VOKASI NEWS – Mahasiswa D-III Akuntansi Fakultas Vokasi UNAIR mengevaluasi sistem pembayaran utang usaha di Batiqa Hotel Darmo Surabaya guna memperkuat pengendalian internal.
Pembayaran utang usaha merupakan salah satu proses penting dalam operasional perusahaan. Ketepatan pembayaran tidak hanya menjaga hubungan baik dengan pemasok, tetapi juga mendukung kelancaran arus kas dan pengendalian internal.
Sebaliknya, pembagian tugas yang kurang tepat dapat meningkatkan risiko kesalahan administrasi hingga keterlambatan pembayaran. Kondisi tersebut menjadi perhatian dalam evaluasi sistem pembayaran utang usaha di Batiqa Hotel Darmo Surabaya yang dilakukan oleh mahasiswa Program Studi D-III Akuntansi Fakultas Vokasi Universitas Airlangga.
Pembayaran Utang Usaha Berperan Penting dalam Operasional Hotel
Setiap hotel bergantung pada pasokan barang dan jasa dari berbagai pemasok. Oleh karena itu, pembayaran utang usaha harus dilakukan secara tertib agar operasional tetap berjalan dengan baik.
Batiqa Hotel Darmo Surabaya menerapkan metode voucher payable procedures dalam proses pembayaran kepada pemasok. Sistem tersebut didukung berbagai dokumen, seperti invoice, Purchase Order (PO), Receiving Report (RR), faktur pajak, tanda terima, hingga bukti transfer. Kelengkapan dokumen menjadi dasar sebelum pembayaran dilakukan.
Prosedur Pembayaran Telah Berjalan Sistematis
Hasil observasi menunjukkan bahwa alur pembayaran utang usaha telah tersusun secara sistematis. Setiap tagihan yang diterima terlebih dahulu diperiksa sebelum diproses ke dalam sistem.
Selanjutnya, bagian terkait membuat payment voucher dan mengajukannya untuk memperoleh persetujuan. Setelah pembayaran selesai dilakukan, dokumen diberi cap paid dan diarsipkan sesuai nomor urut.
Prosedur tersebut membantu perusahaan menjaga ketertelusuran setiap transaksi. Pengarsipan yang rapi juga memudahkan proses audit maupun pemeriksaan apabila diperlukan pada masa mendatang.
Perangkapan Fungsi Menjadi Tantangan
Di balik prosedur yang telah berjalan baik, masih ditemukan beberapa kendala. Salah satu temuan utama adalah adanya perangkapan fungsi antara Accounts Payable dan Financial Controller.
Kondisi tersebut membuat satu orang memegang lebih dari satu tanggung jawab penting dalam proses pembayaran. Dari sisi pengendalian internal, pembagian tugas seperti ini dinilai kurang ideal karena dapat mengurangi efektivitas fungsi pengawasan.
Selain itu, komunikasi dengan pemasok juga masih perlu ditingkatkan. Beberapa pemasok mengirimkan invoice melewati batas waktu yang telah ditentukan. Akibatnya, proses pembayaran menjadi tertunda meskipun prosedur internal telah berjalan sesuai ketentuan.
Penguatan Pengendalian Internal Perlu Dilakukan
Hasil evaluasi menunjukkan beberapa langkah yang dapat diterapkan untuk meningkatkan efektivitas sistem pembayaran utang usaha. Pemisahan fungsi antara Accounts Payable dan Financial Controller menjadi salah satu rekomendasi utama agar proses verifikasi dan otorisasi berjalan lebih optimal.
Hotel juga dapat memperjelas informasi mengenai jadwal pengajuan tagihan kepada pemasok. Langkah tersebut membantu mengurangi keterlambatan akibat dokumen yang dikirim di luar batas waktu.
Selain itu, pelaksanaan audit internal secara berkala dapat menjadi sarana evaluasi terhadap sistem yang telah berjalan. Melalui pemeriksaan rutin, perusahaan dapat lebih cepat mengidentifikasi kelemahan dan melakukan perbaikan sebelum menimbulkan dampak yang lebih besar.
Evaluasi ini menunjukkan bahwa sistem pembayaran utang usaha tidak hanya berkaitan dengan administrasi keuangan. Proses tersebut juga menjadi bagian penting dalam menjaga efektivitas pengendalian internal serta mendukung keberlangsungan operasional perusahaan.
[BACA JUGA: Literasi Obat Padat Meningkat Melalui Edukasi Mahasiswa]
Penulis: Tisya Septianti
Editor: Inviana (Tim Vokasi Unair)
