VOKASI NEWS – Mahasiswa Program Studi D-III Akuntansi Fakultas Vokasi Universitas Airlangga, Levina Kirana Armilda, mengangkat studi kasus mengenai sistem pembayaran vendor di PT PLN (Persero) UP3 Sidoarjo melalui tugas akhirnya. PT PLN (Persero) UP3 Sidoarjo menerapkan sistem Vendor Invoicing Portal (VIP) sejak tahun 2023. Sistem ini mendukung program pembayaran terpusat atau Centralized Payment kepada mitra penyedia barang dan jasa. Penerapan sistem digital ini bertujuan mempercepat proses verifikasi tagihan sekaligus meningkatkan transparansi pembayaran vendor di lingkungan Unit Pelaksana Pelayanan Pelanggan (UP3) Sidoarjo. Meski demikian, hasil penelitian menemukan bahwa sistem tersebut masih menghadapi sejumlah kendala teknis dan administratif di lapangan.
Tujuh Gerbang Sebelum Uang Cair
Uang tidak begitu saja mengalir ke rekening vendor begitu tagihan diunggah. Setiap pengajuan pembayaran wajib melewati tujuh gerbang otoritas. Gerbang tersebut mulai dari vendor, direksi pekerjaan, tax administrator, invoice receiver, pihak berkontrak, verifikator terpusat, hingga kasir terpusat sebagai pemegang keputusan akhir. Sebelum sampai ke tahap itu, vendor lebih dulu mengunggah invoice, Berita Acara Penyelesaian Pekerjaan, Berita Acara Serah Terima, dan faktur pajak secara digital. Vendor kemudian menyusul dengan mengirim dokumen fisik dalam tenggat tiga hari kerja. Rantai berlapis ini sengaja dirancang agar kesalahan administrasi tertangkap sejak dini, wewenang tidak tumpang tindih, dan celah kecurangan tertutup rapat. Hasil analisis menggunakan kerangka Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (COSO) menunjukkan hal penting. Fondasi pengendalian dan pengawasan berkala pada sistem ini sudah berdiri cukup kokoh.
Ketika Server Menyerah di Akhir Bulan
Masalahnya, sistem sehebat apa pun bisa kewalahan ketika beban kerjanya melonjak drastis. Setiap menjelang akhir bulan, ribuan pengguna mengakses VIP secara bersamaan untuk mengejar tenggat. Pada titik itulah server pusat kerap “menyerah”, alias down, selama satu hingga dua hari penuh. Akibatnya, dokumen tagihan menumpuk tanpa bisa diverifikasi, sementara jam terus berjalan mengejar Service Level Agreement yang dipantau ketat setiap bulan. Belum lagi urusan dokumen fisik yang kadang tidak sinkron dengan versi digitalnya. Ketidaksesuaian ini bisa terjadi karena cover letter yang tertinggal atau tanggal yang berbeda antara berkas cetak dan unggahan.
Ironisnya, ketika sistem lumpuh, tidak ada jalan pintas yang bisa ditempuh. “Tidak ada prosedur manual darurat, karena VIP ini pada dasarnya sistem yang terpusat dan jadi satu-satunya jalur untuk proses pembayaran vendor,” ungkap seorang staf bagian keuangan PT PLN (Persero) UP3 Sidoarjo. Seluruh proses, katanya, benar-benar berhenti total sampai server kembali menyala. Bagian keuangan pun kerap kesulitan melacak posisi dokumen fisik, karena alur koordinasi lebih dulu melewati user pengadaan sebelum sampai ke meja verifikasi.
Ketelitian yang Menentukan Cepat Lambatnya Pembayaran
Di tengah keterbatasan sistem, faktor manusia justru menjadi penentu utama kelancaran proses. “Setiap bagian memiliki tanggung jawab untuk memeriksa dokumen sesuai tugasnya masing-masing. Jika ada yang kurang teliti, dokumen dapat dikembalikan untuk perbaikan sehingga proses pembayaran menjadi lebih lama,” demikian penjelasan yang disampaikan selama wawancara berlangsung. Satu kesalahan kecil di satu gerbang otoritas ternyata cukup untuk membuat seluruh berkas terlempar kembali ke titik awal, memperpanjang antrean yang sudah mengular.
Bukan sekadar mengandalkan teknologi, temuan penelitian ini menyarankan sejumlah langkah konkret untuk menambal celah yang ada. Penambahan kapasitas server jelang akhir bulan menjadi prioritas agar downtime tidak lagi melumpuhkan seluruh proses verifikasi. Prosedur cadangan manual juga perlu disiapkan sebagai jalan darurat ketika sistem utama benar-benar tidak bisa diakses. Koordinasi lintas bagian soal status dokumen serta sosialisasi rutin ihwal kelengkapan berkas turut disebut sebagai kunci. Langkah ini penting agar cerita “digital tapi nyangkut” ini tidak terus berulang setiap bulan.
[BACA JUGA: Tabir Radiasi Terintegrasi Mobile X-Ray Terbukti 98 Persen Efektif Lindungi Petugas]
Penulis: Levina Kirana Armilda
Pembimbing: Anisa Fitri Sya’bania
Editor: Nadya Tika (Tim Branding Vokasi)
