya sinergi dari berbagai pihak, pengelolaan arsip di Kejaksaan Tinggi Jawa Timur diharapkan dapat berjalan lebih efektif, tertib, dan mendukung terciptanya administrasi yang akuntabel.
[BACA JUGA: Auriculopressure Diuji Coba untuk Redakan Gejala Dispepsia]
Nama Penulis: Hasya Abida
Editor: Sinta (Tim Vokasi Branding)
