VOKASI NEWS – “Arsip bukan sekadar tumpukan dokumen. Di balik setiap berkas perkara, tersimpan jejak penegakan hukum, tanggung jawab negara, dan harapan masyarakat akan keadilan.” Ketika mendengar kata Kejaksaan, masyarakat umumnya membayangkan ruang sidang, jaksa yang membacakan tuntutan, atau perkara pidana yang menjadi perhatian publik. Namun, di balik proses tersebut terdapat sistem administrasi dan arsip hukum yang berperan penting dalam mendukung kepastian hukum. Pengalaman tersebut terlihat dalam pelaksanaan Praktik Kerja Lapangan (PKL) mahasiswa Program Studi Kearsipan dan Informasi Digital Universitas Airlangga di Kejaksaan Tinggi Jawa Timur.
Selama kegiatan PKL, teori mengenai siklus hidup arsip, klasifikasi, jadwal retensi arsip, hingga digitalisasi arsip diterapkan secara langsung dalam lingkungan kerja. Arsip tidak lagi dipandang sebagai kumpulan dokumen yang tersimpan di ruang penyimpanan. Sebaliknya, arsip hukum menjadi rekaman resmi setiap proses penegakan hukum yang memiliki nilai pembuktian, akuntabilitas, dan pertanggungjawaban kepada masyarakat.
Pengelolaan arsip hukum di lingkungan Kejaksaan
Mahasiswa terlibat dalam berbagai kegiatan administrasi dan kearsipan. Kegiatan tersebut meliputi pengelolaan surat masuk dan surat keluar, pemindaian dokumen, pengelolaan arsip digital, serta penataan dokumen sesuai sistem yang berlaku. Selain itu, mahasiswa juga mempelajari penggunaan aplikasi SIPEDE sebagai sistem administrasi persuratan di lingkungan Kejaksaan Tinggi Jawa Timur.
Pengalaman tersebut menunjukkan bahwa ketelitian menjadi aspek yang sangat penting dalam pengelolaan arsip hukum. Kesalahan pada nomor surat, metadata, klasifikasi, maupun lokasi penyimpanan dapat menghambat proses temu kembali arsip. Padahal, kecepatan memperoleh informasi menjadi faktor penting dalam mendukung pelayanan serta penyelesaian perkara.
Penyusunan SOP sebagai pengalaman praktik
Salah satu pengalaman yang diperoleh selama PKL adalah penyusunan rancangan Standar Operasional Prosedur (SOP) Pengelolaan Arsip. Penyusunan SOP dilakukan karena belum tersedia pedoman yang mengatur alur pengelolaan arsip secara terintegrasi.
Rancangan tersebut mencakup proses penciptaan arsip dinamis, pemeliharaan, klasifikasi, penyimpanan, penyusutan, hingga penyerahan arsip yang memiliki nilai permanen. Melalui kegiatan tersebut, mahasiswa memperoleh pengalaman dalam memahami penerapan regulasi kearsipan pada lembaga yang mengelola arsip hukum.
Arsip sebagai pendukung penegakan hukum
Pelaksanaan PKL memberikan pemahaman bahwa profesi arsiparis memiliki peran strategis dalam sebuah organisasi. Arsiparis tidak hanya bertugas mengelola dokumen, tetapi juga menjaga agar informasi tetap autentik, utuh, dan mudah ditemukan ketika dibutuhkan. Oleh karena itu, keberadaan arsiparis menjadi bagian penting dalam mendukung akuntabilitas lembaga.
Dalam lingkungan Kejaksaan Tinggi Jawa Timur, arsip hukum berperan sebagai pendukung kepastian hukum, akuntabilitas, serta kepercayaan publik. Dengan demikian, penegakan hukum tidak hanya bergantung pada aparat di ruang sidang, tetapi juga pada sistem administrasi dan kearsipan yang bekerja di balik proses tersebut. Arsip yang dikelola secara tertib menjadi fondasi dalam menjaga memori organisasi sekaligus mendukung terwujudnya pelayanan hukum yang akuntabel dan berkeadilan.
[BACA JUGA: Usia dan Kelelahan Kerja Tingkatkan Risiko Musculoskeletal Disorders pada Pengemudi Truk]
Penulis: Tivadah Taqnadiyah
Editor: Sinta (Tim Vokasi Branding)
