VOKASI NEWS – Ketersediaan berbagai jenis barang, seperti bahan makanan, perlengkapan kamar, dan perlengkapan kebersihan, sangat penting untuk operasional hotel. Untuk menjaga kualitas pelayanan tamu, proses pengadaan harus lancar. Oleh karena itu, sistem akuntansi pengadaan barang harus memiliki kemampuan untuk memastikan bahwa setiap transaksi dilakukan dengan benar, dicatat, dan diawasi.
Hasil evaluasi yang dilakukan pada salah satu hotel berbintang di Surabaya menunjukkan bahwa sistem pengadaan barang telah didukung oleh aplikasi terintegrasi yang dapat menghubungkan proses permintaan, pembelian, penerimaan, dan pembayaran barang. Selain itu, setiap transaksi melibatkan beberapa bagian yang melakukan tugas yang berbeda untuk pengendalian internal, yang mengurangi kemungkinan kesalahan.
Celah yang Masih Ditemukan
Meskipun prosedur telah dirancang dengan baik, pelaksanaan di lapangan menunjukkan beberapa masalah yang dapat mengganggu kinerja sistem. Ada perbedaan harga antara Purchase Order (PO) dan faktur dari pemasok adalah salah satu masalah yang ditemukan. Dalam kondisi ini, bagian pembelian harus merevisi dokumen sebelum pembayaran dapat diproses. Akibatnya, proses administrasi menjadi lebih lama dan pembayaran kepada pemasok mungkin tertunda.
Apabila perbedaan harga tersebut tidak dikoreksi segera, pencatatan akuntansi juga dapat terpengaruh. Jumlah beban operasional dan penyajian laporan keuangan perusahaan akan dipengaruhi oleh perubahan nilai pembelian. Oleh karena itu, sebelum dokumen pemesanan diterbitkan, komunikasi dan konfirmasi harga dengan pemasok harus dilakukan secara teratur.
Selisih antara data yang tercatat dalam sistem dan jumlah persediaan fisik gudang merupakan masalah tambahan yang ditemukan. Kondisi ini terjadi karena departemen yang bersangkutan telah menggunakan barang tersebut sebelum dokumen permintaan barang, juga dikenal sebagai “Store Request,” dimasukkan ke dalam sistem. Akibatnya, meskipun produk telah dikeluarkan dari gudang, jumlah persediaan dalam sistem tidak langsung berkurang.
Pentingnya Pengendalian Internal
Selisih persediaan dapat berdampak pada berbagai hal, seperti menurunkan keakuratan informasi tentang persediaan, kesalahan dalam perencanaan pembelian, atau penyajian nilai persediaan yang salah pada laporan keuangan. Informasi yang tidak akurat juga dapat memengaruhi keputusan manajemen tentang kebutuhan operasional berikutnya.
Untuk mengurangi risiko tersebut, pengendalian internal sangat penting. Sebaik-baiknya, proses pengeluaran barang hanya dapat dilakukan setelah dokumen Permintaan Toko diterima dan segera dimasukkan ke dalam sistem. Pengumpulan stok secara berkala juga dapat membantu memastikan bahwa jumlah barang di gudang dan data yang tersimpan dalam sistem sesuai.
Menurut evaluasi tersebut, teknologi informasi sendiri tidak cukup untuk menjamin sistem pengadaan barang berjalan dengan baik. Kedisiplinan dalam menjalankan prosedur, keakuratan pencatatan transaksi, dan koordinasi yang baik antarbagian adalah faktor lain yang mempengaruhi keberhasilan sistem. Dengan pengendalian internal yang konsisten, proses pengadaan barang dapat berlangsung lebih efektif, menjaga keandalan laporan keuangan, dan memberikan layanan yang lebih baik bagi bisnis perhotelan.
[BACA JUGA: Mahasiswa Unair Edukasi Penggolongan Obat Masyarakat]
Penulis: Najwa A’sal Aurora
Pembimbing: Izmi Dwira Eriani
Editor: Vioretha (Tim Branding Vokasi)
