VOKASI NEWS – Pengelolaan pengeluaran kas menjadi salah satu aspek penting dalam menjaga efektivitas operasional perusahaan. Sistem akuntansi yang diterapkan dengan baik dapat memastikan setiap transaksi pengeluaran kas berjalan sesuai prosedur.
Selain itu, sistem yang terstruktur juga membantu perusahaan dalam melakukan pencatatan, pengendalian, serta penyimpanan dokumen transaksi secara lebih tertib.
Berdasarkan hal tersebut, evaluasi dilakukan terhadap sistem akuntansi pengeluaran kas atas perjalanan dinas di PT Bernofarm Pharmaceutical Company. Evaluasi ini bertujuan mengetahui kesesuaian prosedur yang berjalan sekaligus mengidentifikasi kendala dalam proses administrasi pengeluaran kas.
Proses Evaluasi Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas
Evaluasi dilaksanakan pada Februari hingga Mei 2026 menggunakan metode studi kasus dengan pendekatan kualitatif. Data diperoleh melalui observasi, wawancara, serta dokumentasi terhadap berbagai tahapan proses perjalanan dinas.
Tahapan tersebut meliputi pengajuan perjalanan dinas, pemeriksaan dokumen reimbursement, pencairan dana, hingga proses pengarsipan dokumen. Melalui proses tersebut, dapat diketahui bagaimana sistem akuntansi pengeluaran kas diterapkan dalam mendukung aktivitas perusahaan.
Hasil evaluasi menunjukkan bahwa sistem akuntansi pengeluaran kas perjalanan dinas di PT Bernofarm Pharmaceutical Company telah memiliki pembagian tugas yang jelas. Divisi Marketing, Sales Manager, Accounting, dan Kasir memiliki peran masing-masing dalam proses pengajuan hingga pencairan dana.
Selain itu, perusahaan juga telah memanfaatkan sistem komputerisasi untuk membantu pencatatan data dan penyusunan laporan reimbursement. Penggunaan sistem tersebut membuat proses administrasi menjadi lebih terstruktur dan mendukung pengelolaan transaksi secara lebih efektif.
Kendala dalam Proses Administrasi Perjalanan Dinas
Meskipun sistem telah berjalan dengan cukup baik, masih terdapat beberapa kendala yang memengaruhi efektivitas administrasi. Salah satu kendala utama adalah kelengkapan dokumen reimbursement yang belum selalu terpenuhi.
Beberapa dokumen, seperti nota pembayaran, tiket perjalanan, maupun invoice, terkadang belum tersedia atau belum sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Kondisi tersebut menyebabkan proses pemeriksaan dokumen membutuhkan waktu tambahan.
Selain itu, proses verifikasi dokumen yang masih dilakukan secara manual juga menjadi hambatan dalam pencairan dana. Ketika jumlah dokumen meningkat, proses pemeriksaan dan persetujuan membutuhkan waktu yang lebih lama.
Tidak hanya itu, keterlambatan proses approval serta pengarsipan dokumen secara manual turut memengaruhi kelancaran administrasi. Oleh karena itu, diperlukan pengembangan sistem agar proses pengeluaran kas dapat berjalan lebih efektif dan efisien.
Rekomendasi Perbaikan Sistem Administrasi
Berdasarkan hasil evaluasi, terdapat beberapa rekomendasi yang dapat diterapkan oleh PT Bernofarm Pharmaceutical Company. Salah satunya adalah meningkatkan digitalisasi dalam proses verifikasi dokumen perjalanan dinas.
Selain itu, penerapan sistem pengarsipan elektronik juga dapat menjadi solusi untuk mempermudah pencarian serta penyimpanan dokumen transaksi. Perusahaan juga dapat menggunakan daftar periksa (checklist) kelengkapan dokumen sebelum pengajuan reimbursement dilakukan.
Dengan penerapan langkah tersebut, proses administrasi pengeluaran kas perjalanan dinas diharapkan menjadi lebih tertib, cepat, dan akurat. Sistem yang lebih optimal juga dapat mendukung pengendalian internal perusahaan dalam mengelola transaksi keuangan.
Evaluasi sistem akuntansi pengeluaran kas ini menjadi gambaran bahwa efektivitas administrasi tidak hanya bergantung pada teknologi, tetapi juga pada ketepatan prosedur dan koordinasi antarbagian.
Melalui perbaikan berkelanjutan, PT Bernofarm Pharmaceutical Company dapat meningkatkan kualitas pengelolaan pengeluaran kas sekaligus memperkuat sistem akuntansi perusahaan.
[BACA JUGA: Ruang Kerja Redup di Bandara Juanda: Ancaman Tersembunyi bagi Kesehatan Mata Staf]
Penulis: Haliza Naura Seroja
Editor: Sinta Rahmah (Tim Vokasi Branding)
