VOKASI NEWS – Pelaksanaan program magang atau Praktik Kerja Lapangan (PKL) merupakan jembatan krusial bagi mahasiswa untuk melangkah ke dunia profesional. Kegiatan ini memberikan kesempatan emas untuk menyelaraskan pemahaman teoritis dari perkuliahan dengan realitas operasional di lapangan. Pengalaman berharga ini dirasakan langsung oleh mahasiswa Fakultas Vokasi Universitas Airlangga, Arelia Putri. Ia melaksanakan kegiatan magang di Kantor Pusat Bank Jatim, Surabaya, tepatnya di Divisi Sekretaris Perusahaan (Corporate Secretary). Divisi ini memegang peranan yang sangat vital dalam menjaga kelancaran alur informasi dan koordinasi internal. Divisi ini juga berperan dalam pengelolaan dokumentasi yang mendukung kebijakan strategis perusahaan perbankan daerah tersebut.
Sebelum memasuki lingkungan kerja yang sesungguhnya, Arelia sempat membayangkan bahwa administrasi kantor di sebuah bank besar hanya berkutat pada kegiatan mengetik dan mencetak dokumen sederhana. Namun, setelah terlibat langsung dalam aktivitas harian, pandangan tersebut berubah sepenuhnya. Ia menyadari bahwa setiap lembar dokumen yang mengalir di dalam organisasi memiliki nilai akuntabilitas dan prosedur hukum yang ketat. Ketelitian, kerapian, serta efisiensi waktu menjadi kunci utama agar seluruh proses operasional di divisi sekretariat berjalan optimal. Dengan begitu, hambatan koordinasi dapat diminimalkan.
Manajemen Pemberkasan Nota dan Validasi Surat Masuk
Salah satu tanggung jawab utama yang dilaksanakan Arelia sehari-hari adalah mengelola dan mengasistensi proses pemberkasan nota. Tanggung jawab ini juga mencakup surat masuk dari berbagai divisi internal maupun pihak eksternal. Setiap dokumen yang masuk ke Divisi Sekretaris Perusahaan harus segera diregistrasi, dipilah, dan diarsipkan dengan sistematis. Hal ini dilakukan untuk memastikan bahwa rekam jejak surat dapat dengan mudah ditelusuri kapan saja. Penelusuran ini penting ketika manajemen membutuhkannya untuk proses pengambilan keputusan.
Selain melakukan pemberkasan fisik, tugas menantang lainnya adalah melakukan koordinasi langsung antar-divisi. Arelia bertanggung jawab untuk meminta tanda tangan verifikasi ke setiap divisi terkait atas setiap nota yang diterima. Proses ini memerlukan kecakapan komunikasi profesional yang baik, karena melibatkan interaksi aktif dengan staf hingga pejabat berwenang di kantor pusat. Melalui aktivitas ini, ia belajar memahami struktur tata kelola organisasi perbankan secara mendalam. Ia juga memahami pentingnya alur birokrasi yang tertib untuk meminimalisasi risiko kesalahan informasi.
Digitalisasi Administrasi Melalui Sistem E-Filing dan E-HC
Seiring dengan perkembangan teknologi, Bank Jatim juga telah menerapkan transformasi digital dalam sistem administrasinya. Dalam hal ini, Arelia berkesempatan berkontribusi langsung dalam proses digitalisasi dokumen dengan memasukkan nota-nota penting ke dalam sistem e-filing dan e-HC. Proses pemrosesan data secara elektronik ini dipantau langsung oleh Person in Charge (PIC) magangnya. Pemantauan ini dilakukan untuk memastikan tingkat akurasi dan kepatuhan prosedur yang tinggi.
Tidak hanya itu, ruang lingkup pekerjaan di Divisi Sekretaris Perusahaan juga menjadi pusat kendali distribusi informasi ke jaringan kantor cabang. Arelia berperan aktif dalam melakukan input data operasional yang mencakup barang dan berkas penting. Ia juga menangani surat dinas yang siap dikirimkan ke seluruh kantor cabang Bank Jatim di berbagai daerah. Pengalaman mengoperasikan sistem internal korporasi dan mengelola logistik berskala besar ini membuka wawasannya mengenai betapa kompleksnya sistem integrasi data pada industri perbankan modern.
Melalui rangkaian kegiatan yang dilakukan setiap hari di Bank Jatim Kantor Pusat Surabaya, Arelia memperoleh pemahaman mendalam. Tata kelola administrasi korporasi menjadi fondasi dari efisiensi dan profesionalisme perusahaan. Setiap tugas kecil, mulai dari pengelolaan berkas digital hingga mendistribusikan berkas cabang, memiliki dampak nyata terhadap produktivitas kerja organisasi secara keseluruhan.
Pengalaman magang di lingkungan perbankan dinamis ini menjadi bekal yang sangat bernilai untuk mempersiapkan diri menghadapi ketatnya persaingan di dunia kerja nyata. Selain mengasah keterampilan teknis di bidang administrasi persuratan dan teknologi informasi, kegiatan ini juga melatih mentalitas kerja dan kedisiplinan. Kegiatan ini turut mengasah kemampuan adaptasi Arelia dalam ekosistem korporasi profesional.
[BACA JUGA: Mahasiswa Vokasi UNAIR Teliti Perasan Lemon sebagai Antikoagulan Alternatif]
Penulis: Arelia Putri Ramadhani
Editor: Nadya Tika (Tim Branding Vokasi)
