VOKASI NEWS – Praktik Kerja Lapangan (PKL) menjadi sarana bagi mahasiswa untuk memperoleh pengalaman kerja. Kegiatan ini juga memberikan kesempatan untuk mengaplikasikan ilmu yang telah dipelajari selama perkuliahan. Melalui PKL, mahasiswa tidak hanya memahami teori, tetapi juga mengenal proses kerja di lingkungan profesional. Salah satunya dilakukan oleh mahasiswa D-IV Kearsipan Informasi Digital Vokasi UNAIR yang melaksanakan PKL di Balai Diklat Keagamaan Surabaya. Selama kegiatan tersebut, mahasiswa mempelajari proses pemberkasan arsip.
Kegiatan pemberkasan arsip menjadi bagian penting dalam pengelolaan dokumen di instansi pemerintah. Melalui proses pemberkasan arsip, mahasiswa memperoleh pengalaman dalam menata dokumen secara sistematis. Penataan yang baik membantu menjaga informasi tetap rapi dan mudah dikelola. Selain itu, arsip dapat ditemukan kembali dengan lebih cepat ketika dibutuhkan.
Memahami Proses Pemberkasan Arsip
Pemberkasan arsip merupakan proses menyusun dokumen berdasarkan kesamaan kegiatan atau urusan sehingga seluruh informasi tersimpan secara terstruktur. Sebelum dokumen dimasukkan ke dalam box arsip, setiap berkas diperiksa untuk memastikan kelengkapan dokumen, urutan penyusunan, serta kesesuaiannya dengan klasifikasi arsip yang berlaku.
Ketelitian menjadi aspek utama dalam proses ini. Kesalahan kecil dalam penyusunan dokumen dapat menyulitkan proses temu kembali arsip ketika informasi dibutuhkan di masa mendatang.
Belajar Langsung dari Pengelolaan Arsip
Selama menjalani PKL, mahasiswa tidak hanya menyusun dokumen ke dalam map, tetapi juga melakukan identifikasi arsip, mengelompokkan dokumen berdasarkan jenis kegiatan, serta menata berkas sesuai sistem klasifikasi yang diterapkan oleh instansi.
Pengalaman tersebut memberikan pemahaman bahwa pengelolaan arsip membutuhkan ketelitian, konsistensi, dan kepatuhan terhadap prosedur. Arsip yang tersusun dengan baik akan mendukung kelancaran administrasi, mempercepat pencarian informasi, serta membantu proses pengambilan keputusan dalam organisasi.
Sebaliknya, pemberkasan yang kurang tepat dapat menghambat pengelolaan informasi dan menurunkan efektivitas pelayanan administrasi.
Menghubungkan Teori dengan Praktik
Pelaksanaan PKL menjadi kesempatan bagi mahasiswa untuk menghubungkan teori yang dipelajari di bangku kuliah dengan praktik di dunia kerja. Berbagai konsep mengenai klasifikasi arsip, penataan berkas, hingga penyimpanan arsip dapat dipahami secara lebih nyata melalui aktivitas sehari-hari di Balai Diklat Keagamaan Surabaya.
Pengalaman tersebut juga menunjukkan bahwa setiap tahapan dalam pengelolaan arsip saling berkaitan. Mulai dari proses penciptaan, pemberkasan, penyimpanan, hingga temu kembali informasi harus dilakukan secara sistematis agar nilai informasi yang terkandung dalam arsip tetap terjaga.
Bekal Menuju Profesional Arsip
Selain meningkatkan kemampuan teknis di bidang kearsipan, kegiatan PKL turut melatih sikap profesional, tanggung jawab, disiplin, dan ketelitian dalam menyelesaikan pekerjaan. Kompetensi tersebut menjadi bekal penting bagi mahasiswa untuk menghadapi dunia kerja, khususnya pada bidang pengelolaan arsip dan informasi yang menuntut ketepatan dalam setiap proses.
Melalui pengalaman PKL di Balai Diklat Keagamaan Surabaya, mahasiswa memperoleh pemahaman bahwa pemberkasan arsip bukan sekadar menyusun dokumen, melainkan bagian penting dalam menjaga informasi agar tetap tertata, mudah diakses, serta mampu mendukung efektivitas administrasi dan pelayanan organisasi.
[BACA JUGA: Kesalahan Administrasi Kecil Berdampak Besar terhadap Kepatuhan Pajak melalui SP2DK]
Penulis: Alif albani
Editor: Inviana (Tim Vokasi Branding)
