VOKASI NEWS – Aktivitas pembelian dan pengeluaran kas merupakan dua bagian penting dalam kegiatan operasional perusahaan farmasi. Pembelian berhubungan dengan proses pengadaan barang, bahan, atau kebutuhan operasional perusahaan, sedangkan pengeluaran kas berkaitan dengan pembayaran atas kewajiban yang timbul dari aktivitas tersebut. Kedua aktivitas ini perlu didukung oleh sistem pengendalian internal yang baik agar transaksi berjalan tertib, aman, dan dapat dipertanggungjawabkan.
Penerapan Sistem Pembelian dan Pengeluaran Kas di PT Bernofarm Pharmaceutical Company
Pada PT Bernofarm Pharmaceutical Company, sistem pembelian telah berjalan melalui beberapa tahapan, mulai dari pengajuan kebutuhan barang oleh divisi pengguna, persetujuan atasan, pemeriksaan stok oleh bagian gudang, pembuatan Purchase Order oleh bagian purchasing, penerimaan barang dari supplier, sampai penyerahan nota kepada kasir sebagai dasar pembayaran. Proses tersebut menunjukkan bahwa perusahaan telah melibatkan beberapa fungsi dalam satu transaksi, sehingga pembelian tidak dilakukan oleh satu bagian saja. Hal ini menjadi salah satu bentuk pengendalian internal karena adanya pembagian tugas dapat mengurangi risiko kesalahan maupun penyimpangan.
Sistem pengeluaran kas juga telah dilakukan secara bertahap. Divisi yang membutuhkan pembayaran harus mengajukan permintaan pengeluaran kas dan melampirkan dokumen pendukung. Dokumen tersebut kemudian diperiksa, diverifikasi, dan disetujui sebelum pembayaran diproses oleh kasir. Setelah pembayaran dilakukan, bukti transaksi diserahkan kepada bagian akuntansi untuk dicatat dan diarsipkan. Alur ini menunjukkan bahwa perusahaan telah memiliki prosedur yang cukup terstruktur dalam mengelola pengeluaran kas.
Evaluasi Kelemahan Pengendalian Internal dan Upaya Perbaikannya
Meskipun demikian, pengendalian internal pada aktivitas pembelian dan pengeluaran kas masih memerlukan perbaikan. Beberapa kelemahan yang ditemukan antara lain fungsi penerimaan dan penyimpanan barang masih dilakukan oleh bagian gudang yang sama, belum adanya Laporan Penerimaan Barang yang baku dan bernomor urut tercetak, serta proses pencocokan dokumen belum diterapkan secara konsisten. Selain itu, dokumen yang telah dibayar belum selalu diberi tanda lunas, sehingga masih terdapat risiko pembayaran ganda terhadap invoice yang sama.
Kelemahan tersebut menunjukkan bahwa sistem yang berjalan belum sepenuhnya efektif. Perusahaan perlu memperkuat pemisahan tugas, terutama antara fungsi penerimaan dan penyimpanan barang serta antara fungsi kasir dan pencatatan akuntansi. Perusahaan juga perlu menerapkan pencocokan tiga dokumen, yaitu Purchase Order, laporan penerimaan barang, dan invoice supplier sebelum pembayaran dilakukan. Setiap dokumen pembayaran yang telah diproses sebaiknya diberi cap lunas agar tidak digunakan kembali.
Pentingnya Pengendalian Internal untuk Mendukung Tata Kelola Perusahaan
Dengan adanya perbaikan tersebut, pengendalian internal atas pembelian dan pengeluaran kas dapat berjalan lebih efektif. Sistem yang tertib akan membantu perusahaan menjaga keamanan kas, meningkatkan ketepatan pencatatan, mengurangi risiko kesalahan pembayaran, dan mendukung kelancaran operasional perusahaan. Pengendalian internal yang kuat bukan hanya berfungsi sebagai alat pengawasan, tetapi juga sebagai dasar penting dalam menciptakan tata kelola perusahaan yang lebih baik.
[BACA JUGA: Ketika Selisih Data Pajak Memicu SP2DK]
Penulis: Santi Eka Putri
Editor: Vioretha (Tim Branding Vokasi)
