VOKASI NEWS – Arsip desa bukan sekadar tumpukan dokumen yang tersimpan di dalam lemari. Dokumen tersebut memuat berbagai informasi penting bagi pemerintah desa dan masyarakat. Namun, usia serta metode penyimpanan yang kurang tepat dapat menyebabkan kerusakan fisik.
Persoalan tersebut mendorong Himpunan Mahasiswa Kearsipan dan Informasi Digital (HMKID) Fakultas Vokasi Universitas Airlangga (UNAIR) mengadakan edukasi preservasi arsip. Kegiatan berlangsung pada 29–30 Juli 2026 di Desa Tambaksari, Kecamatan Purwodadi, Kabupaten Pasuruan. Selain itu, HMKID UNAIR menggandeng Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Dispusip) Provinsi Jawa Timur.
Kegiatan tersebut berfokus pada tata kelola, preservasi, dan restorasi arsip vital pemerintah desa. Melalui program ini, perangkat desa memperoleh pemahaman mengenai perawatan dokumen yang tepat. Sebanyak 13 desa di Kecamatan Purwodadi menjadi sasaran program edukasi tersebut.
Kesalahan Sederhana Dapat Merusak Arsip
Kesalahan penanganan dokumen masih ditemukan di lingkungan pemerintah desa maupun keluarga. Salah satunya adalah melipat dokumen penting tanpa memperhatikan kondisi kertas. Selain itu, penggunaan laminasi biasa secara sembarangan dapat mempercepat kerusakan arsip lama.
Tanpa penanganan yang tepat, dokumen dapat menjadi rapuh dan sulit dibaca. Akibatnya, informasi penting di dalam arsip berisiko hilang. Oleh karena itu, preservasi perlu dilakukan menggunakan bahan dan teknik khusus kearsipan.
Kolaborasi HMKID UNAIR dan Dispusip Jatim memberikan pemahaman teknis mengenai penanganan arsip. Edukasi tersebut diharapkan dapat mengurangi kesalahan perawatan dokumen. Dengan demikian, arsip penting dapat terlindungi dan tetap digunakan dalam jangka panjang.
Praktik Preservasi Arsip Vital Desa Tambaksari
Rangkaian pengabdian dirancang dengan melibatkan Dispusip Jatim sebagai fasilitator dan pemateri teknis. Sementara itu, Desa Tambaksari dipilih sebagai lokasi praktik langsung. Arsip Letter C milik pemerintah desa digunakan sebagai bahan utama pelatihan restorasi.
Tim fasilitator memperagakan berbagai metode perbaikan fisik dokumen. Metode tersebut meliputi enkapsulasi, laminasi khusus kearsipan, dan penjahitan berkas. Selain itu, peserta mempelajari penggantian sampul serta perekatan buku arsip yang rusak.
Pendampingan Dispusip Jatim memastikan proses penyelamatan dokumen berjalan sesuai standar kearsipan. Preservasi Letter C dinilai penting karena arsip tersebut berkaitan dengan catatan pertanahan. Dokumen tersebut juga dapat mendukung kepastian informasi bagi pemerintah desa dan masyarakat.
“Penanganan arsip bernilai sejarah dan hukum tinggi memerlukan ketelitian ekstra serta teknik khusus agar fisik kertas tidak semakin rapuh,” ujar perwakilan Dispusip Jatim saat memberikan instruksi teknis.
Melalui praktik tersebut, peserta tidak hanya memperoleh materi secara lisan. Sebaliknya, peserta dapat melihat langsung tahapan penanganan arsip yang mengalami kerusakan. Pengalaman tersebut memberikan gambaran mengenai pentingnya ketelitian dalam proses restorasi.
Alur Restorasi Arsip Melalui LKD Pasuruan
Sementara itu, perwakilan dari 12 desa lainnya memperoleh materi mengenai teknik perawatan dokumen. Proses restorasi fisik difokuskan di Desa Tambaksari karena keterbatasan kuota dan tingginya biaya fasilitas. Meskipun demikian, seluruh peserta tetap menerima materi teknis secara menyeluruh.
Peserta mempelajari teknik enkapsulasi, penjahitan, dan penggantian sampul buku. Selain itu, perangkat desa memperoleh penjelasan mengenai alur pengajuan layanan restorasi. Pengajuan tersebut dapat disampaikan melalui Lembaga Kearsipan Daerah (LKD) Kabupaten Pasuruan.
Pemaparan LKD Kabupaten Pasuruan memberikan panduan bagi pemerintah desa yang membutuhkan layanan preservasi. Dengan memahami alurnya, pemerintah desa dapat mengajukan program restorasi secara resmi dan mandiri. Langkah tersebut dapat membantu menyelamatkan arsip yang mulai mengalami kerusakan.
Melalui kegiatan ini, kesadaran perangkat desa mengenai pengelolaan arsip diharapkan semakin meningkat. Selain arsip pemerintahan, pengetahuan tersebut dapat diterapkan dalam merawat dokumen keluarga. Oleh sebab itu, manfaat edukasi dapat menjangkau pemerintah desa maupun masyarakat.
Pada akhirnya, pengelolaan arsip yang benar dapat menjaga informasi berharga bagi generasi mendatang. Perawatan juga perlu dilakukan secara terstruktur dan berkelanjutan. Dengan demikian, arsip desa tetap terlindungi serta dapat digunakan ketika dibutuhkan.
[BACA JUGA: Mahasiswa Vokasi UNAIR Buktikan Masker Daun Mimba Efektif Atasi Jerawat]
Penulis: Agasta Cahaya Pratama
Editor: Sinta Rahmah (Tim Vokasi Branding)
