VOKASI NEWS – PT Mitra Jasa Transindo merupakan perusahaan yang bergerak di bidang jasa transportasi dan logistik. Perusahaan ini melayani distribusi barang ke berbagai wilayah di Indonesia. Dalam menjalankan kegiatan usahanya, perusahaan banyak melakukan transaksi secara kredit. Akibatnya, piutang usaha kepada pelanggan menjadi bagian penting yang harus dikelola dengan baik.
Oleh karena itu, sistem akuntansi penagihan piutang berperan penting dalam menjaga kelancaran arus kas perusahaan. Selain membantu proses penagihan, sistem ini juga dapat meminimalkan risiko keterlambatan pembayaran dari pelanggan.
Peran Sistem Akuntansi Penagihan Piutang
Sistem akuntansi penagihan piutang merupakan rangkaian prosedur yang digunakan perusahaan untuk mencatat, mengawasi, dan mengendalikan proses penagihan sejak jasa selesai diberikan hingga pembayaran diterima. Dengan sistem yang baik, perusahaan dapat memperoleh informasi mengenai jumlah piutang, umur piutang (aging receivable), serta status pembayaran setiap pelanggan.
PT Mitra Jasa Transindo telah memanfaatkan Microsoft Dynamics 365 (D365) sebagai sistem informasi untuk mendukung pengelolaan piutang. Melalui sistem tersebut, bagian Account Receivable (AR) dapat memantau saldo piutang pelanggan, status pembayaran, serta invoice yang mendekati maupun telah melewati tanggal jatuh tempo.
Proses Penagihan Piutang
Berdasarkan hasil observasi selama kegiatan magang, proses penagihan diawali setelah jasa pengiriman diselesaikan oleh bagian operasional. Selanjutnya, dokumen pendukung, seperti Proof of Delivery (POD) dan surat jalan, diterima serta diverifikasi. Setelah proses tersebut selesai, Document Control menerbitkan invoice untuk dikirim kepada pelanggan melalui email atau media lain sesuai kesepakatan.
Setelah pelanggan menerima invoice, bagian Account Receivable melakukan pemantauan pembayaran melalui sistem D365. Apabila pembayaran belum dilakukan hingga mendekati atau melewati tanggal jatuh tempo, bagian AR akan melakukan follow up melalui telepon maupun email sebagai pengingat kepada pelanggan.
Kendala dalam Sistem Penagihan
Hasil observasi menunjukkan bahwa masih terdapat beberapa kendala dalam sistem penagihan piutang di PT Mitra Jasa Transindo. Salah satu kendala utama adalah keterlambatan penerimaan dokumen pendukung dari bagian operasional. Akibatnya, proses penerbitan invoice sering melewati target Service Level Agreement (SLA) maksimal tujuh hari.
Kondisi tersebut menyebabkan invoice terlambat diterima pelanggan. Akibatnya, proses pembayaran juga ikut mengalami keterlambatan. Selain itu, perusahaan menghadapi penumpukan outstanding invoice karena sebagian pelanggan berulang kali melakukan pembayaran melewati tanggal jatuh tempo.
Situasi tersebut membuat bagian Account Receivable harus melakukan follow up secara berulang melalui telepon maupun email. Dengan demikian, beban kerja meningkat dan kelancaran arus kas perusahaan ikut terdampak.
Evaluasi dan Rekomendasi Perbaikan
Berdasarkan hasil evaluasi, perusahaan perlu meningkatkan koordinasi antara bagian operasional, Document Control, dan Account Receivable. Tujuannya agar dokumen pendukung dapat diterima tepat waktu sehingga penerbitan invoice tidak mengalami keterlambatan.
Selain itu, perusahaan dapat memanfaatkan sistem monitoring yang lebih terintegrasi. Sistem tersebut akan mempermudah pengawasan umur piutang dan status pembayaran pelanggan. Di sisi lain, penerapan kebijakan pembayaran uang muka (down payment) bagi pelanggan tertentu yang memiliki riwayat keterlambatan juga dapat menjadi salah satu solusi.
Melalui berbagai upaya tersebut, jumlah outstanding invoice diharapkan dapat berkurang dan penerimaan kas perusahaan menjadi lebih cepat. Pada akhirnya, sistem akuntansi penagihan piutang di PT Mitra Jasa Transindo dapat berjalan lebih efektif, meminimalkan risiko piutang tak tertagih, serta menjaga stabilitas arus kas perusahaan.
[BACA JUGA: APD Bukan Sekadar Perlengkapan: Membangun Kesadaran Keselamatan di Tempat Kerja]
***
Penulis: Aulia Husnah
Pembimbing: Wahyu Firmandani, S.A., M.Ak., CPMA., CAPF
Editor: Cheiza Xaviera (Tim Branding Vokasi)
