VOKASI NEWS – Kegiatan Praktik Kerja Lapangan (PKL) di Bagian Akademik Fakultas Vokasi Universitas Airlangga memberikan pengalaman dalam pelayanan administrasi akademik mahasiswa. Kegiatan yang dilaksanakan selama periode PKL tersebut mencakup pelayanan pengurusan Kartu Hasil Studi (KHS), transkrip nilai, legalisir ijazah, hingga surat menyurat akademik. Pelayanan dilakukan secara langsung kepada mahasiswa dengan mengutamakan ketelitian, komunikasi yang baik, dan efektivitas pelayanan admnistrasi.
Pelayanan administrasi akademik menjadi bagian penting dalam mendukung kebutuhan mahasiswa di lingkungan perguruan tinggi. Berbagai kebutuhan administrasi memerlukan pelayanan yang cepat, tepat, dan terorganisasi agar proses akademik dapat berjalan dengan baik. Kualitas pelayanan yang baik membantu mahasiswa memperoleh dokumen akademik dengan lebih mudah sekaligus meningkatkan kenyamanan dalam proses administrasi.
Peran Pelayanan Prima dalam Administrasi Akademik
Pelayanan prima merupakan upaya memberikan pelayanan terbaik sesuai kebutuhan pengguna layanan. Dalam administrasi akademik, pelayanan prima diterapkan melalui proses pelayanan yang ramah, cepat, dan terarah. Mahasiswa dapat memperoleh informasi mengenai prosedur pengurusan dokumen akademik dengan lebih jelas sehingga mengurangi kesalahan administrasi maupun keterlambatan pelayanan.
Pelayanan administrasi akademik juga didukung melalui pemanfaatan sistem digital dalam pengelolaan dokumen mahasiswa dan alumni. Dokumen seperti transkrip nilai, ijazah, dan surat akademik dapat dikelola secara lebih terstruktur sehingga mempermudah proses pencarian data. Selain membantu efektivitas pelayanan, penggunaan sistem digital juga membantu menjaga keamanan dokumen administrasi akademik.
Menurut Kementerian Pendidikan, Kebudayaan, Riset, dan Teknologi, transformasi layanan pendidikan perlu diimbangi dengan peningkatan kualitas pelayanan administrasi yang efektif dan responsif terhadap kebutuhan mahasiswa (Kemendikbudristek, 2023). Peningkatan kualitas pelayanan menjadi langkah penting dalam menciptakan lingkungan akademik yang profesional dan nyaman bagi mahasiswa.
Pentingnya Komunikasi dalam Pelayanan Mahasiswa
Pelayanan administrasi akademik juga memerlukan kemampuan komunikasi yang baik. Mahasiswa sering memerlukan informasi terkait prosedur pengurusan dokumen, jadwal pengambilan berkas, hingga persyaratan administrasi tertentu. Penyampaian informasi yang jelas membantu mahasiswa memahami alur pelayanan dengan lebih mudah.
Salah satu staf administrasi akademik menjelaskan bahwa pelayanan yang baik dapat membantu meningkatkan kepuasan mahasiswa terhadap layanan administrasi kampus. “Pelayanan yang cepat dan komunikasi yang jelas membantu mahasiswa memahami proses administrasi dengan lebih mudah,” ujar staf administrasi akademik.
Perkembangan administrasi modern menunjukkan bahwa pelayanan prima memiliki peran penting dalam meningkatkan kualitas layanan akademik. Pelayanan yang profesional, responsif, dan terorganisasi diharapkan mampu mendukung kebutuhan administrasi mahasiswa secara lebih efektif dan efisien.
[BACA JUGA: HIMA Pariwisata UNAIR Melaju di KPI 16 untuk Pariwisata Berkelanjutan]
Penulis: Anna Luthfiya
Pembimbing: Amaliyah
Editor: Sinta Rahmah (Tim Vokasi Branding)
