VOKASI NEWS – Hotel berbintang lima berskala internasional di Surabaya tidak hanya berfungsi sebagai tempat menginap, tetapi juga menjadi pusat aktivitas bisnis, pertemuan, hingga konferensi internasional. Tingginya aktivitas tersebut membuat transaksi kredit dari tamu korporat dan agen perjalanan menjadi bagian penting dari pendapatan hotel. Kondisi ini menuntut pengelolaan piutang usaha yang ketat agar arus kas perusahaan tetap stabil.
Persoalan inilah yang menjadi fokus kajian Tugas Akhir mahasiswa Program Studi D-III Akuntansi Fakultas Vokasi Universitas Airlangga. Kajian tersebut dilakukan di salah satu hotel bintang lima berskala internasional di Surabaya yang dalam tulisan ini disebut Hotel ABC. Kajian dilakukan pada Januari hingga Juni 2026. Pengumpulan data dilakukan melalui observasi langsung di departemen keuangan bagian account receivable. Selain itu, data juga diperoleh melalui wawancara dengan supervisor account receivable serta dokumentasi invoice dan laporan aging summary.
Lima Komponen COSO Jadi Tolok Ukur
Efektivitas sistem pengendalian internal pada prosedur penagihan piutang dianalisis menggunakan kerangka Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (COSO). Kerangka tersebut mencakup lima komponen utama, yaitu lingkungan pengendalian, penilaian risiko, aktivitas pengendalian, informasi dan komunikasi, serta pemantauan. Kelima komponen ini menjadi acuan untuk menilai apakah prosedur penagihan piutang yang berjalan sudah sesuai standar pengendalian internal yang berlaku.
Alur penagihan di Hotel ABC dimulai sejak tamu korporat menyerahkan guarantee letter sebagai jaminan pembayaran sebelum menginap. Setelah tamu melakukan check-out, bagian front office menyiapkan bill FO. Dokumen tersebut kemudian diverifikasi oleh bagian account receivable sebelum invoice diterbitkan. Selanjutnya, invoice dikirim kepada perusahaan pelanggan untuk proses pembayaran. Pemantauan piutang dilakukan melalui sistem Opera, yang secara otomatis mengelompokkan umur piutang ke dalam kategori current, over 30, over 60, dan over 90 hari.
Hasil kajian menunjukkan bahwa empat dari lima komponen COSO telah diterapkan dengan baik oleh Hotel ABC. Komponen tersebut meliputi lingkungan pengendalian, aktivitas pengendalian, informasi dan komunikasi, serta pemantauan. Penerapan keempat komponen tersebut mendukung efektivitas sistem pengendalian internal pada prosedur penagihan piutang. Pemisahan tugas antardepartemen juga berjalan dengan jelas, dokumen pendukung seperti invoice dan guarantee letter terdokumentasi rapi, dan evaluasi piutang dilakukan rutin melalui pengecekan aging summary mingguan serta credit meeting bulanan yang melibatkan tim finance, sales, dan general manager.
Birokrasi Lintas Kota Jadi Titik Lemah
Satu-satunya komponen yang dinilai belum sesuai kerangka COSO adalah penilaian risiko. Temuan ini berangkat dari kasus keterlambatan pembayaran oleh salah satu klien korporat, yang dalam kajian disebut PT X. Penagihan piutang kepada PT X ditujukan ke kantor cabang yang berada di Surabaya. Namun, proses persetujuan pembayaran tidak dapat dilakukan secara langsung oleh kantor cabang. Pembayaran harus menunggu otorisasi dari kantor pusat yang berlokasi di Jakarta terlebih dahulu.
Alur birokrasi dan persetujuan resmi yang panjang antara cabang dan kantor pusat tersebut membuat proses pembayaran kerap melewati batas waktu jatuh tempo yang ditetapkan hotel, yaitu maksimal 30 hari. Manajemen Hotel ABC dinilai belum mengantisipasi risiko kendala administratif dari pihak eksternal semacam ini sejak awal, sehingga piutang PT X bergeser ke kategori umur piutang berisiko tinggi. Meski demikian, berdasarkan hasil observasi, belum ditemukan piutang yang benar-benar tidak tertagih keterlambatan tersebut pada akhirnya tetap terselesaikan.
Rekomendasi untuk Klien Multi-Cabang
Berdasarkan temuan tersebut, kajian ini merekomendasikan agar Hotel ABC memperbarui Standar Operasional Prosedur (SOP) penagihan untuk pelanggan dengan struktur multi-cabang. Salah satu langkah yang disarankan adalah penerapan sistem e-invoicing, yaitu pengiriman salinan invoice secara digital dengan tembusan langsung kepada bagian account payable di kantor pusat klien, sehingga proses verifikasi dapat berjalan paralel dengan pengiriman invoice fisik ke cabang.
Selain itu, hotel disarankan menjalin komunikasi langsung dengan narahubung di kantor pusat klien sejak tahap awal penerimaan guarantee letter, melakukan follow-up proaktif jauh sebelum jatuh tempo, serta memberi kategorisasi khusus pada laporan aging summary bagi klien dengan birokrasi lintas kota. Penguatan koordinasi antara bagian account receivable dan sales turut dipandang penting agar proses edukasi tata tertib penagihan dapat disampaikan kepada klien sejak awal kesepakatan.
Kajian ini menegaskan bahwa sistem pengendalian internal yang baik tidak cukup hanya kuat di sisi prosedur internal perusahaan, tetapi juga perlu mengantisipasi kompleksitas birokrasi pihak eksternal yang dapat memengaruhi kelancaran arus kas hotel.
[BACA JUGA: Di Balik Aliran Air Bersih Ada Persediaan yang Harus Dijaga]
Penulis: Eka Bella Pratiwi
Pembimbing: Prasetyo Widyo Iswara, S.E., M.A.
Editor: Aghnia Faiza (Tim Branding Vokasi)
