VOKASI NEWS – Perubahan harga dari supplier merupakan tantangan yang kerap dihadapi industri perhotelan dalam proses pengadaan barang. Ketidaksesuaian antara harga yang tercantum pada Purchase Order (PO) dan invoice dapat menghambat proses pembayaran serta memengaruhi keakuratan laporan keuangan perusahaan. Kondisi tersebut mendorong perlunya sistem informasi akuntansi dan pengendalian internal yang mampu mendukung proses verifikasi secara cepat dan akurat.
Kajian yang dilakukan di The Westin Surabaya bertujuan mendeskripsikan penerapan Sistem Informasi Akuntansi (SIA). Kajian ini juga mengevaluasi efektivitas Sistem Pengendalian Internal dalam menangani perubahan harga dari supplier. Penelitian menggunakan metode deskriptif kualitatif melalui observasi, wawancara, dan dokumentasi pada bagian Receiving, Purchasing, dan Account Payable selama pelaksanaan magang.
Integrasi Sistem Informasi Mendukung Proses Pembelian
Hasil kajian menunjukkan bahwa The Westin Surabaya telah menerapkan sistem informasi akuntansi yang terintegrasi antardepartemen. Proses pembelian didukung oleh sistem BirchStreet, yaitu platform e-procurement berbasis web yang mengelola alur pengadaan mulai dari permintaan barang hingga proses pembayaran kepada vendor.
Dalam proses pembayaran, hotel menerapkan mekanisme three-way matching, yaitu pencocokan antara Purchase Order (PO), Receiving Report, dan invoice. Apabila ditemukan perbedaan harga antara PO dan invoice, bagian Account Payable menunda pencatatan utang. Selanjutnya, bagian tersebut berkoordinasi dengan Purchasing untuk mengklarifikasi perbedaan harga kepada supplier. Setelah klarifikasi selesai, transaksi dapat diproses lebih lanjut.
Pengendalian Internal Meminimalkan Risiko Kesalahan
Pengendalian internal diterapkan melalui pemisahan tugas (segregation of duties) antara bagian Receiving, Purchasing, dan Account Payable. Selain itu, setiap perubahan harga harus memperoleh persetujuan dari pihak yang berwenang sebelum dicatat ke dalam sistem.
Penerapan pemisahan tugas tersebut bertujuan mengurangi risiko kesalahan pencatatan maupun penyalahgunaan wewenang dalam proses pembelian. Dengan adanya prosedur otorisasi yang jelas, setiap transaksi dapat diverifikasi sebelum memengaruhi laporan keuangan perusahaan.
Verifikasi Manual Masih Menjadi Tantangan
Meskipun sistem informasi akuntansi telah terintegrasi, kajian menemukan bahwa proses verifikasi dan revisi invoice masih dilakukan secara manual. Kondisi tersebut menyebabkan pencatatan utang usaha menjadi lebih lambat ketika terjadi perubahan harga dari supplier.
Keterlambatan tersebut tidak hanya berdampak pada penyusunan laporan keuangan, tetapi juga berpotensi memengaruhi pengelolaan arus kas perusahaan serta hubungan kerja sama dengan vendor. Apabila proses klarifikasi berlangsung terlalu lama, siklus pembayaran menjadi lebih panjang dan dapat menurunkan kepercayaan supplier terhadap ketepatan pembayaran hotel.
Otomatisasi Sistem Menjadi Langkah Perbaikan
Berdasarkan hasil evaluasi, beberapa langkah perbaikan dapat diterapkan untuk meningkatkan efektivitas sistem. Di antaranya ialah meningkatkan integrasi sistem informasi akuntansi secara real-time, mengotomatisasi proses pencocokan dokumen agar ketidaksesuaian harga dapat terdeteksi lebih cepat, serta menerapkan sistem persetujuan elektronik (electronic approval) untuk mempercepat proses otorisasi.
Selain itu, koordinasi antardepartemen perlu terus diperkuat melalui pembaruan data harga vendor secara berkala sehingga informasi yang digunakan dalam proses pembelian selalu akurat dan mutakhir.
Secara keseluruhan, penerapan Sistem Informasi Akuntansi dan Sistem Pengendalian Internal di The Westin Surabaya telah mendukung proses pengadaan dan pembayaran kepada supplier dengan baik. Namun, penguatan otomatisasi serta integrasi sistem masih diperlukan agar informasi keuangan menjadi lebih akurat, proses pembayaran berlangsung lebih cepat, dan tata kelola keuangan hotel semakin efektif.
[BACA JUGA: The Great Food Expedition: Interactive Learning for Healthy Digestion]
Penulis: Dona Avriel Raydzaky
Editor: Inviana (Tim Vokasi Branding)
